Besprechung

Eine Besprechung (synonym: Meeting, Sitzung) ist ein formelles Treffen von mindestens zwei Projektbeteiligten zum Zweck des Informationsaustauschs und ggf. der Beschlussfassung.

Formelle Elemente einer Besprechung

Nicht jedes Gespräch zwischen Projektbeteiligten ist eine Besprechung. Eine Besprechung muss folgende formellen Elemente aufweisen:

  • Einladung: Rechtzeitig versendete Mitteilung über Termin, Ort bzw. Medium und Teilnehmer sowie mit der (vorläufigen) Tagesordnung
  • Tagesordnung: Liste der zu besprechenden Punkte
  • Besprechungsorganisation: Gesprächsleitung und Protokollant
  • Ergebnisprotokoll: Nach den Tagesordnungspunkten geordnete Dokumentation der Besprechungsergebnisse

Besprechungsformen

Mit Hilfe der elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten ist es nicht mehr erforderlich, dass die Teilnehmer einer Besprechung persönlich an einem Ort zusammenkommen. Neben dem persönlichen Treffen sind somit auch Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Chats mögliche Rahmen für die Durchführung einer Besprechung. Ebenso sind Mischformen möglich, bei denen z.B. einige Teilnehmer persönlich anwesend sind und weitere Teilnehmer über elektronische Medien mitwirken. Charakteristikum einer Besprechung ist jedoch nach wie vor die gleichzeitige Beteiligung aller Teilnehmer. Zeitversetzter Informationsaustausch wird nicht als "Besprechung" bezeichnet.

Besprechungsarten in Projekten

In Projekten gibt es eine Reihe von mehr oder weniger standardisierten Besprechungsarten. Zu ihnen zählen:

Jour Fixe

Der ↑Jour Fixe ist eine regelmäßige Besprechung, z.B. wöchentlich, die dazu dient alle Teilnehmer auf denselben Informationsstand zu bringen und die projektbezogenen Tätigkeiten zu koordinieren.

Daily Scrum, Sprint Review, Sprint-Retrospektive

Im Managementsystem für Software-Entwicklung ↑Scrum gibt es eine Reihe von streng formalisierten Besprechungen. Beim Daily Scrum informieren sich die Entwickler über den aktuellen Stand und koordinieren die anstehenden Arbeiten. Beim Sprint Review prüft das Scrum Team die Ergebnisse des letzten Sprints und aktualisiert ggf. das Product Backlog. Die Sprint Retrospektive dient zur Überprüfung und Verbesserung der Arbeitsweise.

Übergabe eines Arbeitspakets

Bei der Delegation eines Arbeitspakets stimmen sich Projektleiter und Teamleiter über die durchzuführenden Aufgaben und zu liefernden Ergebnisse ab.

Kick-Off-Veranstaltung

Die ↑Kick-Off-Veranstaltung (auch: Kick-Off-Meeting, Kick-Off) dient der Information der Projektbeteiligten über Projektziel.

Sitzungen des Lenkungsausschusses

Der wichtigste Zweck von Sitzungen des Lenkungsausschusses ist das Treffen von Entscheidungen, insbesondere über den Fortgang oder Abbruch des Projekts bei Meilensteinen, Quality Gates oder Phasenübergängen.

Sitzungen des Änderungsausschusses

Wenn in einem Projekt ein Änderungsausschuss etabliert ist, dienen dessen Sitzungen dazu, über Änderungsanträge zu entscheiden.

