So optimieren Sie die Lesbarkeit von Zahlen, Daten und Texten in Excel

Excel bietet zahlreiche vordefinierte Formate an, um Zahlen, Daten und Text gut lesbar darzustellen. Diese können jedoch bei weitem nicht alle Anforderungen der Praxis abdecken. Einige Empfehlungen, wie Sie mit wenigen Mausklicks individuelle Formatcodes erstellen, liefert bereits der Tipp aus Ausgabe 24/2013. In diesem Beitrag gibt Dieter Schiecke weitere Tipps, wie Sie die Darstellung von Zahlen, Daten und selbst von Texten mit Hilfe selbst erstellter Formatcodes optimieren.

Um die Lesbarkeit von Zahlen oder Text zu verbessern, gibt es in Excel zahlreiche vordefinierte Formate. Diese decken allerdings nicht alle Anforderungen der Praxis ab. Wer die Regeln kennt, nach denen Excel die verschiedenen Formate generiert, kann schnell für sich eigene Formatcodes erstellen. Eine Anleitung sowie einige Empfehlungen dazu enthält unser Tipp aus Ausgabe 24/2013. Die Palette reicht dabei von der verkürzten Anzeige langer Zahlen über das Ausblenden überflüssiger Nullen bis hin zum kompletten Unsichtbarmachen von Zahlen und Texten.

In diesem Beitrag finden Sie weitere Tipps, wie Sie Zahlen, Datumswerte und selbst Texte mit Hilfe selbst erstellter Formatcodes optimal darstellen.

Beispiel 1: Zuordnung und Lesbarkeit von Nummern erleichtern

Heutzutage ist es üblich, vieles mit Nummern zu bezeichnen, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. Auf was sich eine solche Nummer bezieht, verrät oft ein zusätzliches Präfix, wie z.B. "AN" für Artikelnummer oder "PN" für Personalnummer. Bei langen Nummern ist zudem eine Aufteilung in mehrere Zifferngruppen sinnvoll, um die Lesbarkeit zu verbessern. Doch wer möchte schon bei jeder Artikelnummer den Zusatz "AN", eventuell noch eine Leertaste sowie als Trennzeichen Striche oder Punkte eintippen müssen?

Mit einem passenden Zahlenformat können Sie sich diese Tipparbeit sparen und Präfix sowie Trennstriche automatisch einfügen. Bild 1 zeigt dies am Beispiel einer sechsstelligen Ziffer.

Bild 1: Über ein Zahlenformat machen Sie lange Zifferngruppen zu lesbaren Artikelnummern.

Das erforderliche Zahlenformat stellen Sie wie folgt zusammen:

  • Geben Sie in eine oder mehrere Zellen sechsstellige Ziffern ein und markieren Sie den Zellbereich.
  • Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg+1 das Dialogfeld "Zellen formatieren" auf.
  • Klicken Sie dort auf der Registerkarte "Zahlen" links die Kategorie "Benutzerdefiniert" an.
  • Rechts im Eingabefeld unter "Typ" geben Sie folgenden Formatcode ein: "AN" ##-###.
  • Schließen Sie mit OK ab.

Die Zeichen,

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