Büroorganisation

Projektmanagement ist in erster Linie eine organisatorische Dienstleistung. Dies wird besonders deutlich, wenn man sich die zentrale Funktion des Projektsekretariats vor Augen führt. Es muss sich dabei gar nicht um einen ganzen Raum handeln, auch ein Aktenordner, die Dateiablage auf dem zentralen Projektverzeichnis oder ein umfangreiches Projektmanagement-Tool mit Dokumenten-, Termin- und Aufwandsverwaltung kann ein "Projektsekretariat" darstellen.

Die Organisation dieses realen oder virtuellen Projektsekretariats ist ein "heimlicher" Erfolgsfaktor für das Projekt. Können die relevanten Unterlagen sofort gefunden werden? Läuft die Korrespondenz ohne Verzögerung? Ist die Dokumentation stets auf dem neuesten Stand?

Eine schlechte oder nur "normal" funktionierende Büroorganisation ist Sand im Projektgetriebe. Umgekehrt kann die alltägliche Büroorganisation von den besonderen Anforderungen des Projektbetriebes lernen.

Auch wenn Themen wie "Ablage" oder "Besprechungsvorbereitung" langweilig und trocken erscheinen, sind sie für den erfolgreichen Projektablauf dennoch unentbehrlich. So wie ein Chirurg ja auch nicht erst während der Operation anfangen kann, die richtigen Herzklappen zu suchen, so müssen auch den Projektbeteiligten die aktuellen Daten jederzeit zur Verfügung stehen.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Karl-Heinz Lauble
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Schmales Budget, wenig Zeit – aber Sie möchten ein optimales Büro für Ihr Projektteam einrichten? Karl-Heinz Lauble stellt die Nutzwertanalyse für Büroarbeitsplätze vor. Mit dieser Methode ermitteln Sie, welche Faktoren Ihrem Team am wichtigsten sind – damit Sie Ihre finanziellen Mittel gezielt einsetzen können und sich Ihr Projektteam im "war room" wohl fühlt.
von Christine Walker
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Mit einer gut ausgebildeten Projektassistenz können Projektleiter viel Zeit sparen. Das bestätigt eine Befragung des Münchner Dienstleisters PLU aus dem Jahr 2013. Demnach sind durchschnittlich 20% Zeitgewinn im Projektmanagement möglich, wenn Projektleiter geeignete Aufgaben an ihre Assistenten delegieren. Doch über welche Kompetenzen sollte eine gut ausgebildete Assistenz verfügen, um diese Vorteile zu nutzen? Und wie lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Assistent optimal gestalten? Christine Walker stellt die Ergebnisse der Befragung vor.
von Dieter Schiecke
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5 Kommentare
Die tägliche E-Mail-Flut überfordert nicht nur unseren Posteingang, sondern häufig auch uns selbst. In Outlook gibt es dabei ein paar einfache Tricks, mit denen Sie Ihr Postfach aufräumen und Ihre E-Mails verwalten können. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie beim Abarbeiten und Ablegen Ihrer Mails Zeit sparen können und wie sich der Aufwand zum Wiederfinden von E-Mails deutlich verringern lässt.
von Dieter Schiecke
6 Bewertungen
3.5
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Für einen Statusbericht oder andere Auswertungen müssen alle vorgelegten Kennzahlen stimmen, denn ein einziger nicht korrekter Wert verfälscht bereits das Ergebnis. Doch wie können Sie sicherstellen, dass die Daten auch wirklich fehlerlos sind? In Microsoft Excel ist es möglich, mittels einer Datenüberprüfung Eingabefehler zu verhindern und die Datenerfassung so sicher und einfach wie möglich zu gestalten. Dieter Schiecke stellt Ihnen anhand von drei Beispielen das Prinzip der Datenüberprüfung vor und zeigt, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen.
