Einführung von Requirements-Management

Pilotprojekte – Testballon zur Risikominimierung

In Pilotprojekten wird die Umsetzung eines Projektinhalts im Kleinen getestet. So sollen Risiken erkannt und minimiert werden, um das anschließende Hauptprojekt möglichst reibungslos durchzuführen. Dr. Stefan Queins und Martina Ludwig erläutern u.a. den besonderen Stellenwert der Vorbereitungsphase bei Pilotprojekten und zeigen, worauf bei der Kommunikation mit den Stakeholdern zu achten ist. Basis sind ihre Erfahrungen aus der Einführung neuer Requirements-Engineering und Management-Ansätze.
Einführung von Requirements-Management

Pilotprojekte – Testballon zur Risikominimierung

In Pilotprojekten wird die Umsetzung eines Projektinhalts im Kleinen getestet. So sollen Risiken erkannt und minimiert werden, um das anschließende Hauptprojekt möglichst reibungslos durchzuführen. Dr. Stefan Queins und Martina Ludwig erläutern u.a. den besonderen Stellenwert der Vorbereitungsphase bei Pilotprojekten und zeigen, worauf bei der Kommunikation mit den Stakeholdern zu achten ist. Basis sind ihre Erfahrungen aus der Einführung neuer Requirements-Engineering und Management-Ansätze.

In Pilotprojekten wird die Umsetzung eines Projektinhalts im Kleinen getestet. Auf diese Weise sollen Risiken erkannt und minimiert werden, um das anschließende Hauptprojekt möglichst reibungslos durchzuführen und mit einem guten Ergebnis abzuschließen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Fallstricke es bei Pilotprojekten gibt und worauf in den einzelnen Phasen des Projekts zu achten ist. Basis dafür sind die Erfahrungen, die wir bei der Einführung neuer Requirements-Engineering und -Management-Ansätze gesammelt haben: In einem Pilotprojekt haben wir Veränderungen auf Prozess-, Methoden- und Toolebene zunächst bei einer kleinen Anzahl von Pilotanwendern eingeführt. Das Pilotprojekt war auf drei Monate angelegt, mit einem Aufwand von ca. drei Personenjahren geplant und sollte das Hauptprojekt vorbereiten. Im Hauptprojekt sollten die Veränderungen innerhalb von fünf Jahren auf ca. 2000 Anwender übertragen werden.

Pilotprojekt für die Einführung von RE/M-Ansätzen

Beim Requirements-Engineering und -Management (RE/M) geht es darum, für eine System- oder Software-Entwicklung die Anforderungen an das zu erstellende Produkt zu ermitteln und diese nachvollziehbar zu verwalten. Wie in anderen Entwicklungsdisziplinen existieren auch hierfür keine allgemeingültigen Methoden, vielmehr müssen die aus der Literatur bekannten RE/M-Ansätze an die speziellen Gegebenheiten, wie z.B. die Art der Zusammenarbeit verschiedener Organisationseinheiten (Entwickler, Einkauf etc.), angepasst werden.

Vorteile von Pilotprojekten

Pilotprojekte bieten die Möglichkeit, Ideen zur Prozessverbesserung auf operativer Ebene mit den späteren Anwendern zu erproben, so dass sie im Hauptprojekt zielgerichtet und zeitsparend durchgeführt werden können. Anstatt dass die Neuerungen "von oben" diktiert werden, sind die Anwender (bzw. stellvertretend einige von ihnen) direkt an der Adaption der Methoden beteiligt - ein Vorgehen, das die Akzeptanz der neuen Lösungen erhöht. Gelingt es, die Pilotanwender von den Neuerungen zu überzeugen, werden diese auch schneller von deren Kollegen angenommen und eingesetzt.

