Strategische Steuerung von Projekten mit Microsoft Office Project Portfolio Server 2007

Um ihre Projekte auf die strategischen Ziele auszurichten, betreiben Unternehmen verstärkt Projektportfolio-Management. Der Microsoft Office Project Portfolio Server (MOPPS) 2007 unterstützt die Optimierung des Portfolios und verfügt über vielfältige Funktionen und Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Entscheidungen verbessern können. Zusammen mit Microsoft Project Professional 2007 und dem Office Project Server 2007 bietet Microsoft somit eine vollständige Enterprise Project Management (EPM)-Lösung an, die das operative Projektmanagement mit der strategischen Sicht des Projektportfolio-Managements verbindet. Gunnar Brichenfrid stellt den Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 vor.

 

Strategische Steuerung von Projekten mit Microsoft Office Project Portfolio Server 2007

Um ihre Projekte auf die strategischen Ziele auszurichten, betreiben Unternehmen verstärkt Projektportfolio-Management. Der Microsoft Office Project Portfolio Server (MOPPS) 2007 unterstützt die Optimierung des Portfolios und verfügt über vielfältige Funktionen und Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Entscheidungen verbessern können. Zusammen mit Microsoft Project Professional 2007 und dem Office Project Server 2007 bietet Microsoft somit eine vollständige Enterprise Project Management (EPM)-Lösung an, die das operative Projektmanagement mit der strategischen Sicht des Projektportfolio-Managements verbindet. Gunnar Brichenfrid stellt den Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 vor.

 

Da in Unternehmen die Zahl an Projekten ständig steigt, ist die Geschäftsführung zunehmend daran interessiert, Projekte nicht nur effizient abzuwickeln, sondern sie auch so auszurichten, dass sie effektiv die strategischen Ziele unterstützen. Die Unternehmen betreiben daher verstärkt strategieorientiertes Projektportfolio-Management (PPM). Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dafür ist eine leistungsfähige Software, welche die Unternehmen bei den betreffenden Prozessen unterstützt sowie fundierte Methoden für die Optimierung des Portfolios bereitstellt.

Vor diesem Hintergrund hat Microsoft seine Produktpalette im Bereich Projektmanagement-Software um eine Projektportfoliomanagement-Software erweitert: den Microsoft Office Project Portfolio Server (MOPPS) 2007. Mit diesem ist es möglich, das Portfolio an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten, alle Projekte zu kontrollieren und Entscheidungen zu verbessern.

MOPPS 2007 ist eine Weiterentwicklung der Software der Firma United Management Technologies. Das Produkt war bereits vor der Weiterentwicklung unter dem Namen UMT Portfolio Manager 3.3 in zahlenreichen Unternehmen erfolgreich eingesetzt worden. Im Januar 2006 erwarb Microsoft UMT und passte die Software an. Microsoft bietet nun zusammen mit Microsoft Project Professional 2007 und dem Office Project Server 2007 eine vollständige Enterprise Project Management (EPM)-Lösung an, die das operative Projektmanagement mit der strategischen Sicht des Projektportfolio-Managements verbindet.

Nutzenpotenziale und Leistungsmerkmale

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 ist auf den Einsatz in mittleren und großen Unternehmen ausgelegt. Es richtet sich insbesondere an das Top-Management, die Portfolio-Manager, sowie die Projekt-, Programm- und Applikations-Manager.

Für Unternehmen, die MOPPS 2007 einsetzen, eröffnen sich folgende Nutzenpotenziale:

  • Durch ein integriertes Antragswesen werden Projekte in einem zentralen Verzeichnis verfügbar gemacht und lassen sich miteinander vergleichen.
  • Die PPM-Prozesse des Unternehmens werden mittels einer Workflow-Engine abgebildet. So ist es möglich, Projekte über den gesamten Projektlebenszyklus zu steuern: von der ersten Projektidee bis zum Abschluss.
  • Optimierungsmethoden stellen sicher, dass die Projekte an der strategischen Stoßrichtung des Unternehmens ausgerichtet sind und der Portfoliowert maximiert wird.
  • Der Nutzen des Portfolios wird durch ein Management Cockpit und umfangreiches Reporting gemessen und laufend überwacht.
  • Die Integration mit Microsoft Office Project Server 2007 ermöglicht die Verknüpfung des Top-down-Portfoliomanagements mit der Bottom-up-Sicht des Projektmanagements.

MOPPS 2007 ist in die drei Komponenten "Portfolio Builder", "Portfolio Optimizer" und "Portfolio Dashboard" gegliedert, die sich an den typischen Phasen des Projektportfolio-Managements Erhebung, Planung/Selektion und Steuerung orientieren (Bild 1).

Im Folgenden werden die Komponenten und Leistungsmerkmale des Produkts beschrieben. Darüber hinaus wird gezeigt, wie typische Problemstellungen in Unternehmen mit den Funktionen von MOPPS gelöst werden und welche Nutzenpotentiale sich daraus ergeben.

Bild 1: Unterstützung der PPM-Prozessschritte durch Microsoft Office Project Portfolio Server 2007.

Projekte mit dem "Portfolio Builder" erfassen

Projektideen entstehen in der Regel in den verschiedenen Fachbereichen und unterscheiden sich oft deutlich hinsichtlich ihres Aufbaus und ihrer Aussagekraft. Zudem sind Projektanträge nur teilweise durch Projektziele, Terminplan, Business Case, Risiken, Ressourcenbedarf, etc. beschrieben. Insbesondere der strategische Nutzen wird in der Praxis oft nicht gezielt erfasst und bleibt damit - selbst bei einem positiven Business Case - unklar.

Erst wenn alle Projektideen gesammelt und mittels eines zentralen Antragswesens eine gemeinsame Datenbasis geschaffen wird, kann die Geschäftsführung sie nach einheitlichen Kriterien beurteilen und somit das gesamte Projektportfolio strategisch steuern.

Ein solches Antragswesen stellt der Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 mit dem "Portfolio Builder" bereit (Bild 2). Darin werden die Stammdaten eines Projekts erfasst (z.B. Projektname, -nummer, -klasse, Anfang und Enddatum, Verantwortliche), sowie die Projektkosten, der finanzielle Nutzen, der Ressourcenbedarf, die Risiken und der strategische Nutzen. So wird ein Projektantrag erstellt, der sich individuell auf das Unternehmen ausrichten lässt. Außerdem werden mittels Customizing die bestehenden Elemente wie Organisations- und Kostenstrukturen angepasst und weitere Felder zum Erfassen unternehmensspezifischer Stammdaten über Web-Oberflächen angelegt. Die einfache Konfiguration des Projektantrags zählt zu den Stärken des Microsoft Office Project Portfolio Servers.

Bild 2: In den Projektantrag werden Projektstammdaten, der Business Case, sowie Einschätzungen zu Risiken und strategischer Bedeutung eingetragen.

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