von Oliver Geisselhart
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Kennen Sie das auch? Ihnen wird jemand vorgestellt, doch schon kurze Zeit später haben Sie den Namen wieder vergessen. Sehnlichst wünschen Sie sich ein besseres Gedächtnis, da Sie als Projektleiter mit häufig wechselnden Ansprechpartnern zu tun haben. Mit der richtigen Technik ist es allerdings gar nicht schwer, sich selbst ungewohnte Namen dauerhaft zu merken. Wichtig ist nur, dass Sie dazu ein passendes "Kopfkino" mit einprägsamen Bildern entwickeln. Wie das geht, zeigt der Gedächtnistrainer Oliver Geisselhart in diesem Tipp.
von Oliver Geisselhart
5 Bewertungen
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In Projekten gibt es immer wieder Situationen, in denen man sich ohne Hilfsmittel etwas merken will. Als Projektleiter würden Sie z.B. gerne Präsentationen frei halten, können aber die Abfolge der einzelnen Punkte nicht im Kopf behalten. Oder Sie wollen endlich die Telefonnummer des PMO-Mitarbeiters immer parat haben anstatt jedes Mal in Ihren Kontaktdaten nachzuschauen. Der Gedächtnistrainer Oliver Geisselhart stellt in diesem Tipp eine Technik vor, mit der Sie sich nicht nur Informationen leicht merken, sondern auch in der richtigen Reihenfolge behalten können.
von Dieter Schiecke
5 Bewertungen
2.4
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Kein Projektantrag ohne Kostenkalkulation, kein Statusbericht ohne Soll-Ist-Vergleich. Um Daten in ein Textdokument zu integrieren, fügt man diese einfach als Tabelle ein. Microsoft Word bietet dafür im Zusammenspiel mit Excel drei verschiedene Wege an. Dieter Schiecke erklärt, wie sich diese unterscheiden und welche Variante sich für welchen Zweck am besten eignet.
von Marko Zotschew
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Das Surfen im Internet gehört mittlerweile für viele zu den normalsten Tätigkeiten des Arbeitsalltags. Die gängigen Webbrowser zeichnen sich durch eine einfache Bedienbarkeit aus und sollen dem Benutzer das Surfen mit einer Vielfalt an Funktionen so bequem wie möglich machen. Dennoch gibt es einige nützliche Funktionen, die viele Anwender nicht kennen und die das Surfen im Internet erleichtern können. Marko Zotschew stellt einige dieser Tricks für den Browser Mozilla Firefox vor, die sich zum Teil auch auf den Internet Explorer von Microsoft anwenden lassen.
von Marko Zotschew
13 Bewertungen
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Der bekannte und häufig verwendete Webbrowser Mozilla Firefox wird vor allem wegen des großen Angebots an Erweiterungsmöglichkeiten (Add-ons) von den Anwendern geschätzt. Marko Zotschew stellt Ihnen drei nützliche und praxiserprobte Add-ons vor, welche die Organisation bei der täglichen Arbeit im Internet erleichtern und die Sicherheit beim Surfen erhöhen.
von Jessika Herrmann
15 Bewertungen
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2 Kommentare
Buchstabiert man Namen, Adressen oder Produktbezeichnungen am Telefon, entstehen leicht Missverständnisse. Dann klingt ein S wie ein F oder umgehrt. Um solche Fehler zu vermeiden, verwenden viele das so genannte Buchstabier-Alphabet: A wie Anton, B wie Berta usw. Nur wenige kennen es allerdings komplett auswendig. Damit Sie das Buchstabier-Alphabet immer zur Hand haben, listet Jessika Herrmann in ihrem Tipp die Buchstabiertafeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz auf, außerdem den Buchstabier-Code für den internationalen Geschäftsverkehr.
