Arbeitsablauf

Ein Arbeitsablauf ist ein Prozess, der Personalkosten verursacht.

Da es sich um einen Prozess handelt, müssen Voraussetzungen, durchzuführende Tätigkeiten, enthaltene Entscheidungen und darauf beruhende Verzweigungen sowie die Ergebnisse beschrieben sein.

Beispielsweise ist bloßes Telefonieren kein Arbeitsablauf. Die telefonische Vereinbarung eines Termins mit einem Geschäftspartner hingegen kann als Arbeitsablauf definiert werden. Die Beschreibung eines Arbeitsablaufs heißt Arbeitsanweisung.

Für die Projektabwicklung ist es hilfreich, so weit als möglich vordefinierte Arbeitsabläufe zu verwenden, um Zeit und Kosten zu sparen, vor allem aber, um Qualitätssicherung zu ermöglichen. Die Beschreibung von Arbeitsabläufen erfolgt meist in der Form von Checklisten, aber auch Flussdiagramme werden hierfür eingesetzt.

Vorgänge, Arbeitspakete und Aufgaben können Arbeitsabläufe enthalten oder selbst Arbeitsabläufe sein.

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von Dr. Frank Lüschow
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E-Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E-Mail-Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.
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Unerwartete Probleme entstehen häufig bei der Übergabe von Zwischenergebnissen innerhalb eines Projekts. An diesen Schnittstellen können inhaltliche Lücken auftreten, manchmal wurden auch Arbeiten doppelt ausgeführt. Um die Lücken zu schließen bzw. Überschneidungen zu klären, ist zusätzlicher, ungeplanter Arbeitsaufwand erforderlich. Dirk Heche erklärt, wie ein Projektleiter mit einem angepassten Regelwerk die Qualitätssicherung an Schnittstellen gewährleisten und dadurch den zusätzlichen Aufwand minimieren kann.
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Häufig sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Für eine Führungskraft - egal ob in der Linie oder im Projekt - ist das fatal. Denn wer sich ständig in Details verzettelt, der leitet nicht mehr, vielmehr leidet er durch den Beruf. Dr. Martin Kärner, selbst viel beschäftigter Projektleiter, richtet sich mit diesem Artikel an alle, die sich gerne in der Arbeitsmenge und -vielfalt verlieren. Er gibt praxiserprobte Hinweise, wie man den Überblick bewahrt und die Zügel des Projekts in der Hand behält. Dabei können die Methoden des Projektmanagements Hilfestellung leisten.
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Durch Prozessoptimierungen möchten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse schlanker und effizienter gestalten, lang- und mittelfristig erhoffen sie sich davon mehr Wirtschaftlichkeit und Kosteneinsparungen. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, müssen diese aber zunächst dokumentiert werden. Regina Wolf beschreibt in ihrem Beitrag, wie Sie strukturiert vorgehen, um Prozesse zu erfassen und in fünf Schritten eine vollständige Projektdokumentation erstellen.
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In vielen Unternehmen fehlen einheitliche und durchgängige Prozesse, die Basis für eine effiziente Organisation und Voraussetzung für hohe Qualität und Kundenorientierung sind. Um die bestehenden Organisations- und Prozessstrukturen zu verbessern, müssen diese jedoch zunächst analysiert und vollständig abgebildet werden. Tools zur Prozessvisualisierung helfen dabei, die meist komplexen Unternehmensprozesse übersichtlich darzustellen. Stefan Becker beschreibt in seinem Beitrag die wesentlichen Schritte der Prozessanalyse und zeigt am Beispiel von Microsoft Visio, wie Visualisierungssoftware sinnvoll eingesetzt werden kann.
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