Transparenz hilft Kosten sparen

Prozessmanagement in einem mittelständischen Unternehmen einführen

Prozessmanagement einzuführen, erfordert neben Projekterfahrung und Prozess-Know-how auch eine Menge Überzeugungsarbeit. Denn oft zögert die Geschäftsführung mit dem Projektauftrag, da solche Projekte keinen schnellen Return on Investment versprechen. Sabine Wunsch zeigt, wie mit den richtigen Argumenten, einem kleinen Team und einem pragmatischen Vorgehen die Einführung gelingt und sich so ein echter Mehrwert für das Unternehmen schaffen lässt.
Transparenz hilft Kosten sparen

Prozessmanagement in einem mittelständischen Unternehmen einführen

Prozessmanagement einzuführen, erfordert neben Projekterfahrung und Prozess-Know-how auch eine Menge Überzeugungsarbeit. Denn oft zögert die Geschäftsführung mit dem Projektauftrag, da solche Projekte keinen schnellen Return on Investment versprechen. Sabine Wunsch zeigt, wie mit den richtigen Argumenten, einem kleinen Team und einem pragmatischen Vorgehen die Einführung gelingt und sich so ein echter Mehrwert für das Unternehmen schaffen lässt.

Immer komplexere Prozessabläufe und IT-Anforderungen in immer mehr Bereichen der Geschäftsprozesse machen es unabdingbar, dass Unternehmen diesen Wandel mittels standardisierter Dokumentation der Geschäftsprozesse implementieren und steuern. So erfordert z.B. auch das immer wichtiger werdende Thema "Governance, Risk und Compliance" (GRC) den Aufbau und die einheitliche Dokumentation aller Geschäftsprozesse, um die zahlreichen Verflechtungen in einem Unternehmen transparent zu machen.

Auch ich stand 2011 vor der Herausforderung, in einem mittelständischen Unternehmen Prozessmanagement einzuführen und habe mich mit einem kompetenten Toolanbieter, einer etwas ungewöhnlichen Vorgehensweise, langjähriger Erfahrung in Projekten, einem kleinen Team und dem festen Willen, mit einem realistischen Budget einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, dem Thema gestellt.

Prozessmanagement

"…beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements adressieren nicht nur technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten."
Oder einfach: "Wer macht was, wann, wie und womit?"

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Prozessmanagement (Januar 2015)

Meine Erfahrung habe ich in diesem Artikel zusammengefasst, der einen pragmatischen Ansatz beschreibt, um Prozessmanagement in einem mittelständischen Unternehmen einzuführen. Eine Herausforderung bei der Einführung ist grundsätzlich, dass Auftraggeber und Projektteam bei diesem Thema oft unterschiedliche Bilder im Kopf haben. Die Einführung von Prozessmanagement dauert mehrere Jahre und bringt keinen schnellen Return on Investment.

In diesem Zusammenhang hat mir, als ich 2009 ein Projektmanagement-Office (PMO) einführen wollte und nur eine zögerliche Zustimmung der Geschäftsführung hatte, der Artikel "So führen Sie Ihr Top-Management. Guerilla-Taktik für Projektleiter" (Projekt Magazin Ausgabe 5/2009) sehr geholfen und mir gute Impulse gegeben. Das hat mich auf die Idee gebracht, Projektleitern, die ebenfalls Prozessmanagement einführen wollen, einige Tipps und Impulse zu geben. Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Die Rezertifizierung der DIN ISO 9001:2008 haben wir Anfang 2014 komplett mit der – im hier geschilderten Projekt erstellten – BPM-Dokumentation bestanden. Derzeit wird die DIN ISO 9001 gerade grundlegend überarbeitet. Auch auf die neue, 2015 erscheinende Revision sind wir mit unserem prozessorientieren Ansatz optimal vorbereitet.

Wie sieht Ihre Ausgangssituation aus?

Welchen Nutzen kann Prozessmanagement oder auch Business Process Management (BPM) Ihrem Unternehmen bringen? Anhand der in Tabelle 1 genannten Fragen können Sie erkennen, in welchen Bereichen es möglicherweise Verbesserungspotential gibt. Beantworten Sie die meisten davon mit "Nein", könnte Ihnen das Weiterlesen wertvolle Impulse geben. Übrigens: Am häufigsten kommt der Anstoß für die Einführung von Prozessmanagement aus dem Qualitätsmanagement, gefolgt von Strategie und IT (vgl. Schmelzer; Sesselmann, Seite 46).

Tabelle 1: Gibt es Verbesserungspotential im Prozessmanagement?
Bereich Fragen
Dokumentation
  • Sind alle wichtigen Prozesse / Arbeitsabläufe dokumentiert?
  • Sind Ihre Verfahrensanweisungen / Dokumentationen digital abgelegt?
  • Sind alle Dokumentationen in der jeweils aktuellen Fassung zentral abgelegt? (Oder sind diese in unterschiedlichen Fassungen auf den PCs der Mitarbeiter abgespeichert?)
  • Verantwortung / Kosten
  • Wissen Sie, wer die Verantwortung für die einzelnen Prozesse trägt?
  • Haben Sie eine Vertreterregelung?
  • Gibt es einen Eskalations-Workflow?
  • Kennen Sie Ihre einzelnen Prozesskosten?
  • Haben Sie Prozesskennzahlen und kennen Sie Ihre Optimierungspunkte?
  • Qualität / Kundenzufriedenheit
  • Erkennen Sie, ob ein Prozess gut oder schlecht läuft?
  • Haben Sie ein Beschwerde- oder Kundenfeedbackmanagement?
  • Haben Sie Transparenz bzgl. der entstandenen Fehler?
  • Wie kann die Geschäftsführung überzeugt werden?

    Die Einführung eines Business Process Management (BPM) in einem Unternehmen ist ein Projekt, welches nicht nur ressourcenintensiv und zeitaufwendig ist, sondern auch viele Beteiligte im Unternehmen mit einbeziehen muss. Wenn Ihre Geschäftsführung nicht der Treiber für das Thema "Einführung Prozessmanagement" ist, muss sie gegebenenfalls überzeugt werden.

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