von Nicolai Rathmann
82 Bewertungen
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E-Mails sind mittlerweile das wichtigste Kommunikationsmedium im geschäftlichen Alltag und auch aus dem Projektalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails. Nicolai Rathmann hat Empfehlungen zusammengestellt, wie Sie die tägliche E-Mail-Flut beherrschen und dafür sorgen, dass die eigenen Mails ihren beabsichtigten Zweck erreichen.
von Frank Gürgens
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Jedes Unternehmen muss möglichst effizient arbeiten, um Rentabilitätsprobleme zu vermeiden und dauerhaft am Markt bestehen zu können. In projektgetriebenen Dienstleistungs-Unternehmen, die ihren gesamten Umsatz durch den Einsatz von Arbeitskraft erwirtschaften, ist es von besonderer Bedeutung, dass die Arbeitskraft effizient genutzt wird. Frank Gürgens beschreibt, mit welchen kurzfristig umsetzbaren Maßnahmen man in projektorientierten Dienstleistungs-Unternehmen die Effizienz steigern kann.
von Tanja Kuhn
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Farbige Markierungen fallen ins Auge und erleichtern die Orientierung – das gilt auch für Termine im Kalender. In Microsoft Outlook ab Version 2002 können Sie Ihren Terminen Farben zuweisen, um bestimmte Terminarten ("privat", "geschäftlich", "Projekt A", "Projekt B", etc. ) im Kalender besser unterscheiden zu können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgegebenen Erklärungstext zu jeder Farbe individuell anzupassen sowie die Zuweisung zu automatisieren. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in ihrem Tipp, wie es geht.
von Tanja Kuhn
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Häufig existieren in einer Firma Adresslisten von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontaktpersonen, die in Microsoft Excel erfasst und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Doch was können Sie mit diesen Daten anfangen, wenn Sie für gewöhnlich Ihre Adressen in Microsoft Outlook verwalten? Tanja Kuhn und Kathrin Rykart zeigen in diesem Tipp, wie Sie vorgehen müssen, um Adressen aus einer Microsoft Excel-Datei in Ihren Microsoft Outlook-Kontaktordner zu importieren und wie Sie Kontakte auch wieder in einer Microsoft Excel-Datei aufbereiten können.
von Tanja Kuhn
2 Bewertungen
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Sie sollen für ein Projekt ein umfangreiches Dokument erstellen, das einem vorhandenen sehr ähnlich ist? Was liegt näher, als das vorhandene Dokument zu kopieren, überholte Inhalte zu löschen und die Daten des neuen Projekts einzutragen? Eine oft praktizierte aber gefährliche Methode, denn derart "runderneuerte" Dokumente verraten oft mehr über ihren ursprünglichen Inhalt, als dem Autor lieb ist. Die bessere und sichere Lösung ist es, mit Dokumentvorlagen zu arbeiten. Am Beispiel eines Pflichtenhefts zeigen Tanja Kuhn und Kathrin Rykart, auf was Sie achten müssen, um Ihre maßgeschneiderte Vorlage zu erstellen und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um ein optimales Ergebnis zu erhalten.
von Dieter Schiecke
3 Bewertungen
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Projektbeteiligte tauschen Informationen und Daten heute zum großen Teil über E-Mails aus. Für einen gewissen Zeitraum nimmt dabei der Nachrichtenverkehr mit bestimmten Personen sprunghaft zu. Daher bietet es sich an, nach Rationalisierungspotenzialen zu suchen, um solche Routinearbeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen.
von Tanja Kuhn
1 Bewertung
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Egal, ob es sich um eine einfache Checkliste, eine Reisekostenabrechnung oder einen Statusbericht handelt – Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Tanja Kuhn führt Sie in diesem Beitrag Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Projektauftrag-Formulars in Microsoft Word. Sie erfahren außerdem, wie sich bestimmte Funktionen durch einfache VBA-Routinen vereinfachen und automatisieren lassen.
