Projekte, Projektmanagement und PMO im Krankenhaus

Mit einem effektiven PMO das "Projekte-Wirrwarr" im Krankenhaus entknoten

Vielleicht ging es Ihnen auch schon mal so, dass Sie eine neue Stelle antraten und die Projektsituation, die Sie vorfanden, einem einzigen Chaos glich: fehlender Überblick über alle laufenden Projekte, deren Laufzeiten und Ziele usw. Gerade in Krankenhäusern, in denen Effizienz nur an zweiter Stelle nach dem sozialen Auftrag kommen kann, fehlt oft ein Prozess zur Priorisierung und Freigabe von Projekten. Jürgen Flemming zeigt Ihnen, wie Sie mit der Einführung eines PMOs das Projekt-Chaos beseitigen und was Sie dabei beachten müssen.
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Kennen Sie das?

Stellen Sie sich vor, Sie treten als Projektmanagement-Experte eine neue Stelle, z.B. als IT-Leiter im Krankenhaus an. Sie übernehmen einige Projekte, weitere Projekte kommen schnell auf Ihre Agenda. Daran ist per se erstmal nichts verkehrt, doch dann folgt das "böse Erwachen": Die Bestandsaufnahme laufender Projekte ergibt eine hohe zweistellige Anzahl. Die Frage nach der Laufzeit dieser Projekte erzeugt wenig Hoffnung – teils unbekannt, teils seit Jahren, nur sehr wenige Projekte laufen seit wenigen Monaten oder gar Wochen. Die Abschlusstermine der Projekte sind entweder (bei den meisten) weit überschritten oder werden durch externe Zwänge unumgänglich diktiert.

Eine weitere Erfahrung, die Sie machen werden: Die Projektziele sind zwar auf den ersten Blick einigermaßen nachvollziehbar beschrieben. Die genauere Recherche ergibt aber, dass die Ziele sich seit Start des jeweiligen Projekts mit hoher Dynamik entwickelt haben. Leider haben sich die für das Projekt frei gegebenen Ressourcen dabei nicht verändert.

Manchmal existiert sogar so etwas wie ein formeller Projektauftrag oder sogar ein Änderungsantrag – ein Change Request. Aber wo ist der Lenkungsausschuss? Wo sind die Protokolle, aus denen die Zustimmung zur Änderung der Projektziele hervorgeht? Im günstigen Fall sind diese Unterlagen nur verstreut über die Laufwerke der verschiedenen Projektleiter. Im ungünstigen Fall gibt es weder den Lenkungsausschuss, noch Protokolle, noch Change Requests.

"Projekt-Zombies" – sie waren mal lebendig

Bei genauerem Hinsehen entpuppen sich zwei Drittel der Projekte als Projekt-Zombies. Projekte, die mal vor langer Zeit gestartet wurden, damals ganz wichtig waren, mit höchster Priorität und den besten Leuten besetzt wurden, auf dem Weg aber erst die Priorisierung, dann das Personal verloren haben.

Zurück geblieben ist eine leere Projekthülle, die zwar noch existiert aber nicht mehr "lebt". Das gefährliche an solchen Projekt-Zombies ist, dass letztendlich doch viele Ressourcen in diese Projekte investiert werden – um am Ende festzustellen, dass das Ergebnis (sofern es ein solches überhaupt gibt) eigentlich gar nicht mehr benötigt wird. Weil es viel zu spät kommt. Weil die Probleme bereits anders gelöst wurden.

Sie beginnen aufzuräumen, die Projekte einzustellen, bei denen das möglich ist und versuchen, die verbliebenen Projekte hinsichtlich Zielsetzung und verfügbarer sowie benötigter Ressourcen neu aufzustellen. Nehmen wir mal an, dass Sie damit erfolgreich sind. Sie beginnen für Ihren eigenen Bereich Regeln aufzustellen, nach welchen Grundsätzen eigentlich Projekte gestartet werden. Doch dann …

Ordnung ins System bringen – eine fast unmögliche Aufgabe

Doch dann kommt plötzlich von ganz oben die Anforderung, ein extrem wichtiges Thema – typisch für Krankenhäuser sind die beliebten Bautätigkeiten mit hoher IT-Beteiligung – mit höchster Priorität zu starten. Keine Vorwarnung, keine Erläuterungen. Budget? Kosten? "Spielt keine Rolle, legen Sie los, das klären wir dann noch".

Wenige Tage später kommt aus einem anderen Bereich des Vorstands ein ebenfalls sehr wichtiges und dringendes Projekt um die Ecke geflogen, das dummerweise auch noch die gleichen personellen Ressourcen beansprucht. Von oben kommt die Ansage: "Das macht nichts, einfach Überstunden anordnen."

Und so weiter und so fort ... Ich bin mir sicher, in dieser oder leicht abgewandelter Form kennen Sie das bereits. Und das ist keineswegs nur Krankenhaus-spezifisch. Wie Sie es schaffen, in dieser Situation Herr der Lage zu werden und zu bleiben, erläutere ich Ihnen im Folgenden. Aber erstmal ganz von vorne:

Was ist die Ursache für den "Projekt-Misthaufen"?

Die Wurzel des Übels ist leicht zu identifizieren: Es gibt offensichtlich keinen Prozess zur Priorisierung und Freigabe von Projekten – oder die entsprechenden Regelungen werden nicht eingehalten. In vielen Unternehmen des sogenannten freien Markts gibt es eine klare und enge Beziehung zwischen Kosten und Nutzen – Projekte kosten zunächst einmal Geld,

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