Seitdem es Projektmanagement in Unternehmen gibt, existiert das Problem, die Vielzahl parallel laufender Projekte in einer Umwelt begrenzter Ressourcen zu koordinieren. Der notwendige Schritt vom Management einzelner Projekte hin zu einem unternehmensweiten, integrierten (Multi-)Projektmanagementansatz wird daher in vielen Unternehmen bereits vollzogen. Die Einrichtung eines zentralen Projektbüros kann man hierbei als organisatorische Maßnahme für die Durchsetzung eines konsistenten Projekt-Portfolioansatzes sehen. (Anmerk. d. Red., 2012: Im Jahre 2002 gab es noch keine klare begriffliche Abgrenzung zwischen den Begriffen "Projektbüro"/"Project Office" und "Project Management Office". Mittlerweile steht der Begriff "Projektbüro" für eine Organisationseinheit, die ein Einzelprojekt betreut, und "Project Management Office" für eine Organisationseinheit, die projektübergreifend unterstützend und steuernd tätig ist. Siehe hierzu auch den Beitrag "PMO-PO = Verwechslung mit fatalen Folgen", Projekt Magazin 10/2012.) Das Projektbüro stellt sämtliche Prozesse, Vorlagen und Anleitungen zur organisatorischen Abwicklung von Projekten. Die operativen Projektteams können sich somit überwiegend auf die fachliche Realisierung der Projektziele konzentrieren. Durch die Zentralisierung verschiedener Kernaufgaben in einem Projektbüro wird die Projektarbeit transparenter und kontrollierbarer, wodurch erhebliche Effizienzgewinne zu erwarten sind.

Gründe für ein Projektbüro in IT-Organisationen

Viele IT-Abteilungen machen die gleiche Erfahrung: Projekte werden initiiert, führen jedoch nur teilweise zum gewünschten Ergebnis. Es werden Zeitplanungen nicht eingehalten, Kostenvorgaben überschritten oder die Projektziele erst gar nicht erreicht. Nach Untersuchungen der Standish Group werden nur 26% aller Softwareprojekte innerhalb des geplanten Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossen. Dabei sind die Planüberschreitungen erheblich: Die durchschnittliche Budgetüberschreitung beträgt 189% und der geplante Zeitrahmen wird um mehr als das dreifache überzogen (fortlaufende Untersuchung der Standish Group bei US-Softwareunternehmen, seit 1996). Das Fehlen eines konsistenten, strukturierten Projektmanagementansatzes und das Nebeneinander vieler, teilweise interdependenter Projekte sind oftmals die Ursache. Die Einrichtung eines zentralen Projektmanagementbüros kann helfen, diese Probleme zu erkennen und zu überwinden.

Gemäß einer Untersuchung der Gartner Group wären bis zu 50% der auftretenden Zeitüberschreitungen allein durch unternehmensweite Projektmanagementstandards vermeidbar (GartnerAdvisory - Strategic Analysis Report 08/2000). Dabei ist höhere Planungsqualität schon bei der Projektinitiierung durch ein Projektbüro erreichbar. D.h. Projekte starten erst dann, wenn eine hinreichende Ressourcenausstattung gegeben, das Projektziel klar definiert, von der verantwortlichen Projektleitung verstanden und ein Basisplan aufgestellt ist. Durch diesen strukturierten Ansatz können noch vor dem eigentlichen Realisierungsstart Zielkonflikte oder Projektinterdependenzen erkannt und vermieden werden. Die Zusammenführung aller Projektinformationen in einer organisatorischen Einheit ermöglicht weiterhin eine rationale Priorisierung von laufenden und (strategisch) geplanten Projekten und gibt somit dem verantwortlichen Management die Möglichkeit, jederzeit steuernd einzugreifen und Ressourcen neu zu verteilen.

Die Aufgaben des Projektbüros

Die Aufgaben eines Projektbüros können sehr vielfältig sein und sich über alle Bereiche des Projektmanagementkanons erstrecken. Je nach Größe übernimmt das Projektbüro innerhalb einer Projektorganisation folgende Aufgaben:

• Beratung und Kontrolle der Projektteams.
• Verwaltung der vorhandenen und Ergänzung der Projektressourcen.
• Festlegung, Dokumentation und Weiterentwicklung von Prozessstandards und Projektmanagementmethoden anhand von "Best Practices".
• Unterstützung bei der Projektverwaltung, insbesondere bei der Projektdokumentation und im Berichtswesen.
• Erstellung von Dokumenten- und Formatvorlagen, Ablagerichtlinien etc.
• Auswahl von und Schulung in Softwaretools sowie ihre Erweiterung zur Unterstützung der Projektarbeit, insbesondere in den Bereichen Planung, Fortschrittskontrolle und Kommunikation.
• Schulung und Training für Projektmitarbeiter.
• Personalentwicklung von Projektmanagern, d.h. Erstellen von Anforderungsprofilen, Erkennen von möglichen Kandidaten im Unternehmen, Einbindung von Projektarbeit in Karrierepfade etc.
• Zusammenführung und Konsolidierung der Informationen aller Projekte zur Abbildung des Projektportfolios als Entscheidungsgrundlage für das Management. Ziel ist es hierbei, eine objektive Gesamtsicht über alle Projekte zu ermöglichen.

In seiner äußersten Ausprägung stellt das Projektbüro sämtliche Prozesse, Vorlagen, Anleitungen, Software und unterstützendes, beratendes Projektpersonal zur Verfügung. Es erfolgt eine kooperative Trennung von fachlicher Projektarbeit innerhalb der Projektteams und Projektorganisation durch das Projektbüro. Mit der Ausübung der o.g. Aufgaben beeinflusst das Projektbüro langfristig auch die Kultur innerhalb der IT-Organisation, denn die Arbeitsweise wird durchgängig projektorientierter.