Selbstmanagement

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die persönlichen und beruflichen Abläufe und die eigene Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehört, Aufgaben effektiver zu erledigen und Probleme mit Hilfe von passenden Methoden zu lösen.

Selbstmanagement

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, die persönlichen und beruflichen Abläufe und die eigene Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehört, Aufgaben effektiver zu erledigen und Probleme mit Hilfe von passenden Methoden zu lösen.

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Für das Selbstmanagement werden Techniken aus dem Management, der Psychologie und der persönlichen Führung angewendet, um die eigene Motivation zu erhöhen, eigene Ziele zu klären und diese besser zu erreichen. Selbstmanagement geht über das ZeitmanagementZeitmanagementDas Ziel des Zeitmanagements ist, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst optimal zu nutzen, um die eigene Produktivität zu steigern und eine Balance zwischen Arbeit und Erholung zu erreichen. Dafür eigenen sich Techniken, mit denen die Tätigkeiten erfasst, priorisiert, geplant und abgearbeitet werden. hinaus. Dies wird damit begründet, dass man Zeit nicht managen kann, sondern nur sich selbst. Mit dem Selbstmanagement wird das Ziel verfolgt, die Selbstwirksamkeit und Umsetzungskompetenz zu erhöhen.

Nutzen des Selbstmanagements

Das Konzept des Selbstmanagements beruht auf der kybernetischen Systemtheorie, die das Verhalten als ein sich selbst regulierendes und lernendes System erklärt. Auf dieser Grundlage können Unternehmen Führungs- und Fachkräften sowie autonomen Arbeitsgruppen die Verantwortung für ihr Handeln übertragen, da sie die Fähigkeit haben, dieses in eigener Verantwortung zu steuern.

Die Methoden und Techniken des Selbstmanagements helfen dabei, das für Ihre Situation passende Verhalten auszuwählen. Damit können Sie:

  • sich selbst sinnvolle, für Sie passende Ziele setzen
  • eine Strategie für deren Umsetzung erarbeiten
  • diese Strategie konsequent umsetzen
  • sich selbst besser durch einen Überblick über die Aufgaben organisieren
  • sich durch das Setzen von Prioritäten auf die wichtigen Dinge konzentrieren und den Erfolg der Umsetzung durch geeignete Fortschrittskontrollen überwachen
  • Möglichkeiten finden, den ganzen Tag über motiviert zu sein
  • für eine ausgeglichene Balance zwischen Arbeit und Erholung sorgen
  • Stress reduzieren

Damit wird ein Regelkreis beschrieben, der es Ihnen erlaubt, sich ständig an neue Gegebenheiten anzupassen.

Die 5 Generationen des Selbstmanagements

Nach Stephen Covey (Covey, 2014), einem der Pioniere des Selbstmanagements, lassen sich vier Generationen des Selbstmanagements unterscheiden, die inzwischen durch eine fünfte Generation ergänzt werden (Bild 1).

Die Generationen des Selbstmanagements nach Steven Covey
Bild 1: Die Generationen des Selbstmanagements nach Steven Covey

1. Generation Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement steht die persönliche Arbeitsorganisation im Vordergrund. Mit den Techniken des Zeitmanagements werden die persönlichen Arbeitsabläufe organisiert, um die eigene Produktivität zu steigern.

2. Generation Blick für das Wesentliche: Aufbauend auf dem Zeitmanagement liegt der Schwerpunkt der zweiten Generation des Selbstmanagements auf der Vorbereitung von Aufgaben, Meetings und Projekten. Dabei werden vor allem durch Techniken für das Setzen von Prioritäten die erfolgversprechendsten Alternativen herausgearbeitet.

3. Generation Persönliche Verantwortung: Dabei wird persönliche Verantwortung für die Planung und Gestaltung der Aktivitäten übernommen und in Übereinstimmung mit den eigenen Werten und Zielen gebracht.

