Was tun, wenn die unternehmensinterne Projektarbeit nicht so gut läuft wie gewünscht? Viele Manager schicken ihre Projektleiter dann auf ein Projektmanagement-Seminar, damit diese dort Arbeitstechniken erlernen: Planen, Präsentieren, Moderieren, Dokumentieren usw. Auf diese Weise soll die Projektarbeit effizienter und erfolgreicher werden. Aber diese Maßnahme allein kann das Problem nicht lösen.

Effizienzbremse: Mangelnde Unterstützung von oben

Es ist unbestritten, dass viele Projektleiter mangelhafte Arbeitstechniken einsetzen. Doch die Effizienz des Projektleiters beeinflusst den Projekterfolg nur zu etwa 30%. Der 70-%-Engpass liegt ganz woanders: beim oberen Management. In meinen Seminaren lerne ich immer wieder Projektleiter kennen, welche die mangelnde Unterstützung "von oben" beklagen:

• "Mein interner Auftraggeber nimmt sich einfach keine Zeit, mir klar zu sagen, was ich wissen muss, um gute Arbeit zu leisten."
• "Die da oben sitzen jede Entscheidung aus. Und am Ende muss ich die Terminverzögerung verantworten!"
• "Unterstützung von oben? Bei uns Fehlanzeige."
• "Die Zielvorgaben sind viel zu schwammig."
• "Was nützt es mir, dass ich toll planen und moderieren kann, wenn man mich oben abwimmelt, sobald ich unbequeme Fragen stelle?"

Tritt auf's Gaspedal: Manager mit PM-Kenntnissen

Es beschleunigt ein Projekt, wenn der Projektleiter seine PM-Techniken beherrscht. Damit ist aber das Effizienzpotenzial noch lange nicht ausgeschöpft! Projekte können noch viel schneller abgewickelt werden, wenn auch der interne Auftraggeber fit ist in Sachen Projektmanagement.

In dieser Hinsicht herrscht in deutschen Unternehmen eine Zwei-Klassen-Gesellschaft. Unternehmen, die nur ihre Projektleiter schulen, haben ein chronisches Leiden: Projekte, die nicht on time, nicht on budget und nicht on target ankommen. Unternehmen mit schnellen und zieltreuen Projekten gehen anders vor: Sie schulen einerseits ihre Projektleiter, schicken aber auch ihre Manager auf Seminare, in denen diese lernen, was sie tun können bzw. müssen, damit Projekte schneller, kostengünstiger und zieltreuer abgewickelt werden können. Ein Auftraggeber muss in der Lage sein, einerseits dem Projektleiter alle für die Projektdurchführung erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Andererseits muss er dem Projektleiter klar vermitteln können, welche Informationen er als Auftraggeber benötigt, um das Projekt effektiv zu unterstützen.

Aufgaben der Manager

Die fünf Klassiker im Projektmanagement sind im Folgenden kurz aufgelistet. In einer Schulung für Auftraggeber sollte vermittelt werden, wie man diese Aufgaben bewältigt.

1. Die Ziel-/Auftragsklärung

Die meisten Projekte werden unnötig aufgehalten, weil der Projektleiter nicht genau weiß,

• was genau der Umfang des Projekts ist,
• was nicht Teil des Projekts ist
• und woran der Auftraggeber am Ende den Erfolg misst.

Der Auftraggeber muss diese Ziele soweit strukturieren, bis sie eindeutig, also prüf- und messbar sind. Das ist naturgemäß eine schwierige Aufgabe. Denn wie soll man bereits heute genau festlegen, was in zwei Jahren die Messpunkte sein werden - zumal sich die Umweltbedingungen permanent ändern? Die Messwerte können im Lauf des Projekts allerdings auch angepasst werden. Wie man Messwerte definiert und anpasst, sollte Teil der Schulung für Auftraggeber sein.

2. Das Frühwarnsystem

Ein Projekt wird sehr beschleunigt, wenn jeder im Team seine Arbeitspakete kennt. Der Auftraggeber sollte daher sehr auf sauber geschnürte Arbeitspakete achten. Dazu müssen folgende Punkte festgelegt werden:

• die Arbeitspaketziele
• die Messkriterien für die Abnahme des Arbeitspakets
• die Verantwortung für das Arbeitspaket
• die Prüfpunkte, z.B. für die Leistungserbringung (Budget Cost Of Work Performance) oder der Cost Performance Index (beim Earned Value Management) oder der Pufferverbrauch (bei der Critical-Chain-Methode), um rechtzeitig zu erkennen, ob das Arbeitspaket aus dem Ruder läuft (Frühwarnsystem).

Was viele Auftraggeber nicht wissen: Das Frühwarnsystem prognostiziert die Kosten, die Dauer und den Personalaufwand für das Projekt. Fordert der Auftraggeber von seinen Projektleitern kein Frühwarnsystem ein, ist das Projekt im Blindflug unterwegs.

In der Schulung sollten Auftraggeber lernen, wie Arbeitspakete zu definieren sind, wie ein Frühwarnsystem auf den Rückmeldungen aus den Arbeitspaketen aufbaut und wie die Kennzahlen eines Frühwarnsystems zu interpretieren sind.

3. Die Projektorganisation