Projektaufgaben wirksam delegieren

Eine wesentliche Führungsaufgabe von Projektleitern ist das Delegieren von Aufgaben oder Arbeitspaketen. Dabei muss der Projektleiter sicherstellen, dass der Mitarbeiter alle Vorgaben verstanden hat und über die Möglichkeiten verfügt, diese umzusetzen. Das klingt einfach, in der Praxis kommt es aber häufig zu Missverständnissen und die Delegation misslingt. Dabei ist richtiges Delegieren im Grunde nicht schwer. Cornelia Niklas beschreibt einige einfache Regeln, die Projektleitern dabei helfen, Kommunikationsprobleme zu vermeiden und Aufgaben wirksam zu delegieren.

Eine wesentliche Führungsaufgabe von Projektleitern ist das Delegieren. Überträgt ein Projektleiter einem Mitarbeiter eine Aufgabe, erwartet er, dass der Mitarbeiter diese engagiert vorantreibt und zum gewünschten Abschluss bringt. Dafür ist es aber notwendig, dass der Mitarbeiter die Aufgabe inhaltlich versteht und den Abgabetermin kennt, außerdem muss ihm klar sein, welchen Zweck die betreffende Aktion im Projekt erfüllt.

Das Delegieren ist eine Art der Projektkommunikation und wie so viele Kommunikationsarten nicht immer erfolgreich. Die tägliche Praxis liefert zahlreiche Beispiele für Missverständnisse und Kommunikationsprobleme zwischen den Beteiligten. Dabei ist richtiges Delegieren im Grunde nicht schwer! Die Übertragung von Projektaufgaben funktioniert deutlich besser, wenn dabei die folgenden Regeln beherzigt werden.

Delegieren Sie im persönlichen Gespräch

Grundsätzlich ist es am besten, wenn Sie den direkten Kontakt zu den Projektmitarbeitern suchen und Aufgaben in einem persönlichen Gespräch delegieren. Delegationsgespräche ermöglichen einen unmittelbaren Austausch auf fachlicher Ebene. Sie geben Ihnen die Gelegenheit, Ihr Team besser kennen zu lernen und ein Gespür für die beteiligten Personen zu entwickeln - das gilt besonders zu Projektbeginn.

Werden Projektaufgaben übertragen, bedeutet das gleichzeitig, dass auch Verantwortung übertragen wird. Im persönlichen Gespräch sehen Sie die direkte Reaktion des Mitarbeiters und können besser auf ihn eingehen. Der Mitarbeiter wiederum hat die Möglichkeit, Details nachzufragen oder Zweifel an der Durchführbarkeit anzumelden. Somit senken Sie einerseits die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, andererseits erfahren Sie mögliche Bedenken Ihres Mitarbeiters und können offene Fragen rechtzeitig klären.

Empfehlenswert ist es, Delegationsgespräche vom Tagesgeschäft bzw. anderen Themen zu trennen. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter ein spezielles Treffen, in dessen Rahmen die Projektaufgabe besprochen wird. Dann können sich beide Gesprächspartner auf die betreffende Aufgabe konzentrieren und die Inhalte bleiben besser im Gedächtnis.

Geben Sie Grund und Ziel der Delegation an

"Wieso gerade ich?" Diese Frage stellt sich so mancher Projektmitarbeiter, wenn eine Aufgabe an ihn übertragen wird - besonders wenn diese Aufgabe schwierig, unangenehm oder langweilig ist. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter bei der Delegation, warum gerade er die Aufgabe übernehmen soll. Dabei können Sie sich auf seine

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