Risikobudget

Risikobudget ist im Projektmanagement ein Teil des Projektbudgets, der zur Finanzierung von Risikomaßnahmen verwendet wird.

Bei der ↑Risikoanalyse zu Projektbeginn werden die möglichen Risiken für das Projekt hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet und Maßnahmen zu ihrer Behandlung festgelegt. Bei einem Bauprojekt kann z.B. das Risiko des Wassereinbruchs in der Baugrube bestehen, wodurch zusätzliche Kosten anfallen können. In einem ↑Eventualplan sollten die dann erforderlichen Maßnahmen bereits vor Baubeginn definiert werden, um bei Risikoeintritt sofort reagieren zu können. Die für die Durchführung des Eventualplans erforderlichen Mittel sollten in einem eigens definierten und nicht für reguläre Projekttätigkeiten einsetzbarem Risikobudget vorgehalten werden.

Risikobudget bei PRINCE2®

Eine explizite Berücksichtigung des Risikomanagements in der Projektkalkulation findet sich ausschließlich bei ↑PRINCE2® in Form des (optionalen) Risikobudgets. Dieses wird zu Beginn des Projekts auf Basis der Risikoanalyse bestimmt. Das Risikobudget darf gemäß PRINCE2 nicht für die Risikoanalyse oder für die Entwicklung von Eventualplänen verwendet werden, sondern ausschließlich für die Durchführung der Maßnahmen zur Risikobehandlung.

PRINCE2® unterscheidet das Risikobudget streng vom ↑Änderungsbudget. Der Projektmanager darf das Risikobudget keinesfalls zur Finanzierung von Änderungen einsetzen. Hierfür steht ausschließlich das Änderungsbudget zur Verfügung.

Verantwortlich für die Verwaltung des Risikobudgets ist der Projektmanager. Eine Erhöhung oder Verringerung des Risikobudgets darf nur vom Lenkungsausschuss (innerhalb seiner Befugnisse) vorgenommen werden.

Contingency reserves beim PMBOK® Guide

Im Prozess "Plan Risk Responses" definiert der PMBOK® Guide 5th Edition als möglichen Output die Aktualisierung des "Cost Management Plan", in dem Finanzpuffer (contingeny reserves) und ihre Verwendung eingeplant werden. Ein explizites Risikobudget kennt der PMBOK® Guide aber nicht.

Risikobudget bei Finanzprojekten

Bei Finanzprojekten dient das Risikobudget zur Absicherung oder Begrenzung von Verlusten. Je nach Art der Investition kann es z.B. den Anteil des eingesetzten Finanzvolumens bedeuten, der maximal verloren gehen darf.

Erläuterungen und Kommentar

Das Konzept des Risikobudgets erfährt derzeit durch die Diskussion über Kostenexplosionen und Verzögerungen bei Großprojekten besondere Aufmerksamkeit. Oft wird es als Lösung dieser Probleme angesehen. Dabei muss man sich jedoch bewusst sein, dass der Zweck eines Risikobudgets nicht darin besteht, Planungsfehler oder fehlerhafte Aufwandsschätzungen abzufedern.

Zum einen bindet auch das Risikobudget Finanzmittel und zum anderen wird es benötigt für die Bewältigung identifizierter Risiken. Der Kostenplan eines Projekts muss deshalb vollständig vom Projektbudget abzüglich Risikobudget und Änderungsbudget gedeckt sein. Auch wenn das Projekt bereits sehr weit fortgeschritten ist und viele der befürchteten Risiken nicht mehr eintreten können, bedeutet dies nicht, dass das Risikobudget für andere Aufgaben, z.B. für die Finanzierung von Änderungen, eingesetzt werden darf. In der Regel wird der Lenkungsausschuss überschüssige Mittel aus dem Risikobudget für andere Projekte zur Verfügung stellen, bei denen das Risikobudget nicht ausgereicht hat.

Allerdings hat die Ausweisung eines Risikobudgets zur Folge, dass der Projektumfang meist verringert wird. Grund dafür ist, dass der Auftraggeber nicht unbegrenzte Mittel zur Verfügung hat, sondern nur eine bestimmte Maximalsumme für ein Vorhaben ausgeben will. Bei einer sorgfältigen Risikobetrachtung werden normalerweise stets Risiken identifiziert, deren Bewältigung zusätzliche Kosten verursacht. Das so ermittelte Risikobudget verringert dann die Finanzmittel, die für die Projektarbeiten bereitgestellt werden können. Der Vorteil davon ist, dass das Projekt auch bei einem eingetretenen Risiko nahtlos fortgeführt werden kann, da keine Nachforderung von Finanzmitteln notwendig ist.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin
von Klaus Grewe
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Klaus Grewe wurde international bekannt als Projektleiter für die Infrastrukturprojekte der Olympischen Spiele 2012 in London und deshalb vom Bundesverkehrsministerium in die "Reformkommission Bau von Großprojekten" berufen. Er analysiert knapp die Hintergründe dafür, warum die aktuell in der Kritik stehenden öffentlichen Großbauprojekte in derartige Schieflagen geraten konnten. Grewe plädiert dafür, bei Projekten dieser Art einen wesentlich höheren Aufwand in die Planungsphasen zu investieren, um dann mit geringem Risiko und hoher Termintreue den eigentlichen Bau durchführen zu können. Seinen Vorschlag an die Reformkommission für einen risikominimierten Planungsprozess für Großbauprojekte unter Berücksichtigung der HOAI stellt er exklusiv für die Leser des Projekt Magazins vor.
von Cornelia Niklas
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Auch kleinere Projekte benötigen eine Kostenplanung. Diese muss nicht aufwändig sein – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Eine solche Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte haben wir im Artikel "Projektkalkulation leicht gemacht mit professioneller Excel-Vorlage" vorgestellt. Cornelia Niklas zeigt in diesem Beitrag, wie Sie damit in der Praxis arbeiten und in fünf Schritten von der Zusammenstellung der Rohdaten bis zum fertigen Kostenplan gelangen. Dabei berücksichtigt sie u.a. auch die Themen Schätzungen, Risikobudget und Was-wäre-wenn-Szenarien.
von Ignatz Schels
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Zu den wichtigen Aufgaben zu Projektbeginn gehört die Kostenkalkulation. Bei kleinen und mittleren Projekten erfordert diese keine spezielle Software – eine einzige, übersichtlich nach Arbeitspaketen gegliederte Tabelle, z.B. in Microsoft Excel, reicht dafür aus. Der Projektleiter kann daraus alle anderen benötigten Sichtweisen für die Projektkalkulation erstellen, z.B. eine Zusammenstellung nach Kostenarten oder nach dem zeitlichen Verlauf der Projektkosten im Kostengang. Ignatz Schels beschreibt, wie Sie in Excel diese Aufgaben mit Hilfe von PivotTables und Charts lösen können und stellt eine vollständige Vorlage für die Kalkulation kleiner und mittlerer Projekte zur Verfügung.
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