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Mangelnde Verbindlichkeit ist in vielen Unternehmen ein fester, scheinbar unausrottbarer Bestandteil der Projektarbeit: Zugesagte Termine werden nicht eingehalten, Arbeitspakete nicht im vereinbarten Umfang abgeliefert, Projektmitarbeiter erscheinen unregelmäßig zu Meetings, Entscheidungen im Lenkungsausschuss werden wiederholt vertagt. Die Folgen der Unverbindlichkeit liegen auf der Hand: Zeit- und Budgetüberschreitungen, verärgerte Kunden und Projektmitarbeiter, die über die Unzuverlässigkeit des Kollegen enttäuscht sind. Die Projektleitung muss das Übel Unverbindlichkeit deshalb in den Griff bekommen oder zumindest lindern.
Im Grunde sind es zwei Fragen, auf die in der Praxis Antworten gefunden werden müssen:
Klare Vereinbarungen sind die Basis für Verbindlichkeit schlechthin – egal ob es sich um Projektmitarbeiter, Entscheidungsträger oder externe Kooperationspartner handelt. Ein gutes Werkzeug, um klare Vereinbarungen zu treffen und damit Verbindlichkeit zu erreichen, ist der Aktionsplan. Er legt fest, wer welche Aufgaben bis wann erledigt. Möchten Sie z.B. im Rahmen einer Sitzung einen verbindlichen Aktionsplan erstellen, müssen die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine für alle Beteiligten klar sein. Um das zu erreichen, sollten Sie sich schon während und vor allem zum Ende der Besprechung folgende Fragen stellen:
Wenn diese Punkte geklärt sind, dann steht das Kerngerüst des Aktionsplans (Tabelle 1).
Wer? | macht was? | bis wann? |
---|---|---|
In einigen Fällen ist es notwendig, auch die Vorgehensweise zu vereinbaren. Beispiel: Um das Aufgabenpaket erfolgreich zu bearbeiten, müssen mit den Kollegen Bauer und Hoffmannn aus der Produktion Abstimmungsgespräche auf Basis der Testergebnisse der Entwicklung stattfinden. Diese Ergebnisse müssen vorliegen und im Dokument ZY3 dokumentiert sein. Der erweitere Aktionsplan kann so zu noch mehr Verbindlichkeit beitragen (Tabelle 2).
Wer? | macht was? | Wie? | mit wem? | bis wann? |
---|---|---|---|---|
Mit dem Aktionsplan ist das Fundament für Verbindlichkeit gelegt. Am besten sollte dieser zeitnah an alle Beteiligten geschickt werden. So werden nicht nur Missverständnisse unwahrscheinlicher, ein solches Protokoll der vereinbarten Aktionen trägt auch zu mehr Verbindlichkeit bei, getreu dem Motto "Wer schreibt, der bleibt".
Durch gemeinsam aufgestellte Regeln zu Beginn des Projekts kann die Verbindlichkeit ebenfalls gesteigert werden. Wenn ein Projektmitarbeiter z.B. seine Aufgaben nicht bis zum vereinbarten Termin erledigen kann, so hat er die Verantwortung, die Beteiligten rechtzeitig darüber zu informieren.
Die Ausarbeitung eines Aktionsplans ist wahrlich alles andere als kompliziert. Es stellt sich daher die Frage, warum dieses Instrument im Eifer des Gefechts oft auf der Strecke bleibt. Die folgenden Gründe können dafür verantwortlich sein.
Zeitdruck verhindert klare Entscheidungen und fördert Missverständnisse. Nehmen Sie sich die notwendige Zeit, um die Aufgaben, Rollen und Zeiten zu klären. Reflektieren Sie auch, inwieweit Sie sich selbst unter Zeitdruck setzen.
Nicht immer lassen sich Aufgaben oder Abgabetermine leicht klären. Andere Prioritäten, Bedenken oder hidden agendas können der Klärung im Wege stehen. Manchmal werden Termine vereinbart, doch statt einem unmissverständlichem "Ja" gibt es die "Ja, ich glaube schon"-Zusagen. Hier hilft Ihnen der Aktionsplan nicht mehr weiter, stattdessen sind Ihre Social Skills gefragt:
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