Ist es das Ziel, mit einem Projekt Abläufe zu beschleunigen und Kosten zu senken, lassen sich in einem Pilotprojekt die Neuerungen herleiten und testen, so dass die Zeit- und Kosteneinsparpotentiale identifiziert bzw. bestätigt werden. Außerdem lässt sich so vermeiden, dass die Anwender mit einer Lösung konfrontiert werden, die im Elfenbeinturm entstanden oder noch so fehlerbehaftet ist, dass sie überall Missmut und Ablehnung hervorruft.

Drei Phasen

Ein Pilotprojekt gliedert sich wie ein konventionelles Projekt in die drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Diese Phasen werden wir in diesem Artikel beschreiben. Dabei legen wir den Fokus auf die Vorbereitungsphase, weil hier die Weichen für den Projekterfolg gestellt werden.

Die folgenden Aussagen beziehen sich auf das oben genannte RE/M-Pilotprojekt, die wesentlichen Erkenntnisse und Empfehlungen gelten jedoch grundsätzlich für Pilotprojekte, unabhängig von ihrem Inhalt.

Bild 1: Ein Pilotprojekt hat drei Phasen.

Vorbereitung

Haben Sie als Projektleiter wenig Erfahrung mit Pilotprojekten bzw. dem Fachgebiet RE/M, sollten Sie gleich nach Beauftragung des Projekts externes Know-how einbeziehen. Auf diese Weise sorgen Sie einerseits dafür, dass Ihr Pilotprojekt auf einem stabilen und durchdachten Fundament steht, andererseits müssen Sie nicht zusätzliche Aufwände für die Einarbeitung in das Thema RE/M einplanen.

Pilotprojekte für die Einführung von RE/M-Methoden laufen in der Regel ca. drei bis sechs Monate. Da die Durchführung und vor allem die Vorbereitung oft neben dem Tagesgeschäft erfolgt, sollten Sie mit einer relativ langen Vorlaufzeit von ca. ein bis zwei Monaten planen. Je besser Sie das Projekt vorbereiten, desto mehr Zeit haben Sie während der Durchführung, um sich auf die Bearbeitung der individuellen Gegebenheiten der operativen Ebene zu konzentrieren. In einem Pilotprojekt werden mehr unvorhergesehene Arbeiten als in einem konventionellen Projekt auf Sie zukommen. Das liegt in der Natur der Pilotprojekte, da hier ja etwas vollkommen neues ausprobiert wird.

Kernfragen klären

Um ein konkreteres Bild von dem Pilotprojekt, den Erwartungen und der Ausgangslage zu gewinnen, können Sie sich Fragen zum Hintergrund des Projekts stellen und die Antworten z.B. in PowerPoint dokumentieren. Das mag banal erscheinen, aber auf diese Weise sind Sie "gezwungen", sich auf die wesentlichen Faktoren zu konzentrieren, die das Pilotprojekt definieren. Die vier Kernfragen, die Sie sich übrigens nicht nur für Pilotprojekte stellen sollten, bestehen wiederum aus verschiedenen Unterfragen:

Motivation bestimmen: Warum soll das Pilotprojekt durchgeführt werden?

  • Was ist der Auslöser, der zur Einführung von RE/M in meinem Geschäftsbereich/meiner Abteilung geführt hat?
    Beispiele hierfür sind: Die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Spezifikationen ist mangelhaft, so dass hohe Kosten bei Änderungen und Nachforderungen für bereits vergebene Anforderungsspezifikationen entstehen; schwieriger und nicht transparenter Zugriff aller Beteiligten auf vorhandene Anforderungen und Anforderungsspezifikationen; fehlendes anforderungsbasiertes Variantenmanagement; das Anforderungs- und Abnahmemanagement lässt sich nicht darstellen und ist nicht durchgängig; zu hoher Aufwand für die Bedienung von Tools; zu hoher Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten.
  • Welche RE/M-Methoden bzw. -Bestrebungen existieren bereits in meinem Unternehmen?
  • Welche Verbesserungspotentiale gibt es, die man mit RE/M ausschöpfen kann?
  • Von welcher Geschäftsebene wurde die Einführung von RE/M befürwortet bzw.…

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