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Mit Umstandskrämern zu arbeiten ist schwierig. Sie kommen vom Hundertsten ins Tausendste und ziehen Besprechungen unendlich in die Länge. Das ist überaus hinderlich, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss oder das Projekt vorankommen soll. Lassen Sie sich von der konfusen Gesprächsweise eines Umstandskrämers jedoch nicht beeindrucken, sondern übernehmen Sie die Gesprächsführung und sorgen Sie für Struktur. Gitte Härter zeigt Ihnen, wie das geht.
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Immer wieder fallen einem Dinge auf, die man gerne verbessern würde. Sei es, dass man sich effizientere Meetings wünscht, eine übersichtlichere Datenablage oder eine verlässlichere E-Mail-Kommunikation im Team. Solche Ziele sind oft nicht leicht zu erreichen: Man muss sich disziplinieren und alte Gewohnheiten mühsam ablegen – von den Gewohnheiten der anderen ganz zu schweigen. Da ist man oft nahe dran, das Handtuch zu werfen und alles beim Alten zu lassen. Jessika Herrmann erläutert in ihrem Tipp, mit welchen Unterstützungsmaßnahmen Sie Ihre Vorsätze erfolgreich umsetzen können.
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Wenn Teammitglieder bei der Übergabe eines Arbeitspakets nicht alle ihre Fragen dazu stellen oder Auftraggeber ihre Wünsche an das Projektergebnis nicht vollständig darlegen, entgehen dem Projektmanager wichtige Informationen. Für ihn ist es also wichtig, dass alle Projektbeteiligten in Gesprächen möglichst offen mit ihm kommunizieren. Nur wie stellt er das an? Die 3-Sekunden-Regel hilft. Dr. Michael Franz stellt die Regel vor und zeigt, wie man sie einsetzt.
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Kein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Die Besprechungsinhalte werden protokolliert und an die Teilnehmer versandt. Doch bei der Vielzahl an Besprechungen können sich schnell zahlreiche Dokumente anhäufen. Wie kann man hier die Übersicht behalten? Dr. Thomas Mathoi stellt Ihnen dazu eine besonders effiziente Methode vor: Das Endlosprotokoll. Von der ersten bis zur letzten Projektbesprechung werden alle Besprechungspunkte in einer einzigen Excel-Liste erfasst. Filter ermöglichen es dem Projektleiter, u.a. schnell eine Übersicht über sämtliche Aufgaben, Termine oder Zuständigkeiten zu bekommen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
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Beim Feedback erfahren Mitarbeiter, wie der Vorgesetzte ihre Leistung einschätzt. In guten Feedback-Gesprächen ist es möglich, Verbesserungen zu erarbeiten und die Teamzusammenarbeit zu steuern. Dieser Nutzen lässt sich allerdings nicht realisieren, wenn der Mitarbeiter das Feedback als unfair erlebt. Bringt der Vorgesetzte dem Mitarbeiter z.B. keine Wertschätzung entgegen oder verurteilt er bestimmte Handlungen, ohne die Hintergründe zu kennen, wird der Mitarbeiter die Kritik nicht annehmen. Dr. Jennifer L. Sparr und Prof. Dr. Sabine Sonnentag beschreiben vier Aspekte des fairen Feedbacks und zeigen, wie Geber und Empfänger zu einem positiven Feedback-Klima beitragen können.
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Damit Besprechungen handfeste Resultate haben, muss man festhalten, welche Aufgaben anstehen und wer diese Aufgaben bis wann erledigen soll. Das mag banal erscheinen, in der Praxis gibt es jedoch viele Treffen, an deren Ende niemand weiß, wer was zu tun hat. Nicolai Andler beschreibt, wie man Aufgaben als "Next Steps" aussagekräftig und ergebnisorientiert formuliert, um zügig zu Ergebnissen zu kommen. Außerdem zeigt er, wie "Next Steps" verwendet werden können, um nach einer Beschlussfassung Bedenken und Einwände von Besprechungsteilnehmern auszuräumen.
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In der Anfangsphase eines Projekts wird in den Meetings oft endlos diskutiert, ohne dass man zu einem Ergebnis kommt. Das kann dazu führen, dass die Mitarbeiter auch bezüglich der Arbeit am Projektprodukt eine lässige Einstellung entwickeln. Sie nehmen es auch hier nicht so wichtig, zügig zu Ergebnissen zu kommen. Am Ende gerät das Projekt in Zeitnot. Hedwig Kellner beschreibt, wie Sie mit einem straffen Moderationsstil im Meeting von Beginn an eine effiziente Arbeitsweise Ihres Teams fördern können.
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Teambesprechungen sind dann am produktivsten, wenn die Teilnehmer sich aktiv in die Diskussion einbringen, Argumente austauschen und so ein klares Bild des Sachverhalts erarbeiten. Oft verhalten sich Mitarbeiter in Besprechungen aber sehr zurückhaltend. Dr. Tomas Bohinc zeigt in seinem Tipp, wie Sie als Projektleiter dafür sorgen können, dass die Teilnehmer aktiv in die Besprechung eingebunden werden und so gemeinsam zu einem tragfähigen Ergebnis finden.