4. Generation Verbesserung der Lebensqualität: Der Fokus liegt hier auf der Gestaltung der Arbeits- und Lebenssituation, die im Einklang mit den persönlichen Werten steht. Es geht darum, den tieferen Sinn im eigenen Handeln zu erkennen und eine inspirierende Perspektive für die eigene Zukunft zu entwickeln. Dazu gehören, die eigene physische Leistungsfähigkeit sicher zu stellen, eine befriedigende Beziehung zu anderen aufzubauen, die Lernfähigkeit zu steigern und die eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

5. Generation Umsetzungskompetenz: Diese wird auch als "Volition" bezeichnet. Hier steht die Fähigkeit im Vordergrund, gegebenenfalls widerstrebende Motive, Zielkonflikte oder Unlustgefühle zu überwinden. Dazu gehören z.B. Techniken, um die Gedanken auf das Wesentliche zu fokussieren, Stimmungen und Gefühle zu beeinflussen, Impulse zu kontrollieren sowie Strategien zur Selbstmotivation.

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Weiteres Konzept von Stephen Covey: Der Circle of Influence

Die 5 zentralen Selbstmanagement-Kompetenzen

Zu den wichtigsten Kompetenzen (Bild 2) für ein gutes Selbstmanagement zählen z.B. die Fähigkeiten, sich selbst zu motivieren, um Aufgaben auszuführen bis sie abgeschlossen sind, eigene Ziele zu setzen, auf die man sein Handeln bewusst ausrichtet, Planungskompetenz, Organisationsvermögen und die Fähigkeit zu lernen. Letztere hilft dabei, Themen eigenständig aufzunehmen und sie zu verarbeiten, sowie aus eigenen Fehlern zu lernen.

Kompetenzen für erfolgreiches Selbstmanagement
Bild 2: Die 5 zentralen Kompetenzen für erfolgreiches Selbstmanagement

 

Probleme beim Selbstmanagement

Wenn Ihnen Selbstmanagement nicht gelingt, kann es dafür verschiedene Gründe geben:

  • Sie möchten oder können keine Zeit in die Planung und Kontrolle von Aufgaben investieren.
  • Sie sehen alle Aufgaben als gleich wichtig an. Dadurch fällt es Ihnen schwerer, Dinge zu erledigen, was zu Problemen und Stress führt.
  • Sie nehmen sich zu viel vor und überlasten sich selbst. Dadurch erledigen Sie Aufgaben langsamer und fühlen sich schließlich erschöpft und gestresst.
  • Sie können nicht Nein-Sagen. D.h. Sie nehmen Aufgaben an, die Sie eigentlich nicht mehr schaffen.
  • Es gibt keine Ordnung in den zu erledigenden Aufgaben. Sie arbeiten Aufgaben nicht nach Prioritäten und sinnvollen Abläufen ab.
  • Sie arbeiten nicht konzentriert an Aufgaben, sondern lassen sich durch E-Mails, Nachrichten auf dem Handy oder Kollegen ablenken.
  • Sie schieben unangenehme Aufgaben auf, und erledigen diese dann unter Druck oder zu spät.

10 Tipps für gelingendes Selbstmanagement

In der Literatur gibt es eine Vielzahl an Ideen, wie Sie Selbstmanagement erfolgreich im Arbeitsalltag umsetzen können. Hier sind die 10 wichtigsten Tipps:

