So fangen Sie den kurzfristigen Ausfall von Ressourcen ab

Fällt kurzfristig Personal aus, darf der Projektleiter weder in Panik geraten noch das Problem ignorieren. Max L.J. Wolf rät dazu, zuerst nüchtern zu analysieren, welche Verzögerung dadurch für das Projekt entstehen werden. Anschließend stellt er einige Maßnahmen vor, mit denen Sie einem plötzlichen Ressourcenausfall begegnen können.

So fangen Sie den kurzfristigen Ausfall von Ressourcen ab

Fällt kurzfristig Personal aus, darf der Projektleiter weder in Panik geraten noch das Problem ignorieren. Max L.J. Wolf rät dazu, zuerst nüchtern zu analysieren, welche Verzögerung dadurch für das Projekt entstehen werden. Anschließend stellt er einige Maßnahmen vor, mit denen Sie einem plötzlichen Ressourcenausfall begegnen können.

Das Projekt läuft mit Volldampf voraus, als plötzlich ein wichtiger Mitarbeiter wegen Lungenentzündung ausfällt. Der häufigste Grund für unvorhersehbare Ressourcenausfälle sind Krankheiten, aber auch Stellenwechsel oder Zugriff höher priorisierter Projekte kommen immer wieder vor. Als verantwortlicher Projektleiter müssen Sie professionell auf diese Standardsituation reagieren können.

Keine Panik - keine Verharmlosung!

Manche Projektleiter geraten bei einem plötzlichen Ressourcenausfall in Panik und melden Alarmstufe Rot an den Auftraggeber. Sie versetzen das ganze Projektteam in Aufregung und ergreifen spontane Gegenmaßnahmen, indem sie z.B. umgehend einen weiteren externen Mitarbeiter verpflichten. Das Ergebnis ist, dass durch die Hektik der Projektablauf durcheinander gerät und das Projekt erst recht in Zeitverzug kommt.

Andere Projektleiter neigen dazu, bei einem Ressourcenausfall gleich den Lieferumfang zu reduzieren, also das Lasten- und Pflichtenheft zu ändern. Dafür ist die Zustimmung des Auftraggebers erforderlich. Da dieser dieses Vorgehen in der Regel nicht befürwortet, versuchen die Projektleiter, das Projektergebnis stufenweise während der Projektdurchführung zu reduzieren. Sie lassen Teilergebnisse bei einzelnen Arbeitspaketen unter den Tisch fallen, bleiben aber im Wesentlichen im Zeitplan. In der Hoffnung, dass sich die Situation später gütlich klären lässt, steuern sie auf eine Änderungsanforderung gegen Ende des Projekts zu. Ihr Argument: Da die Zwischenergebnisse nicht erreicht wurden, kann auch das Projektergebnis nicht den ursprünglich geplanten Umfang haben. Der Auftraggeber ist dann gezwungen, entweder das schlechtere Ergebnis zum vereinbarten Liefertermin zu akzeptieren oder eine erhebliche Laufzeitverlängerung zu bewilligen.

Konsequenzen nüchtern analysieren - Maßnahmen daran ausrichten

Fällt ein Mitarbeiter überraschend aus, sorgen Sie im ersten Schritt dafür, dass alle Fakten auf dem Tisch liegen. Klären Sie folgende Punkte:

  • Wie lange dauert der Ressourcenausfall voraussichtlich?
  • Welche Arbeitspakete / Vorgänge sind davon direkt betroffen?
  • Welche Arbeitspakete / Vorgänge liegen auf dem kritischen Weg, welche freien Pufferzeiten stehen zum Ausgleich zur Verfügung?
  • Welche Auswirkungen auf andere Arbeitspakete / Vorgänge und auf das Projekt insgesamt hat der Ressourcenausfall, wenn keine Gegenmaßnahmen getroffen werden?
  • Welche Fähigkeiten und Kenntnisse des ausgefallenen Mitarbeiters sind für das Projekt notwendig?
  • Welche Auswirkungen auf das Projektergebnis hat der Ressourcenausfall, wenn nichts dagegen unternommen wird?

Bei den Auswirkungen müssen Sie neben den Verzögerungen auch auf etwaige Vertragsstrafen oder andere entstehende Kosten achten.

Bei der Analyse macht sich Sorgfalt während der Planung bezahlt. Wenn Sie den Terminplan mit einer Software modelliert haben, können Sie diese Fragen mit wenigen Mausklicks beantworten.

Im optimalen Fall müssen Sie gar nichts tun. Der Mitarbeiter ist vielleicht entscheidend für den Projekterfolg, aber sein Beitrag kann auch nach seiner Rückkehr problemlos in das Gesamtergebnis integriert werden. Meistens sind allerdings kurzfristige Maßnahmen zur Kompensation des Ressourcenausfalls notwendig. Bevor Sie das Problem ggf. eskalieren, überprüfen Sie zuerst, welche Maßnahmen dazu beitragen können, die Auswirkungen zumindest zu mildern.

Falls durch den Ressourcenausfall Verzögerungen entstehen, gehen Sie schrittweise so vor:

  • Überprüfen Sie, ob Sie Arbeiten, die zu einem späteren Zeitpunkt geplant sind, zumindest teilweise vorziehen können. Evtl. müssen Sie hierzu spätere Vorgänge aufteilen. Im Netzplan können Sie schnell erkennen, inwieweit dies die Verzögerung kompensieren kann. Diese Maßnahme ist sinnvoll, wenn ansonsten Mitarbeiter aufgrund des Ressourcenausfalls jetzt nicht am Projekt arbeiten können.
  • Analysieren Sie spätere Projektphasen auf Beschleunigungsmöglichkeiten. Evtl. lassen sich dort Arbeitspakete, die im Moment nacheinander geplant sind, gleichzeitig durchführen. Damit erhöhen Sie allerdings das Risiko für Terminverzögerungen in diesen Phasen.

Falls dies nicht zum Erfolg führt, versuchen Sie verfügbare Ressourcen zu aktivieren:

  • Recherchieren Sie, ob interne Mitarbeiter für den ausgefallenen Kollegen einspringen können, ohne Mehrarbeit leisten zu müssen. Ggf. müssen Sie hier auch Urlaubssperren aussprechen.
  • Prüfen Sie die Verfügbarkeit und Bereitschaft von Kollegen, durch Mehrarbeit (Überstunden, Wochenendarbeit) die Situation zu entspannen.
  • Recherchieren Sie die Bedingungen (Verfügbarkeit, Kosten) für den Einsatz eines externen Mitarbeiters.

Wenn durch den Ressourcenausfall das Projektergebnis inhaltlich gefährdet ist, ergreifen Sie folgende Maßnahmen:

  • Fragen Sie nach, ob der ausgefallene Mitarbeiter sein Fachwissen indirekt (telefonisch, per Mail) dem Projektteam weiterhin zu Verfügung stellen kann. Ein solches Vorgehen ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter freiwillig dazu bereit ist und Rücksprache mit dem Arzt gehalten wurde.
  • Überprüfen Sie, ob das nicht mehr verfügbare Fachwissen des Mitarbeiters durch Zukauf eines Teilergebnisses (z.B. Programm-Modul, elektronische Komponente) ersetzt werden kann.
  • Führen Sie eine Marktrecherche durch, zu welchen Konditionen das benötigte Fachwissen zugekauft werden kann.

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