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Projektleiter führen täglich Verhandlungen – sei es mit Sponsoren, Lieferanten oder Managern. Fast jedes Gespräch im Alltag eines Projektmanagers hat die Umsetzung der eigenen Interessen und die Einigung zwischen den Geschäftspartnern zum Ziel. Dafür bedarf es einer professionellen Gesprächsführung – schließlich kann der Erfolg des gesamten Projekts davon abhängen. Stéphane Etrillard erläutert in seinem Beitrag, wie Sie sich richtig auf Verhandlungsgespräche vorbereiten und effizient und souverän eine für Sie günstige Einigung erreichen können.
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Werden Einladungen per Mail verschickt, ist die Antwort-Disziplin der Mitarbeiter oft nicht besonders gut. Anwender von Lotus Notes R5 haben jedoch eine einfache Möglichkeit, diese zu verbessern: den Antwort-Agenten. Er sorgt für mehr Komfort bei der Rückmeldung und ermöglicht dem Empfänger, eine automatisch generierte Antwort-Mail mit nur einem Klick zu versenden. Regina Wolf erklärt in ihrem Tipp, wie Sie den Antwort-Agenten einrichten und verwenden.
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Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement mit dem Ziel, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. Zu diesem Zweck werden oft Gemeinschaften (Communities) gebildet, in denen sich interessierte Mitarbeiter freiwillig an einem Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema beteiligen. Gisela Punzet leitete für einen global tätigen Konzern das virtuelle Kernteam einer solchen Community. In ihrem Erfahrungsbericht erläutert sie die Besonderheiten des Projekts und beschreibt, welche speziellen Schwierigkeiten sich durch die virtuelle Teamaufstellung ergaben und wie sie diese bewältigte.
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Pannen sind immer unangenehm, das gilt besonders bei Kundenterminen, Präsentationen und Verkaufsgesprächen. Bei diesen Gelegenheiten können schon kleine Ausrutscher beim Kunden den Eindruck von Unprofessionalität hinterlassen und letztendlich einen wirtschaftlich weit reichenden Effekt haben. In diesem Artikel über Stolperfallen im Projektmanagement widmet sich Frank Gürgens dem Thema Kundenmeetings und Präsentationen und listet Fettnäpfchen auf, die schon so manchem Projektverantwortlichen zum Verhängnis geworden sind.
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Meetings sind für den Informationsaustausch während eines Projekts unentbehrlich; werden sie aber falsch eingesetzt, verbrauchen sie unnötig Zeit und Ressourcen. Im schlechtesten Fall wirken sie sogar kontraproduktiv. Frank Gürgens stellt ein paar einfache Grundregeln vor, wie man Meetings effizient einsetzt und gestaltet.
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Studien zeigen immer wieder, dass komplexe Projekte häufig ihre Ziele nicht erreichen, ja sogar vielfach abgebrochen werden. Welche Versäumnisse liegen vor? Gibt es allgemein gültige Regeln bei der Durchführung eines Projekts? Oder ist es die Persönlichkeit des Projektleiters, die über Erfolg oder Misserfolg entscheidet? Helmut Krüger hatte die Gelegenheit, an einem komplexen IT-Projekt teilzunehmen, bei dem mehrere unterschiedliche SAP-Systeme erfolgreich zusammengeführt wurden. Warum es dort funktionierte und die Erwartungen vom Projektergebnis sogar noch übertroffen werden konnten, legt der Autor durch eine klare Analyse der Erfolgsfaktoren dar.
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Im Kick-off-Meeting werden die Weichen für das Projekt gestellt. Informationsflüsse, Spielregeln, Befugnisse und vieles mehr legt der Projektleiter gemeinsam mit den Teammitgliedern und anderen Projektbeteiligten bei diesem Arbeitstreffen fest. Renate Raschke befasst sich in ihrem Beitrag mit der Frage, wann es für einen Projektleiter sinnvoll ist, für diese Besprechung auf einen externen Moderator zurückzugreifen. Sie liefert Argumente für den Einsatz eines externen Moderators und zeigt auf, was Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten.
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In Besprechungen und Workshops ist das Flipchart als Arbeitsmittel bereits weit verbreitet. Doch nicht nur bei Veranstaltungen im Kreise von Projektteams sind die großflächigen Notizblöcke effektiv zu nutzen: Das Flipchart kann Ihnen gute Dienste leisten, wenn Sie alleine an kniffligen Problemen oder schwierigen Aufgaben arbeiten.
