Verfügbare Zeit der Teammitarbeiter richtig planen

Der Projektstart beinhaltet auch eine Terminplanung über die geplante Projektdauer. Z.B. Veranstaltungen, Teamsitzungen, Meilensteine gehören in die Terminplanung, aber auch der Einsatz der Projektmitarbeiter in ihren Linienfunktionen sowie die Urlaubstage der Projektmitarbeiter und die Betriebsferien. Helmut Krüger beschreibt in seinem Tipp, welche Aspekte bei der Terminplanung zu berücksichtigen sind.

Verfügbare Zeit der Teammitarbeiter richtig planen

Der Projektstart beinhaltet auch eine Terminplanung über die geplante Projektdauer. Z.B. Veranstaltungen, Teamsitzungen, Meilensteine gehören in die Terminplanung, aber auch der Einsatz der Projektmitarbeiter in ihren Linienfunktionen sowie die Urlaubstage der Projektmitarbeiter und die Betriebsferien. Helmut Krüger beschreibt in seinem Tipp, welche Aspekte bei der Terminplanung zu berücksichtigen sind.

Der Projektstart beinhaltet auch eine Zeitplanung über die geplante Projektdauer. Z.B. Veranstaltungen, Teamsitzungen, Meilensteine gehören in die Zeitplanung, aber auch der Einsatz der Projektmitarbeiter in ihren Linienfunktionen sowie die Urlaubstage der Projektmitarbeiter und die Betriebsferien.

Zu einem Zeitplan gehört eine Feiertags-, Ferien- und Urlaubsplanung. Deshalb ist am Anfang bei dem Ausarbeiten des Zeitplanes zu klären:

  • wann Schulferien in den Bundesländern sind
  • wann Betriebsferien mit dem Betriebsrat vereinbart wurden
  • wie die Mitarbeiterurlaubsplanung sich darstellt
  • zu welchen Zeiten erhalten die Arbeitnehmer mit wenigen Tagen Urlaubseinsatz große urlaubsfreie Zeiträume
  • besonders ist zu klären: sind Projektmitglieder zu bestimmten Zeiten besonders belastet, z.B. durch Quartals-, Halbjahres-, Jahresabschluß, Geschäftsjahreswechsel?

Solche Zeiten sind nach Möglichkeit von vornherein als "projektfrei" zu markieren. Nur wenn es nicht anderes geht, sind die Projektmitglieder - nach Rücksprache mit den jeweiligen Linienvorgesetzten - während solcher Zeiträume einzuplanen. Bei Projektstart muss dies mit den Betroffenen abgestimmt sein.

Bei der Zeitplanung wird gerne vergessen, dass Teams nicht von Anfang an produktiv sind. So wie ein neuer Mitarbeiter eine Eingewöhnungsphase benötigt, brauchen auch Teams, besonders wenn sie funktions- (bzw. abteilungs-) übergreifend zusammengesetzt sind, eine Anlaufphase. In dieser Zeit sollen sich die Mitglieder kennenlernen und ein Gemeinschaftsgefühl entwickeln. Diese Anlaufphase kann bei intensivem Austausch bzw. Kontakt der Teammitglieder ca. drei Wochen dauern.

Darüber hinaus sind folgende Fragen für die Zeitplanung zu klären:

  • Welche Teams müssen sich besonders gut abstimmen
  • Welche Teams und Teammitarbeiter sind besonders aufeinander angewiesen?

Diese Teams bzw. Mitarbeiter sollten nicht nur die Möglichkeit zu gemeinsamen Teamsitzungen haben (z.B. durch Teamsitzungen am gleichen Wochentag am gleichen Standort, so daß diese zusammengelegt werden können), sondern u.U. auch koordiniert in Urlaub gehen. Ist es besser, wenn ein Team komplett in Urlaub geht, oder soll mit einer Teilbesetzung weitergearbeitet werden? Vom Teamleiter sollten diesbezüglich Vorgaben gemacht werden, sonst gibt es im Projektverlauf unproduktive, nicht vorhergesehene Stillstandszeiten!

Zeitplanung mit Puffern

Bei der Zeitplanung ist darauf zu achten, keine zu engen Daten vorzugeben. Besonders ehrgeizige Zeitvorgaben, wie "Wir haben einen anspruchsvollen Zeitplan"; "Das ist ein Zeitplan, der mit Absicht weh tun soll" enden meist erfolglos, da die erfahrenen Projektmitglieder solche Zeitansätze durchschauen und nicht ernst nehmen. Sobald die erste Verzögerung, häufig mit fadenscheinigen Argumenten als "Anpassung des Zeitplans" kaschiert, bekanntgegeben wurde, wird auch der Rest der Gruppe die Zeitplanung des Projektleiters bezweifeln. Daher ist besser mit einem Sicherheitsfaktor (Zeitpuffer) zu rechnen: 1,3...1,5 bei erstmalig zusammenarbeitenden Teams, 1,2...1,3 bei eingespielten Teams.

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