In den letzten ein bis zwei Jahren ist der Begriff des Application Service Providings (abgekürzt: ASP) verstärkt aufgekommen. ASP bedeutet, dass jemand Software mietet anstatt sie zu kaufen: Der Anwender kann gegen eine Gebühr die vom Anbieter bereit gestellte Software nutzen. Diese Software wird nicht direkt beim eigentlichen Nutzer installiert, sondern dem Nutzer über das Internet vom Anbieter bereit gestellt. Die eigentliche Installation und auch Wartung erfolgt durch den Anbieter. Der folgende Artikel führt in das Thema ein und zeigt, wie Projekte über ASP-gestützte Projektmanagement-Systeme (oder -Lösungen, abgekürzt: PM-Lösung) abgewickelt werden können. Außerdem werden Anforderungen an eine solche Lösung und an die Infrastruktur beschrieben.

Einsatzgebiete

Derzeit sind am Markt bereits eine Reihe von ASP-fähigen Anwendungen verfügbar. Dabei handelt es sich sowohl um vertikale als auch um horizontale Systeme, wie persönliche, teambasierte und unternehmensweite Anwendungen.

Zu den persönlichen Anwendungen gehört beispielsweise das E-Mailing, aber auch Steuererklärungen und Office-Pakete für die private Nutzung. Zu den teambasierten Anwendungen gehören Systeme zur gemeinsamen Nutzung von Daten in Teams, wie z.B. Diskussionsforen, und zur Verwaltung von Teams und Projekten. Ebenfalls lassen sich groupwarebasierte Workflow- und Zeit- bzw- Aufwandserfassungssysteme dazu zählen. Zu den unternehmensweiten Anwendungen gehören beispielsweise unternehmensweite Office-Systeme, Customer Relationship Management, kaufmännische Software und E-Commerce-Anwendungen. Die Office-Systeme enthalten grundlegende Funktionalitäten wie Terminverwaltung aber auch die Korrespondenz- und Adressverwaltung. Ein Schwerpunkt liegt bei vielen dieser Anwendungen auf den Beziehungen zwischen zwei Seiten (zumeist Anbieter und Nachfrager). So zählen hierzu die Unterstützung von Kauf- und Verkaufsprozessen, Beziehungsmanagement, Content Management und Shop-Lösungen genauso wie Logistikprozesse. Im Rahmen der kaufmännischen Software werden Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft angeboten.

Ein Beispiel: Abwicklung eines Projekts per ASP-Lösung

An einem Beispiel wird nun aufgezeigt, wie die Abwicklung von Projekten per ASP-gestützter PM-Lösung aussehen kann: In einem Unternehmen soll ein Projekt zur Migration einer Software namens 'DSP' auf ein neues Release durchgeführt werden. Dem mit der Durchführung betrauten Mitarbeiter ist bekannt, dass die Migration auch schon von anderen Unternehmen durchgeführt wurde. Er selber hat aber keine Unterlagen darüber, welche Aspekte bei der Migration beachtet werden müssen bzw. in welchem Zeitrahmen eine solche Migration stattfinden kann.

Um sich nähere Informationen zu beschaffen, öffnet er die Internetseite einer Suchmaschine und tippt in die Suchzeile die gewünschten Migrationsbegriffe "DSP, Migration, Release 4, Release 5" ein. Als Antwort werden ihm verschiedene Internetseiten gemeldet. Eine diese Internetseite ist die der Firma "ASP Solutions". Auf den Seiten findet er einen detaillierten Plan, wie die Migration durchgeführt werden kann, ferner auch gleich die Software, die diese Migration unterstützt. Über ein frei zugängliches Tutorial und eine Demoversion kann sich der Interessent über den Migrationsplan und die Software informieren.

Ein eigenes Portal für die Projektplanung und -abwicklung

Anschließend hat er die Möglichkeit, die Planung für sein Unternehmen vorzunehmen. Dazu muss er sich zunächst einmal registrieren. Danach wird ihm ein eigenes Portal bereitgestellt, über das er die Anwendung steuern kann. Hier hat er die Möglichkeit, zwischen verschiedenen bereitgestellten Migrationsvarianten zu wählen. Neben der Verwendung dieser existierenden Projektschablonen, kann er auch selbst einen Migrationsplan erstellen bzw. bereits existierende auf seine Bedürfnisse anpassen. Da es sich um eine Standardmigration handelt, wählt er einen existierenden Migrationsplan aus. Anschließend definiert er die Zugriffsrechte für seine Mitarbeiter, die die Migration durchführen müssen und sendet allen einen Verweis auf das über das Internet zugängliche Projekt inkl. Passwörter.

Vordefinierte Prozesse für eine rasche Projektabwicklung

Im Laufe des Projekts wird festgestellt, dass bestimmte Aufgaben innerhalb des Projektes erst noch von anderen Stellen genehmigt werden müssen. Um die Genehmigung abzuwickeln, schaut der Projektleiter in der Prozessbibliothek nach, ob für solche Genehmigungen vordefinierte Prozesse vorhanden sind. In der Bibliothek findet er eine Reihe von Genehmigungsworkflows und wählt einen passenden aus. Hier muss er den hinterlegten Rollen und Arbeitsgruppen, die für die Ausführung der einzelnen Aufgaben zuständig sind, noch die Personen aus seiner Unternehmung zuweisen. Anschliessend bindet er den Workflow bei den Projektaufgaben ein, die der Genehmigung bedürfen.

Anforderungen

Das kurze Beispiel zeigt einige interessante Möglichkeiten für die Nutzung von PM-Lösungen über das ASP-Modell auf.

Nutzen vorhandener Strukturen

Zunächst einmal sind viele Projekte in ähnlicher Weise schon einmal im eigenen oder in anderen Unternehmen aufgetreten. Beispiele hierfür sind die Einführung eines neuen Softwaresystems, die Durchführung eines Umzugs oder von Kundenprojekten, die oftmals nach dem gleichen Schema ablaufen (Lastenheft, Pflichtenheft, Implementation, Dokumentation, Abnahme etc.).