  1. Werden Sie sich des Sinns ihrer Arbeit bewusst! Motivation entsteht dadurch, dass die Menschen einen Sinn in dem sehen, was sie tun. Deshalb sollten Sie sich immer wieder bewusst machen, welchen Sinn Ihre Tätigkeit hat, oder warum Sie ihren Beruf ausüben (siehe auch "Ikigai – mit 4 Fragen zum Lebenssinn").
  2. Notieren Sie Ihre Ideen und Aufgaben! Dadurch werden diese in Ihrem Gedächtnis sozusagen "in ein Regal" gelegt und sind später wieder abrufbar. Auf diese Weise können Sie sich wieder auf Ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren (siehe auch "Genial einfach: Selbstorganisation mit dem Bullet Journal").
  3. Überlegen Sie erst und handeln Sie dann! Dies verhindert, dass Sie sich in eine Aufgabe verrennen, die Sie auf eine andere Art und Weise einfacher und schneller erledigen können.
  4. Nutzen Sie Ihre Prime-Zeit für wichtige Arbeiten! Damit bezeichnet man die Zeit, zu der man am leistungsfähigsten ist. Erledigen Sie in dieser Phase die wichtigsten Aufgaben oder solche, die hohe Konzentration erfordern (siehe auch "Regelmäßig Spitzenleistungen abrufen, ohne auszubrennen").
  5. Machen Sie Pausen! Es ist nicht möglich, den ganzen Tag über die gleiche Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Pausen sind wichtig, um Energie aufzutanken. Nutzen Sie etwas längere Auszeiten auch einmal für ein Powernapping. Dies ist ein kurzer, 20-minütiger Schlaf ohne Tiefschlafphase. Auf diese Weise vermeiden Sie Müdigkeit und sammeln wieder Energie für die nächste Arbeitsphase.
  6. Vermeiden Sie Multitasking! Das Hin- und Herspringen zwischen zwei oder sogar mehr Aufgaben erhöht den Stress und führt zu mehr Fehlern (siehe auch "Schädliches Multitasking vermeiden. So steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit" und "Finger weg vom Multitasking!").
  7. Brechen Sie Routinen auf! Diese führen dazu, dass Arbeiten eintönig werden. Veränderungen von Routinen machen Aufgaben wieder interessant und steigern die Motivation
    (siehe auch "Mit 3 Methoden aus dem Improtheater im Projektalltag punkten" und "Bessere Ideen mit Liberating Structures").
  8. Machen Sie sich Ihre Erfolge bewusst! Erfolge motivieren. Deshalb sollte Sie sich immer wieder bewusst machen, was Ihre Erfolge waren und diese auch feiern, damit sie in Erinnerung bleiben.
  9. Leben Sie gesund: Dazu gehören eine gesunde Ernährung und regelmäßige Bewegung (siehe auch "Gesund in der digitalen Arbeitswelt" und "Mit 'Tiny Habits' zu mehr Energie im Homeoffice").
  10. Vermeiden Sie Stress. Stress ist in der Regel die Folge einer Überforderung und kann zu gesundheitlichen Schäden führen, wenn er über längere Zeit anhält
    (siehe auch "Resilienz-Test: Wie gut geht es mir beruflich und privat?").

10 Regeln für gutes Selbstmanagement

Für ein erfolgreiches Selbstmanagement können eine Vielzahl von Regeln, Methoden, Techniken und Tools genutzt werden. Nützliche Methoden zur ersten Generation des Selbstmanagements, dem Zeitmanagement, finden Sie hier.

Hier sind ergänzend dazu Regeln für ein gutes Selbstmanagement – probieren Sie doch einfach einmal einige davon aus:

2-Minuten-Regel: Die 2-Minuten-Regel wurde von David Allen, dem Autor des Buches "Getting Things Done" (Allen, 2007) aufgestellt. Sie lautet: Alles, was Sie innerhalb von zwei Minuten oder weniger schaffen können, sollten Sie sofort erledigen (siehe auch "'Getting Things Done' im Projektmanagement").

72-Stunden-Regel: Diese Regel besagt, dass alles, was man sich vornimmt, innerhalb von 72 Stunden (drei Tagen) erledigt sein muss, damit es umgesetzt wird. Danach sinkt die Wahrscheinlichkeit stark, dass man das Vorhaben noch angeht.

5-Minuten-Schritt: Wenn Sie eine Idee haben, sollten Sie sich fünf Minuten Zeit nehmen, um diese Vorstellung zu konkretisieren. Danach können Sie entscheiden ob es sich lohnt, diese Idee weiter zu verfolgen oder ob sie diese ad acta legen.

90-Minuten-Rhythmus: US-Forscher Nathaniel Kleitmann hat herausgefunden, dass das Gehirn unterschiedliche Leistungs- und Konzentrationsphasen durchläuft. Diese strukturieren den Tag in Phasen von 90 Minuten mit einem Tief und einem Hoch. Dies bedeutet, dass man alle 90 Minuten in der Tief-Phase eine Pause machen sollte.