von Cornelia Niklas
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Egal ob es sich um Berichte, Besprechungsprotokolle, Telefonnotizen oder sonstige Notizen handelt: Projektdokumentation ist notwendig und wichtig. Sie dient der Informationsweiterleitung und hat die Aufgabe, den jeweiligen Sachverhalt knapp und treffend zu beschreiben – getreu dem Grundsatz "In der Kürze liegt die Würze".
von Cornelia Niklas
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Eine angenehme Arbeitsumgebung ist die beste Grundlage für Moderator und Teilnehmer, um ein gutes Besprechungsergebnis zu erzielen. Sie motiviert und unterstützt Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder unbewusst bei ihrer Arbeit.Gerade bei langen, harten Arbeitssitzungen ist das Umfeld wichtig und sollte optimal gestaltet sein.
von Dieter Schiecke
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Vermutlich kennen Sie solche Präsentationen: In kurzer Zeit werden Ihnen eine Unmenge an Folien vorgesetzt; am Ende wissen Sie nicht, was der Vortragenden eigentlich sagen wollte. In diesem Beitrag zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft PowerPoint eine Projektpräsentation erstellen, die nicht nur gut ankommt, sondern auch in Erinnerung bleibt: Wie Sie das richtige Folienlayout zum Inhalt wählen, worauf Sie bei der Auswahl von Bildern achten müssen und wie Sie Ihrer Präsentation durch gezielte Animationseffekte eine Dramaturgie verleihen. Damit Sie alles leicht nachvollziehen können, gibt es die Beispielpräsentation zum Herunterladen.
von Gisela Müller
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Gestalten Sie Ihre Vorträge spannend und regen Sie Ihr Publikum zum Zuhören an! Wie Ihnen das gelingt, dazu gibt Ihnen Gisela Müller hier ein paar nützliche Anregungen. Bereiten Sie Ihren Vortrag so vor, als würden Sie Gäste zum Essen einladen. Welche Gäste werden erscheinen (Ihre Zielgruppe) und was wollen Sie ihnen anbieten? Nachdem Sie die Fragen beantwortet haben, muss der Tisch gedeckt werden. Legen Sie Ihre Präsentationsmaterialien zurecht (Folien, Präsentationsdatei, Handouts etc.) und stellen Sie das Menü zusammen!
von Cornelia Niklas
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Auch in turbulenten Projektphasen lässt sich der Überblick bewahren und das notwendige Mindestmaß an Organisation aufrecht erhalten. Dazu muss man nur ein paar einfache Regeln befolgen. Cornelia Niklas hat für Sie einige praxiserprobte Ansätze zusammengestellt, die ohne großen Aufwand Wirkung zeigen. Finden Sie heraus, welche Methoden für Sie am besten geeignet sind und erleichtern Sie sich so die tägliche Projektarbeit.
von Gisela Müller
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"Pünktlichkeit gehört nicht zu meinen Stärken", war die saloppe Äußerung eines Meeting-Teilnehmers, als er zwanzig Minuten nach der angesetzten Zeit mit fliegenden Unterlagen das Besprechungszimmer betrat. Aber er war nicht der einzige, der zu spät gekommen war, nur der letzte. Pünktlich zu sein gilt als uncool, wer auf sich warten lässt, signalisiert: Ich habe viel zu tun und daher bin ich wichtig; so wichtig, dass ich andere sitzen lassen kann.
von Anja Kantowsky
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Besonders IT-Infrastrukturprojekte bringen Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen an einen Tisch. Die verschiedenen Sichtweisen der Projektbeteiligten und das noch nicht etablierte Vertrauen untereinander führt häufig zu einer schwammigen Projektbeschreibung, die eine konkrete Umsetzung erschwert.
von Jutta Voss
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Ein Meeting findet statt: Jeder weiß genau, worüber gerade gesprochen wird und welche Punkte noch offen sind. Kreative Ideen sprudeln. Keiner wird durch Bemerkungen gebremst. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Beiträgen sind deutlich. Wiederholungen sind selten, da sie sofort auf bereits besprochene Punkte zurückgeführt werden. In einem Viertel der sonst üblichen Zeit werden Ergebnisse erarbeitet und Aufgaben verteilt. Das Protokoll können die Teilnehmer sofort mitnehmen. Das gibt es nicht, sagen Sie? Angelika Bodein zeigt, wie Sie das mit Mind Mapping schaffen.
von Jutta Voss
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Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein: Das Ziel einer Besprechung ist nicht klar definiert oder nicht jedem Teilnehmer bekannt. Es gibt keine Tagesordnung, so dass niemand vorbereitet ist. ...
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