PM-Fitness auch für Entscheider

Ein kompetenter Projektleiter ist eine gute Voraussetzung für den Projekterfolg. Doch das alleine reicht nicht aus. Damit Projekte ihr Effizienzpotenzial ausschöpfen können, sollte auch der Auftraggeber fit sein in Sachen PM, so Klaus D. Tumuscheit. Lesen Sie, welche Kenntnisse sich Auftraggeber aneignen sollten.

Was tun, wenn die unternehmensinterne Projektarbeit nicht so gut läuft wie gewünscht? Viele Manager schicken ihre Projektleiter dann auf ein Projektmanagement-Seminar, damit diese dort Arbeitstechniken erlernen: Planen, Präsentieren, Moderieren, Dokumentieren usw. Auf diese Weise soll die Projektarbeit effizienter und erfolgreicher werden. Aber diese Maßnahme allein kann das Problem nicht lösen.

Effizienzbremse: Mangelnde Unterstützung von oben

Es ist unbestritten, dass viele Projektleiter mangelhafte Arbeitstechniken einsetzen. Doch die Effizienz des Projektleiters beeinflusst den Projekterfolg nur zu etwa 30%. Der 70-%-Engpass liegt ganz woanders: beim oberen Management. In meinen Seminaren lerne ich immer wieder Projektleiter kennen, welche die mangelnde Unterstützung "von oben" beklagen:

  • "Mein interner Auftraggeber nimmt sich einfach keine Zeit, mir klar zu sagen, was ich wissen muss, um gute Arbeit zu leisten."
  • "Die da oben sitzen jede Entscheidung aus. Und am Ende muss ich die Terminverzögerung verantworten!"
  • "Unterstützung von oben? Bei uns Fehlanzeige."
  • "Die Zielvorgaben sind viel zu schwammig."
  • "Was nützt es mir, dass ich toll planen und moderieren kann, wenn man mich oben abwimmelt, sobald ich unbequeme Fragen stelle?"

Tritt auf's Gaspedal: Manager mit PM-Kenntnissen

Es beschleunigt ein Projekt, wenn der Projektleiter seine PM-Techniken beherrscht. Damit ist aber das Effizienzpotenzial noch lange nicht ausgeschöpft! Projekte können noch viel schneller abgewickelt werden, wenn auch der interne Auftraggeber fit ist in Sachen Projektmanagement.

In dieser Hinsicht herrscht in deutschen Unternehmen eine Zwei-Klassen-Gesellschaft. Unternehmen, die nur ihre Projektleiter schulen, haben ein chronisches Leiden: Projekte, die nicht on time, nicht on budget und nicht on target ankommen. Unternehmen mit schnellen und zieltreuen Projekten gehen anders vor: Sie schulen einerseits ihre Projektleiter, schicken aber auch ihre Manager auf Seminare, in denen diese lernen, was sie tun können bzw. müssen, damit Projekte schneller, kostengünstiger und zieltreuer abgewickelt werden können. Ein Auftraggeber muss in der Lage sein, einerseits dem Projektleiter alle für die Projektdurchführung erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Andererseits muss er dem Projektleiter klar vermitteln können, welche Informationen er als Auftraggeber benötigt, um das Projekt effektiv zu unterstützen.

Aufgaben der Manager

Die fünf Klassiker im Projektmanagement sind im Folgenden kurz aufgelistet. In einer Schulung für Auftraggeber sollte vermittelt werden, wie man diese Aufgaben bewältigt.

1. Die Ziel-/Auftragsklärung

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