Transformation Vom Scheitern einer Pilotgruppe und den überraschenden Learnings

Vom Scheitern einer Pilotgruppe

Pilotgruppen sind unter anderem dazu geeignet, einen Unternehmensbereich auf eine Transformation vorzubereiten. Carolin Haußühl berichtet von ihrer persönlichen Erfahrung des Scheiterns einer solchen Gruppe sowie den überraschenden Erkenntnissen.

Management Summary

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Transformation Vom Scheitern einer Pilotgruppe und den überraschenden Learnings

Vom Scheitern einer Pilotgruppe

Pilotgruppen sind unter anderem dazu geeignet, einen Unternehmensbereich auf eine Transformation vorzubereiten. Carolin Haußühl berichtet von ihrer persönlichen Erfahrung des Scheiterns einer solchen Gruppe sowie den überraschenden Erkenntnissen.

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Wenn Sie schon mal eine Pizza bestellt haben, wissen Sie, dass die Lieferzeit meist zwischen 30 und 60 Minuten beträgt. Sie müssen nichts tun, außer den:die Pizzabot:in zu bezahlen. Und wenn Sie eine Pizza Salami bestellen, bekommen Sie diese in der Regel auch. Bei Change- und Transformationsprozessen ist das anders. Hier vermag niemand zu sagen, wie lange es dauert und was das Ergebnis sein wird.

Doch warum begeben sich Menschen auf Transformationsreisen? Die Gesellschaft verändert sich stetig. Das hat sie schon immer getan und wird es auch weiterhin tun. Das Besondere derzeit ist, dass die Veränderungsgeschwindigkeit zugenommen hat (Stichwort VUCA).

Um einen Unternehmensbereich auf eine Transformation vorzubereiten und durch den Veränderungsprozess zu begleiten, bietet sich der Einsatz einer sogenannten Pilotgruppe an. In dieser Arbeitsgruppe lernt ein kleiner Teil der Belegschaft alternative Formen der Zusammenarbeit kennen. Der Vorteil: Eine kleine Gruppe ist viel handlungsfähiger. Sinnvoll ist der Einsatz in größeren Bereichen und Unternehmen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen von meinen Erfahrungen vom Aufbau und des Einsatzes einer solchen Pilotgruppe im CRM-Bereich (insgesamt etwa 150 Mitarbeitende) eines großen internationalen Telekommunikationsunternehmens mit 200.000 Mitarbeitenden weltweit im Zeitraum 2018/2019 berichten. Ich hatte in dem Unternehmen in dieser Zeit eine Stabsfunktion inne.

Diese Pilotgruppenerfahrung war sehr anstrengend und hinterließ bei mir zuerst das Gefühl des Scheiterns. Langfristig betrachtet hatte die Gruppe aber einen Wirkungsgrad und erzielte sehr gute Ergebnisse ­– und auch nicht nur die, die wir erwartet hatten. Im Nachhinein betrachtet kann ich sagen, dass ich noch nie aus einem Projekt so viel gelernt habe, wie aus diesem.

Die Pilotgruppe: Mandat CRM 2018plus

Um in unserem Unternehmen anschlussfähig zu bleiben, wollte der Führungskreis unseres Bereiches die Prozesse der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen optimieren.

Diese Herausforderung konnten wir nicht neben unseren täglichen Aufgaben bewältigen. Außerdem war uns allen bewusst, dass dieser Prozess nicht ohne die Begleitung, Erfahrung und Impulse "von außen" funktionieren würde. Aus diesem Grund holten wir gleich zu Beginn zwei Facilitator:innen ins Boot.

Gemeinsam zogen wir uns drei Tage für ein Offsite-Meeting zurück und beschäftigten uns mit den Prozessen unserer Zusammenarbeit, unserer Wertekultur und unserer Gruppeninteraktion. Am Ende der drei Tage erkannten wir, dass diese drei Tage für eine echte Transformation nicht ausreichen würden. Aus diesem Grund entschieden wir uns gemeinsam dazu, eine längerfristige Transformationsreise zu beginnen. Hierfür gründeten wir eine Pilotgruppe, die sich über einen Zeitraum von mehreren Monaten mit den Zusammenarbeitsprozessen und unserer Wertekultur beschäftigen sollte.

Was ist eine Pilotgruppe?

Eine Pilotgruppe gestaltet einen Prozess für das gesamte System. Dafür durchläuft sie einen (Entwicklungs-)Prozess, der anschließend Hinweise für das Prozessdesign des gesamten Systems gibt. Dieser Gruppe werden verschiedene Methoden und Denkmodelle an die Hand gegeben, mit deren Hilfe sie das erhaltene Mandat erfüllen und in der gesamten Organisation etablieren soll. Diese Erfahrungen fließen in die zukünftigen Prozesse der Zusammenarbeit ein. Die Gruppe wird aus einem repräsentativen Teil des Bereiches gebildet. Eine gute Größe liegt zwischen 10 bis 20 Teilnehmenden.

Rahmenbedingungen

Um sicherzustellen, dass die Mitglieder der Pilotgruppe freiwillig mit viel Spaß und Energie bei der Sache sind, starteten wir einen Aufruf im gesamten Bereich. Als Rahmenbedingungen definierten wir die folgenden Punkte:

  1. Alle Teilnehmenden sollten pro Woche zwei volle Tage aufbringen, in denen sie sich auf die Pilotgruppe fokussierten. Dies galt es unbedingt vorab mit den jeweiligen Führungskräften und dem Team zu besprechen, um die Arbeitsverteilung der fehlenden Tage zu organisieren.
  2. Die angestrebte Größe der Pilotgruppe lag zwischen 12 und 14 Mitgliedern.
  3. Die geplante Dauer der Pilotgruppe betrug ca. sechs Monate.
  4. Die Aufgabenstellung der Pilotgruppe wurde in dem Mandat CRM 2018 plus vorab definiert.

Zielsetzung

Alle Kommentare (3)

Peter
Bongers

Sehr spannender Bericht mit tiefen Einblicken. Vielen Dank dafür.
Ich darf gerade ebenfalls ein Transformationsprojekt begleiten (Stichwort „Agile“), für welches wir eine Pilotgruppe gebildet haben. Das mit der intensiven Begleitung kann ich nur bestätigen.
Zwar ist bei uns das Mandat für die unmittelbare Gruppe relativ einfach und gut nachvollziehbar, allerdings wird es eine große Herausforderung werden alle Schnittstellenprozesse, welche ja verprobt werden sollen, richtig einzubinden.
Danke auch für das Teilen der Reflexion. Ich werde versuchen Ihre Erfahrungen in unserem Vorhaben zu berücksichtigen.

Es freut mich sehr, dass die Einblicke für Sie hilfreich waren. Und noch mehr freut es mich, dass Sie ein verständliches und gut nachvollziehbares Mandat für die Gruppe haben. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Geduld bei der Einbindung der Schnittstellenprozesse. Das klingt tatsächlich nicht trivial. Ich stehe sehr gerne zur Verfügung, wenn Sie eine außenstehende Sicht gebrauchen können. Herzliche Grüße

Ich sehe gerade, dass ich unter dem Namen meiner Geschäftspartnerin "Michaele Bach-Neuhaus" antworte - bitte nicht irritieren lassen :-). Das liegt an der Anmeldekonfiguration Herzliche Grüße Carolin Haußühl