18-Minuten-Regel: Diese Regel wurde von dem US-amerikanischen Autor Peter Bergmann aufgestellt. Sie besagt, dass man sich jeden Tag 5 Minuten Zeit für die Planung des Tages nehmen sollte, in jeder Stunde des Arbeitstages 1 Minute lang überprüfen soll, ob man noch auf dem richtigen Weg ist, und dass man am Ende des Tages eine 5-minütige Nachschau halten sollte.

Edwards Gesetz: Es wird nach dem US-amerikanischen Ingenieur Edward A. Murphy benannt. Dieses Gesetzt besagt, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Oder anders gesagt: Menschen strengen sich umso mehr an, je näher der Endtermin für die Erledigung einer Aufgabe rückt.

Parkinsons Gesetz: Dieses Gesetz wurde von C. Northcote Parkinson aufgestellt und besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht. Die Konsequenz daraus ist, dass man die Produktivität dadurch steigert, indem man sich enge Zeitvorgaben setzt (siehe auch "Effizient und selbstorganisiert entscheiden im Team").

Flow: Von Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi stammt der Begriff Flow für einen Zustand, bei dem man bei einer Tätigkeit Komplett Raum und Zeit vergisst und sich mit allen Sinnen auf die Aufgaben konzentriert (siehe auch "Auf dem Weg zum 'Flow'").

Salami-Taktik: Ist der Name für eine Vorgehensweise, bei der große Aufgaben in kleine Teilaufgaben zerlegt werden. So können diese besser erledigt werden.

ABC-Theorie: Diese Theorie wurde von Albert Elias aufgestellt und hilft, Auslöser für Stress zu erkennen. A steht dabei für Auslöser (Was löst Stress in mir aus?), B für Bewertung (Wie bewerte ich die Situation) und C für Konsequenzen (Welche Konsequenzen hat die Bewertung für meine Verhalten?).

10 tolle Methoden für Ihr Selbstmanagement

Methoden des Selbstmanagements nutzen häufig Techniken aus der Psychologie, der persönlichen Führung oder aus der Managementwissenschaft. Nachfolgend eine Auswahl: 

Aschenputtel-Methode: Der Wiener Psychologe und Psychotherapeut Mag. Saam Faradji hat diese Methode beschrieben. Mit ihr finden Sie heraus, welche Gewohnheiten hilfreich sind und welche nicht. Schreiben Sie jede Ihrer Gewohnheiten auf einen Zettel. Sortieren Sie dann jene Gewohnheiten aus, die Sie vermeiden möchten.

4-7-11-Methode: Diese Entspannungstechnik hilft, den Körper mit Sauerstoff zu versorgen. Dabei atmen Sie vier Sekunden tief ein, dann sieben Sekunden aus. Das wiederholen Sie insgesamt elf Mal.

Fokus und Pause: Mit dieser Methode  erhöhen Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihre Arbeitszeit so aufsplitten, dass sie der Aufmerksamkeitspanne von Erwachsenen von ca. einer halben Stunde entspricht und danach eine kurze Pause einlegen (ca. fünf Minuten). Dank Pausen können Sie Ihr Leistungsniveau über den gesamten Tag relativ stabil halten (siehe auch die Methodenbeschreibung Fokus und Pause).

Energie-Anspannungs-Matrix: Diese Matrix definiert vier Zustände unter den Dimensionen "Anspannung – Entspannung" und "hohe Energie – niedrige Energie". Sie gibt eine Orientierung, in welchem Zustand welche Arbeiten erledigt werden sollten. Beispielsweise sollten wichtige Aufgaben im Zustand "entspannt" und "hohe Energie" durchgeführt werden (siehe auch "Mit 'Tiny Habits' zu mehr Energie im Homeoffice").

Passion-Skill-Matrix: Die Passion-Skill-Matrix visualisiert in vier Feldern die täglich anfallenden Aufgaben entlang der Skalen "Fähigkeit" und "Interesse". Aus der Zuordnung zu den Quadranten folgen Handlungsempfehlungen für die Arbeitsorganisation und die berufliche Weiterentwicklung (siehe auch die Methodenbeschreibung "Passion-Skill-Matrix").

