Checkliste

Checklisten sind die Schnittstellen zwischen Fachwissen und Management. Sie beschreiben schrittweise einen bestimmten Prozess und dienen zu seiner Durchführung und gleichzeitigen Dokumentation.

Der Umfang einer Checkliste kann von einem nur wenige Punkte enthaltenden Formular bis zu einem mehrere hundert Seiten umfassenden Buch (z.B. Anlagenwartung) reichen.

Im Projektmanagement helfen Checklisten bei der Einhaltung von Methoden und erlauben dadurch die Verwendung von einheitlichen Vorgehensmodellen. Sie sind damit wichtiges Werkzeug des Qualitätsmanagements.

Allgemeine, unternehmensweit geltende Checklisten müssen im Projektmanagementhandbuch enthalten und beschrieben werden. Projektspezifische Checklisten sind Bestandteil des Projekthandbuches.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Gero Lomnitz
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Gute Führung bedeutet, situativ angemessen zu entscheiden. Dabei bewegt sich der Projektleiter zwangsläufig in Spannungsfeldern. Er muss zwischen den gegensätzlichen Polen – z.B. individuelle Bedürfnisse versus Projektziele – eine angemessen Position finden. Gero Lomnitz beschreibt fünf solcher Spannungsfelder, die Projektleiter immer wieder herausfordern und zeigt, auf was es ankommt, um die richtige Balance zu finden. Mit Checkliste zur Selbstreflektion.
von Cornelia Niklas
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Zeigt das Kostencontrolling Abweichungen vom Plan, ist es notwendig, die Ursachen dafür zu klären. Doch wann spricht man überhaupt von Kostenabweichungen und wie geht man diesen auf den Grund? Im zweiten und abschließenden Teil des Beitrags erläutert Cornelia Niklas, wie Sie Abweichungen erkennen und die Ursachen dafür systematisch analysieren, um Maßnahmen zur Kostendämmung entwickeln zu können. Eine zusätzliche Checkliste möglicher Ursachen unterstützt Sie bei der Analyse.
von Dr. Frank Lüschow
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Angehende Projektleiter orientieren sich stark an Checklisten und nutzen intensiv Projektmanagement-Tools. Sie glauben, dass dies ausreicht, ihre Projektarbeit erfolgreich zu bewältigen – und wiegen sich so in trügerischer Sicherheit, meint Dr. Frank Lüschow. Er hält das alleinige Vertrauen auf diese Hilfsmittel für gefährlich, da sich mit ihnen ein Projekt in seiner Komplexität nicht vollständig erfassen lässt, und zeigt, worauf erfahrene Projektleiter in der Praxis achten.
von Dieter Schiecke
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Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.
von Markus Hahner
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Microsoft Word bietet ab Version 2007 deutlich komfortablere Formular-Funktionen als in den Vorversionen. Wie Sie damit in der Praxis arbeiten, zeigte der erste Teil dieses Beitrags. In diesem abschließenden zweiten Teil stellen Markus Hahner und Dieter Schiecke fortgeschrittene Techniken für das Arbeiten mit Formularen vor. Sie erfahren, wie Sie für gut erkennbare Hinweistexte sorgen, wie Sie Formulare automatisieren können und auf welche Weise Sie Formulartext und Inhaltssteuerelemente vor dem Überschreiben und Löschen schützen.
von Markus Schmidt
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Bezieht eine Firma neue Räume, soll der Umzug möglichst reibungslos und ohne Unterbrechung des laufenden Geschäftsbetriebs erfolgen. Dabei sorgt oft der Transfer der IT-Infrastruktur für Kopfschmerzen bei den Verantwortlichen. Denn mit dem Ausfall des Telefon- oder Rechnernetzes würde der gesamte Betrieb zum Erliegen kommen. Damit so etwas nicht passiert, haben Markus Schmidt und Dominik Dopheide eine speziell auf den Umzug der IT-Infrastruktur abgestimmte Checkliste entwickelt, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Die Liste hilft dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und beim Umzug nichts Wichtiges zu vergessen.
von Fabian Werren
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5 Kommentare
Der Projekt-Steckbrief ist ein hilfreiches Instrument für das Management kleiner Projekte und Arbeitspakete. Projektleiter bzw. Arbeitspaketverantwortliche behalten damit einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Maßnahmen. Fabian Werren und Peter Corbat beschreiben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man in der Praxis mit ihm arbeitet. Als Arbeitshilfe stellen sie eine Vorlage des Steckbriefs zur Verfügung, die man für die eigene Projektarbeit verwenden kann.
von Achim Engels
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Eigentlich ideal: ein Projekt, das sich nicht nur selbst finanziert, sondern auch die Linienorganisation optimiert und die Kosten senkt. Dennoch regen sich gegen Projekte zur Kosteneinsparung oft Widerstände in der Belegschaft, weil die Mitarbeiter sich kontrolliert und überprüft fühlen. Achim Engels stellt in seinem Beitrag ein von ihm entwickeltes Phasenmodell vor, mit dem es möglich ist, ein effizientes und professionelles Kostenmanagement in mittelständischen Unternehmen umzusetzen und Vorbehalte gegen das Projekt auszuräumen.
von Ignatz Schels
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Ohne Formulare geht nichts im Projekt: Checklisten, Fragebögen, Besprechungsprotokolle und Statusberichte gehören zur Projektdokumentation wie Meilensteine und Strukturpläne. Da das Erstellen von Formularen nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer PM-Software gehört, weichen viele Anwender auf alternative Programme, wie z.B. Microsoft Excel aus, das über alle benötigten Werkzeuge verfügt. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie die Formularwerkzeuge in Microsoft Excel funktionieren und wie man sie benutzen kann, um komfortable Projektformulare zu erstellen. Alle Beispiele können Sie als Datei gemeinsam mit dem Artikel herunterladen.
von Tanja Kuhn
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Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen.
von Jutta Voss
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Arbeiten Sie mit Checklisten, um sich wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern? Falls Sie gut damit zurechtkommen, wunderbar. Jeder hat seine eigene Arbeitsmethode und es gilt die Devise: Hauptsache, es funktioniert. Vielleicht sind aber auch für Sie Mind Maps eine Alternative. Jutta Voss zeigt in ihrem Artikel, wie Sie Mind Maps als Vorlage nutzen können und sich damit die Planung von Aufgaben wie Geschäftsreisen erleichtern.
von Cornelia Niklas
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Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.
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