Tücken der elektronischen Datenablage - Wie Sie Probleme vermeiden

Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden. Frank Gürgens hat in seinem Tipp einige Ratschläge zusammengestellt, die Sie vor Datenverlust und anderen bösen Überraschungen bewahren können.

Es gibt viele Techniken und Strategien, um die Datenablage im DV-System zu organisieren - und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einige einfache Regeln und Hinweise sind aber in jedem Fall von Nutzen und können helfen, Daten zu sichern und den richtigen Workflow zu finden.

Wer nicht in der glücklichen Lage ist, über ein gutes Dokumentenverwaltungssystem zu verfügen, der muss auf Windows-Standards zurückgreifen und die hier gebotenen Möglichkeiten der Dateiablage nutzen. Zur Auswahl stehen beispielsweise synchronisierte Aktenkoffer, offline verfügbare Ordner, Netzwerkordner oder Concurrent Version Systeme (CVS), die es ermöglichen, gemeinsame Quelldateien von vielen Autoren gleichzeitig zu bearbeiten und zu verwalten.

Worauf Sie bei der Datenablage achten sollten

Bei der Dateiablage spielen einige Kriterien und Punkte eine wichtige Rolle, diese sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Dateiablage organisieren:

Datei-Ladezeiten
Die Zeiten, die benötigt werden, um Dateien auf einem zentralen Server zu öffnen, können stark differieren und im Extremfall das Arbeiten sehr erschweren. Die Ladezeit ist deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Ablageverfahrens. Wird beispielsweise mittels eines Virtual Private Network-Systems (VPN) eine Außenstelle an das firmeninterne Datennetzwerk des Mutterhauses angebunden, ist es wichtig, dass die genutzte Verbindung dem internen Firmennetz an Schnelligkeit gleichkommt. Häufig werden preiswerte, aber relativ langsame Standard-DSL-Verbindungen genutzt, die das Öffnen von großen Dateien zur Geduldsprobe machen. Müssen bei jedem Start des Arbeitsplatzrechners automatische Synchronisierungen von Ordnern durchgeführt werden, ist hier ebenfalls mit langen Wartezeiten zu rechnen.

Gruppenbearbeitungsmöglichkeiten
Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern am gleichen Dokument arbeiten, müssen Sie wissen, wer die letzten Änderungen vorgenommen hat und wer gerade am Dokument arbeitet. Auch sollte sichergestellt sein, dass nicht verschiedene Personen gleichzeitig Änderungen durchführen und ein Mitarbeiter die Änderungen des anderen ungewollt überschreibt.

Wiederauffindbarkeit
In jedem Fall sollten Sie ein gutes (und einheitliches!) Datei-Benennungssystem und nicht zu viele Unterordner verwenden; mit einem Mustererkennungsprogramm, das eine komplexe Suche nach Datei-Inhalten in Ordnerstrukturen ermöglicht, können Sie bei Bedarf alte Daten aufspüren. Eine Dokumentenverwaltung mit Kategorisierung, Verschlagwortung oder einem automatisch

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