Puffer im Projekt sinnvoll einsetzen

Puffer sind ein mächtiges Werkzeug in den Händen des Projektleiters. Werden sie falsch dimensioniert und eingesetzt, können sie aber auch einen erheblichen Schaden verursachen. Deshalb sind beim Umgang mit ihnen einige Regeln zu beachten. Dirk Heche zeigt in seinem Beitrag Gefahren und Probleme auf, erläutert die Wirkungsweise von Puffern und erklärt, wie man sie richtig einsetzt.

Kennen Sie das? Ein Termin wurde nicht gehalten, im Projekt bricht Hektik aus. Der Kunde verlangt eine Erklärung für die Probleme und auch der Vorgesetzte stellt unangenehme Fragen. Es folgen zeitraubende Verhandlungen, bei denen weitere Fragen gestellt werden: Wer muss für den entstandenen Schaden aufkommen? Wie soll es weitergehen? Welche Termine sind nun noch realistisch?

Glück hat dagegen, wer sagen kann: "Das ist alles nicht so schlimm. Wir haben noch einen Puffer, den wir nutzen können.“ In der Theorie klingt das erst einmal ganz einfach. Denn Puffer gibt es in der Regel an den verschiedensten Stellen im Projekt. Zum Teil haben wir sie selbst angelegt - 10% auf die Konzeption, 10% auf die Umsetzung, 10% auf den Rollout. Aber dann stellten wir plötzlich fest, dass gerade in der Umsetzungsphase mehr Probleme auftraten, als erwartet. Die Folge: Die Puffer reichten nicht. Umgekehrt erwiesen sich Puffer in anderen Phasen als überflüssig, denn diese liefen reibungslos ab. Was soll nun mit der nicht verbrauchten Pufferzeit geschehen?

Beim Umgang mit Puffern wird viel Potenzial verschenkt. Puffer sind in der Hand eines erfahrenen Projektleiters mächtige Werkzeuge, aber ihre unreflektierte Anwendung kann einem Projekt mehr schaden als nutzen.

Warum nicht alle Puffer nützlich sind

Puffer ist nicht gleich Puffer. Es ist wichtig zu verstehen, wann ein Puffer wirklich als dynamisches Projektmanagement-Instrument verwendet werden kann. Mindestens drei Szenarien, in denen Puffer entstehen, sind mit großer Vorsicht zu genießen:

1. Aufgabenbezogene Pauschalen

Viele Unternehmen verwenden für bestimmte, in Projekten immer wieder auftretende Aufgabenbereiche aufgabenbezogene Pauschalen. Diese werden einfach prozentual auf den vorhergesagten ergebnisbezogenen Aufwand aufgeschlagen. Die Qualitätssicherung und das Projektmanagement sind Beispiele für solche Aufgabenbereiche. Besonders das Projektmanagement ist aber als Größe schwer zu fassen. Denn es hängt nicht nur vom konkreten Projektergebnis, sondern von variablen Umfeldfaktoren wie dem Kunden, den Mitarbeitern, der Erfahrung des Projektleiters und der Komplexität des Themas ab. Generell ist bei einem pauschalen Aufschlag die Gefahr groß, dass dieser den konkreten Erfordernissen über die Projektlaufzeit nicht genügt.

Man kann darüber streiten, ob es richtig ist, pauschale Aufschläge als Puffer zu bezeichnen. Andererseits haben sie insofern Puffereigenschaften, da sie in Titel und Umfang nur vage Aussagen machen und ihre konkrete Umsetzung zu einem hohen Grad der Situation überlassen wird. Sie sind damit spezifischer als Puffer, aber unspezifisch genug, um nicht als normale Aufgabenpakete zu gelten.

2. Deckungsbeiträge

Oft wird der Projektschätzung ein Aufschlag hinzugefügt, der nur dazu dient, einen bestimmten Deckungsbeitrag zu erzielen. Inwieweit diese wirtschaftliche Praxis angesichts ausgehandelter Kostensätze (in denen bereits Deckungsbeiträge enthalten sein sollten) gerechtfertigt ist, ist eine Frage, die thematisch nicht in diesen Artikel gehört. Tatsache ist aber, dass auf

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