"Back to basics" im Projektmanagement

Mit klassischen PM-Methoden gewinnt Xchanging den GPM-Award

Mit dem Projekt "CATT – Insourcing der Wertpapierabwicklung einer Großbank" ist es dem Wertpapierspezialisten "Xchanging Transaction Bank" gelungen, Durchlaufzeit und Kosten gegenüber früheren, vergleichbaren Projekten um etwa 50% zu reduzieren. Gleichzeitig konnte der Übergang zum Tagesgeschäft mit verbesserter Servicequalität durchgeführt werden. Für das komplexe Migrationsprojekt erhielt Xchanging im September 2006 den Projektmanagement Award der GPM. Andreas Müller beschreibt die Maßnahmen, die für diesen Erfolg ausschlaggebend waren, wie z.B. die Einrichtung eines Migration Hub.
"Back to basics" im Projektmanagement

Mit klassischen PM-Methoden gewinnt Xchanging den GPM-Award

Mit dem Projekt "CATT – Insourcing der Wertpapierabwicklung einer Großbank" ist es dem Wertpapierspezialisten "Xchanging Transaction Bank" gelungen, Durchlaufzeit und Kosten gegenüber früheren, vergleichbaren Projekten um etwa 50% zu reduzieren. Gleichzeitig konnte der Übergang zum Tagesgeschäft mit verbesserter Servicequalität durchgeführt werden. Für das komplexe Migrationsprojekt erhielt Xchanging im September 2006 den Projektmanagement Award der GPM. Andreas Müller beschreibt die Maßnahmen, die für diesen Erfolg ausschlaggebend waren, wie z.B. die Einrichtung eines Migration Hub.

Mit dem Projekt "CATT - Insourcing der Wertpapierabwicklung einer Großbank" ist es dem Wertpapierspezialisten "Xchanging Transaction Bank" gelungen, Durchlaufzeit und Kosten gegenüber früheren, vergleichbaren Projekten um etwa 50% zu reduzieren und gleichzeitig den Übergang zum Tagesgeschäft mit verbesserter Servicequalität durchzuführen.

Xchanging

Xchanging strebt an, sich als einer der führenden Anbieter von Dienstleistungen rund um Geschäftsprozesse zu etablieren. Das 1999 gegründete Unternehmen bedient eine umfassende Bandbreite an Backofficefunktionen. Dabei steht Xchanging für die kulturelle und operative Neudefinition der Funktionen, die nicht zum Kerngeschäft der Kunden zählen. Mit seinem Partnerschaftsmodell zielt Xchanging darauf ab, kostenintensive Backofficefunktionen in gewinnbringendes Geschäft umzuwandeln. Xchanging bedient Kunden in 34 Ländern im Finanzdienstleistungs- und Versicherungssektor sowie im Bereich Produktion & Handel. Xchanging beschäftigt derzeit über 3.800 Mitarbeiter, die von sieben Ländern aus agieren.

In Deutschland ist Xchanging mit der Xchanging Transaction Bank GmbH (vormals "european transaction bank") mit rund 800 Mitarbeitern am Standort Frankfurt vertreten. Das Unternehmen wickelt für seine Auftraggeber Wertpapierdienstleistungen als "Back-Office" Service Provider ab. Dabei setzt es auf das Modell der Unternehmenspartnerschaft, bei dem ein Gemeinschaftsunternehmen unter der Führung von Xchanging gegründet wird, das die Abwicklungsprozesse übernimmt und optimiert. Kunden sind z.B. die Deutsche Bank AG, Citibank, die Sparda Banken und Sal. Oppenheim.

Für das komplexe Projekt, das wegen der engen zeitlichen Vorgaben eine starke Parallelisierung der Aktivitäten erforderte, wurde Xchanging im September 2006 mit dem Projektmanagement Award der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) e.V. ausgezeichnet. Erfolgsfaktoren bei diesem Projekt waren vor allem ein rigides Anforderungsmanagement, die Schaffung voller Transparenz für alle Beteiligten, die intensive Betreuung des Kunden, sowie das hohe Engagement der Mitarbeiter und ein gutes Teambuilding.