von Gisela Müller
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26 Milliarden E-Mails schwirren zur Zeit täglich durch das Internet. 5,61 Milliarden davon sind von den Empfängern weder angefordert noch erwünscht (Quelle: heise online, http://www.heise.de/). Vor allem Anbieter von Erotik-Diensten verschicken im Namen von Susi, Natascha und anderen weiblichen Absendern Unmengen anonymisierter Massenmails. Die Tricks, mit denen die Empfänger dazu gebracht werden sollen, eine Mail auch zu öffnen, ändern sich ständig. Im Betreff steht dann z.B. ein vertrauliches "hi" oder "unser letztes Telefongespräch".
von Olaf Clausen
2 Bewertungen
3.5
1 Kommentar
Kleine Projekte werden häufig von Einzelunternehmen oder kleineren Firmen durchgeführt. Ein Büro als Kommunikationszentrale und ein Sekretariat für die Unterstützung bei der Projektarbeit sind nicht vorhanden. Das Projektteam setzt sich aus eigenen und externen Mitarbeitern zusammen, die oft räumlich voneinander getrennt arbeiten. Diese verteilte Struktur darf die Projektdurchführung jedoch nicht behindern. Olaf Clausen stellt Ihnen Ideen und Konzepte für eine erfolgreiche Durchführung von kleinen Projekten verteilt über mehrere Orte vor.
von Cornelia Niklas
9 Bewertungen
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Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.
von Olaf Clausen
2 Bewertungen
2.5
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Sie arbeiten an verschiedenen Projekten mit und sind im Mailverteiler der einzelnen Projektgruppen? Dann kennen Sie das Problem, dass beim täglichen Mailaufkommen der Posteingangskorb schnell unübersichtlich wird. Folgender Tipp hilft Ihnen, Ordnung in Ihrem Posteingang zu schaffen.
von Olaf Clausen
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Obwohl heute Digitalisierung und Computerisierung unseren Arbeitsalltag weitgehend bestimmen, scheint sich die Idealvorstellung vom papierlosen Büro nicht durchgesetzt zu haben. Im Laufe eines Projekts häufen sich auf unseren "virtuellen" und "realen" Schreibtischen Unmengen an Dokumenten und Informationen und versperren oft den Blick auf das Wesentliche. Wie Sie Ordnung in Ihre Unterlagen und Transparenz in die Projektdokumentation bringen erfahren Sie im Artikel von Olaf Clausen.
von Jutta Voss
3 Bewertungen
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In manchen Büros herrscht das blanke Chaos: Viele Menschen häufen stapelweise Unterlagen auf ihrem Schreibtisch an. Zusätzlich finden sich Nachschlagewerke, Aktenordner, Taschenrechner, Stifte, Kaffeetassen usw. Die Unordnung beschränkt sich nicht nur auf den Schreibtisch. In Regalen stapeln sich weitere Unterlagen und Bücher bedrohlich. Ablageordner gibt es zwar, aber leider findet sich nie die Zeit, die Ablage zu erledigen. In ihrem Artikel gibt Jutta Voss Tipps, wie Ihr Schreibtisch aufgeräumt bleibt, wie Sie Ihre Korrespondenz effektiv erledigen und wie Sie die Papierflut bewältigen.
von Helga Schubert
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Die Zeit, die ein Projektleiter darauf verwendet, um die Bezüge zwischen Gesamtauftrag, Gruppenzielen und Anwendungsprogrammen sauber zu definieren, zu vermitteln und auf den konkreten Bedarf einzustellen, ist eine Investition, die nicht nur die Motivation des Teams steigert, sondern alle Arbeitsprozesse beschleunigt, transparenter macht und von unnötigem Ballast befreit. All diese Notwendigkeiten müssen auf den konkreten Bedarf und die beteiligten Menschen hin eingestellt, "getuned" werden.
von Karsten Büttner
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Fehlende E-Mail-Regularien tragen hauptsächlich die Schuld, warum viele Unternehmen schon in der Vorverkaufsphase im Internet potenzielle Kunden verlieren.
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