Finden Sie mit der Passion-Skill-Matrix heraus, für welche Aufgaben Sie brennen, welche Sie vermeiden sollten und an welchen Sie wachsen können! Entfalten Sie so Ihr eigenes Potenzial und erhalten Sie zugleich Ihre psychische Gesundheit!

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BIBER: Dies ist ein fünfstufiges Reiz-Reaktions-Schema, mit dem das eigene Verhalten analysiert und positiv beeinflusst werden kann (siehe auch die Methodenbeschreibung "BIBER – beobachten statt ärgern").

Fantasiereisen: Fantasiereisen sind gelenkte Tagträume, in denen Vorstellungen assoziiert werden, um neue Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen oder Stress abzubauen. (siehe auch die Methodenbeschreibung "Fantasiereise für Erwachsene").

KANALisieren: Mit dieser Methode können Sie sich in wenigen Sekunden wirksam und dauerhaft beruhigen, um anschließend den Konflikt souverän und gelassen bewältigen zu können. (siehe auch die Methodenbeschreibung "KANALisieren").

FORDEC: Dies ist ein sechsstufiges Handlungsschema, um schnelle, sachorientierte Entscheidungen in komplexen Umfeldern zu treffen (siehe auch die Methodenbeschreibung "FORDEC").

Konfliktanalyse – Konfliktursache: Methode zur Analyse von Konfliktursachen (siehe auch die Methodenbeschreibung "Konfliktanalyse – Konfliktursachen").

Gehen Sie Konflikten auf den Grund! Beruht der Konflikt auf widersprüchlichen Zielen, Rollen, Methoden, Glaubenssätzen, Ressourcenansprüchen, Bedürfnissen, Haltungen oder KommunikationKommunikationIm Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung.? Nur wenn Sie dies herausfinden, kann die Lösung gelingen!

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Weitere Selbstmanagement-Methoden finden Sie hier.

6 Selbstmanagement-Apps

Für einige Aspekte des Selbstmanagements gibt es Apps. Die hier dargestellten Apps geben einen Einblick, in welcher Weise Apps das Selbstmanagement unterstützen können.

ToDoist: Diese App ist einer der bekanntesten Apps für das Managen von Aufgabenlisten. Sie steht für Apple- und Android-Geräte zur Verfügung. Eine Grundversion zum Managen von fünf Projekten ist kostenlos.

OneNote: Dies ist eine App zur Entlastung des Gehirns. Mit ihr können Notizen gemacht, Inhalte von Meetings mitgeschrieben oder Ideen festgehalten werden. Die App ist im Rahmen eines "Microsoft 365"-Abos auch für Apple-Geräte verfügbar (siehe auch "OneNote Tipps und Tricks").

AppBlock: Diese App hilft, sich auf Aufgaben zu Fokussieren. Sie schaltet den Bildschirm dunkel und erinnert damit an Pausen.

Textexpander: Diese App für iOS erhöht die Produktivität. Mit ihr können Textbausteine erstellt werden, die sich dann in Texte oder E-Mails einbinden lassen.

Texpand: Diese App hat vergleichbare Funktionen wie Textexpander und ist für Android verfügbar.

Rescue Time: Diese App dokumentiert, für welche Aktivitäten Zeit aufgewendet wird. Sie hilft damit, ein ausgewogenes Verhältnis von Produktivität und Entspannung zu finden und wenig produktive Tätigkeiten zu identifizieren. Die App ist für MacOS und Windows verfügbar.

Ideenspeicher, Meeting-Organisation oder remote Zusammenarbeit – OneNote ist mehr als nur ein Notizbuch. Erfahren Sie in diesem Artikel, mit welchen Tipps und Tricks Sie Ihren Arbeitsalltag durch OneNote effizienter machen.

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Literatur

  • Allen, David: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. 19. Auflage. Piper Taschenbuch, München 2007
  • Covey, Stephen R.: Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg. 31. Auflage, GABAL, Offenbach 2014
  • Csíkszentmihályi, Mihály: Flow im Beruf. 2. Auflage. Klett-Cotta, Stuttgart 2004
  • Küstenmacher, Werner Tiki; Seiwert, Lothar: Simplify your Life: Einfacher und glücklicher leben, Knaur TB, München 2008

 

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