Große Herausforderungen an das Projekt

Die Herausforderung eines solchen Migrationsprojekts besteht darin sicherzustellen, dass die Produktionseinführung fehlerfrei und reibungslos verläuft und keine negativen Auswirkungen auf den Mandanten und seine Kunden entstehen, wie z.B. Reklamationen von Privatkunden oder Beanstandungen von Aufsichtsbehörden. Um das Geschäft nahtlos zu übernehmen, ist es notwendig, die Prozesse aus dem Betrieb des Mandanten und seiner Serviceprovider aus- und in die vorhandenen eigenen Prozesse und Technologien einzugliedern, aber auch neue Technik aufzubauen. Dies ist mit dem Austausch großer Datenmengen verbunden und erfordert die Schulung der betroffenen Mitarbeiter auf Seiten der Xchanging Transaction Bank und des Mandanten.

Projektrahmendaten

Im Rahmen des CATT-Projekts plante das Team rund 3.900 Vorgänge. Die Steuerung hierfür erfolgte mittels 300 Meilensteinen, die wiederum in 40 übergeordneten Hauptmeilensteinen aggregiert wurden. Die Vorgehensweise garantierte die notwendige Transparenz über den Projektfortschritt. Die Gesamtanzahl aller Einzelaufgaben lag bei weit über 20.000. Insgesamt waren im Projekt acht voneinander unabhängige Parteien direkt involviert (vom Mandanten über die Hauptzulieferer bis zu den Aufsichtsorganen). Weitere ca. 60 Zulieferer steuerte ein zentraler Ansprechpartner im Projektteam. Seitens der Xchanging Transaction Bank lag der Zeitaufwand der mehr als 100 Mitarbeiter bei rund 10.700 Personentagen.

Die fehlerfreie Funktionalität der während des Projekts entwickelten IT-Systeme und -Komponenten testete das Team in eigens eingerichteten Testumgebungen. Insgesamt 80 Mitarbeiter, überwiegend aus den Fachbereichen der Xchanging Transaction Bank, waren in die Testphasen des Projekts eingebunden; rund 4.500 Testfälle wurden im Kernsystem teils automatisch, teils manuell erfasst und rund 10.000 Testfälle im Rahmen eines zyklischen Testverlaufes überprüft.

Bei der Umsetzung des Projekts hatte hohe Qualität oberste Priorität. Zudem durften die geplanten Kosten nicht überschritten werden, um den positiven Business Case für beide Parteien zu gewährleisten. In mehreren gemeinsamen Abstimmungsgesprächen mit dem Mandanten sowie dem Hauptlieferanten für die Software-Entwicklung definierten die Xchanging Transaction Bank und der Kunde bereits zu Beginn der Zusammenarbeit die Ziele und entwickelten gemeinsam den Migrationsansatz. Die einzelnen Projektziele wurden dann in zeitlich und inhaltlich abgegrenzte Teilprojekte aufgeteilt.

Das Projekt startete im Dezember 2004 (Vertragsunterzeichnung) und wurde im September 2005 "in time and budget" erfolgreich abgeschlossen. Die Migration sämtlicher Daten erfolgte an einem einzigen Wochenende ("Big Bang"). Sämtliche Aktivitäten während des Projekts arbeiteten somit auf dieses Wochenende hin und konzentrierten sich darauf, die Voraussetzungen für eine "Go"-Entscheidung des Managements für die Migration zu schaffen.

Um das Risiko dabei auf ein Minimum zu reduzieren (nach dem "Go" gab es bei eventuell auftauchenden Schwierigkeiten kein Zurück mehr), wurden im Vorfeld für das Wochenende minütliche Abarbeitungsfristen für die verschiedenen Datentransfers und Nachbearbeitungen geplant und in Abhängigkeit zueinander gestellt. Verzögerungen hätten direkte Auswirkungen auf die Nachfolgeprozesse und somit auf das gesamte Migrationsziel gehabt. Für mögliche Probleme gab es entsprechende Notfallpläne. Um den Status der Umsetzung jederzeit transparent zu halten, handelte das Team nach…

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