Projekte und Ressourcen global im Blick Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project Server

Komplexe internationale Projekte gewinnen im Projektgeschäft zunehmend an Bedeutung. Die historisch gewachsenen, lokalen IT-Lösungen reichen für das Management einer solchen Projektlandschaft meist nicht mehr aus. Benötigt wird hier eine einheitliche IT-Plattform mit integriertem Projekt- und Ressourcenmanagement, die einen schnellen Überblick über den Projektstatus und die Auslastungssituation bietet. Wie sich die BASF IT Services den Herausforderungen eines globalen Projektmanagements stellt, beschreibt Oliver Beurer anschaulich anhand der Einführung einer Microsoft Project Server basierten Lösung.

 

Projekte und Ressourcen global im Blick Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project Server

Komplexe internationale Projekte gewinnen im Projektgeschäft zunehmend an Bedeutung. Die historisch gewachsenen, lokalen IT-Lösungen reichen für das Management einer solchen Projektlandschaft meist nicht mehr aus. Benötigt wird hier eine einheitliche IT-Plattform mit integriertem Projekt- und Ressourcenmanagement, die einen schnellen Überblick über den Projektstatus und die Auslastungssituation bietet. Wie sich die BASF IT Services den Herausforderungen eines globalen Projektmanagements stellt, beschreibt Oliver Beurer anschaulich anhand der Einführung einer Microsoft Project Server basierten Lösung.

 

Komplexe internationale Projekte gewinnen im Projektgeschäft zunehmend an Bedeutung. Dabei arbeiten internationale Projektteams oft in einer Vielzahl von großen und kleineren Projekten zusammen. Die historisch gewachsenen, lokalen IT-Lösungen reichen für das Management einer solchen Projektlandschaft meist nicht mehr aus. Benötigt wird eine einheitliche IT-Plattform mit integriertem Projekt- und Ressourcenmanagement. Nur so ist es möglich, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und einen schnellen Überblick über den Projektstatus sowie die Ressourcenverfügbarkeit bezogen auf den gesamten Projektlebenszyklus zu erhalten.

Vor den Herausforderungen des globalen Projektmanagements stand auch die BASF IT Services (siehe Infokasten). Eine einheitliche IT-Plattform für das globale Projekt- und Ressourcenmanagement sollte dafür sorgen, dass die Projekt- und Auslastungssituation aller durchgeführten IT-Projekte schnell ersichtlich ist und sich der administrative Aufwand reduziert. Als Plattform wählte die BASF eine auf dem Microsoft Project Server basierende Lösung. Die Entscheidung hatte mehrere Gründe: Einerseits war Microsoft Project innerhalb der Information-Services-Projekte (IS-Projekte) bereits weit verbreitet, so dass sich die Mitarbeiter nur wenig umstellen mussten. Andererseits verfügt der Project Server über eine hohe Skalierbarkeit, so dass sich dieser sowohl für kleine Projekte als auch zur Abwicklung von sehr großen Projekten und Programmen einsetzen lässt.

BASF IT Services

Die BASF IT Services ist eine 100-prozentige Tochter der BASF. Mit rund 2.300 Mitarbeitern ist sie der größte IT-Dienstleister der BASF-Gruppe und eines der europaweit führenden IT-Unternehmen im Bereich Prozessindustrie. Einen Großteil der Aktivitäten bilden Projekte für die BASF. Hinzu kommen Aufträge für externe Kunden.

Stufenweiser Ausbau

Gestartet wurde mit einem Pilotprojekt, bei dem Project Server 2007 für ein wichtiges Großprojekt eingeführt wurde. Aktuell wird nach Abschluss des Piloten eine integrierte Enterprise-Projektmanagement-Plattform (EPM-Plattform) für sämtliche IT-Projekte aufgebaut.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über den Aufbau der Plattform und beleuchtet die Anforderungen und Herausforderungen, die mit der Einführung – speziell in einer großen Organisation – verbunden sind.

Bei der Konzeption der Plattform werden mehrere Ziele verfolgt:

  • Die bestehende Ressourcenmanagement- und Staffing-Lösung der BASF IT Services soll abgelöst und Teil eines integrierten Systems für alle globalen IS-Projekte werden.
  • Das Projekt-Reporting soll in die Plattform integriert werden.
  • In einer späteren Ausbaustufe soll der Project Server zusätzlich als Shared Service auch für Nicht-IT-Projekte zur Verfügung stehen.
  • Ebenfalls evaluiert wird der mögliche Nutzen einer späteren Migration auf die Version 2010 von Project Server.

Bild 1 zeigt die verschiedenen Phasen der Einführung im Überblick.

Bild 1: Einführungsphasen. Quelle: © BASF IT Services GmbH.

Das Pilotprojekt, eine Project-Server-Lösung für ein globales Senior-Projekt der BASF, wurde im Jahr 2009 von der BASF IT Services mit Unterstützung eines Beraterteams von Campana & Schott innerhalb von sechs Monaten und damit in relativ kurzer Zeit realisiert.

Eine Herausforderung war dabei, etwa 150, teilweise bereits bestehende Einzelprojektpläne in einer standardisierten, komplexen Gesamtstruktur abzubilden und handhabbar weiterzuentwickeln. Die Standardisierung sollte den Projektleitern das Reporting erleichtern und eine konsolidierte Auswertung über Projekte hinweg ermöglichen. Für das Reporting wurde ein integriertes Statusberichtswesen aufgebaut. Ein Activity-Report hilft, die vielen betroffenen Business-Units rechtzeitig über bevorstehende Projektaktivitäten aus allen Subprojekten und Detailplänen zu informieren.

Pilotprojekt – Erste Erfahrungen

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Siegfried
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In diesem Artikel wird deutlich, wie sich Microsoft von der Philosophie "Small is beautiful" entfernt. Als kleines Unternehmen sind wir auch in der Vergangenheit nicht in der Lage gewesen auch nur ein!! Projekt sinnvoll mitdem Server zu veröffentlichen und letztlich umzusetzen. Dies ist bedauerlich, da Kunden immer wieder nach solchen Programmen anfragen. Grund: Der Ressourcenaufwand ist für KMUs nicht überschaubar und rechenbar. Beim ProjectServer fängt dies schon mit der Installation an und endet mit dem Einsatz in der Projektpraxis. Über die Installationspraxis (wir haben Projectserver 2007 über VPS installiert) und die produzierten Fehlermeldungen wäre ein eigener Bericht zu schreiben. Aufgrund solcher Erfahrungen konnten wir den Kunden keine Empfehlung geben, da es auf dem Markt praktisch keine Programmierer (Freelancer) gibt, die in der Lage waren, Anwendungen für einen angemessenen(!) Stundensatz zu schreiben.Im Ergebnis sind wir "ausgewandert" und nutzen/empfehlen: Project als Client (prof.) und einfache, webbasierte. Lösungen. Für Großunternehmen mit IT-Abteilung und Entwicklern sieht dies anders aus. Hier sind i.d.R. genügend Ressourcen für Installation, Wartung, Evaluation und Schulung vorhanden.