Die Zeiterfassung liefert Daten für:

• die Bestimmung des tatsächlichen Arbeitsaufwands für die geplanten Vorgänge
• den Aufwandsnachweis gegenüber dem Auftraggeber
• die realistische Aufwandsschätzung bei der Planung neuer Projekte

Die projektbezogene Aufwandszeiterfassung kann in Konflikt zur unternehmensbezogenen Arbeitszeiterfassung stehen. Während die projektbezogenen Daten lediglich Bedeutung für die Beurteilung des Projektfortschrittes und der Bestimmung des Arbeitsaufwandes haben, hat die unternehmensbezogene Arbeitszeiterfassung arbeitsrechtliche Verbindlichkeit. Mit ihr werden z.B. die Anwesenheit am Arbeitsplatz und Überstunden erfasst.

In der Praxis gibt es die beiden Ansätze der Vertrauensarbeitszeit und der elektronischen Arbeitszeiterfassung.

Falls im Unternehmen Vertrauensarbeitszeit vereinbart ist, bestehen zwar keine Konflikte hinsichtlich einer doppelten Zeiterfassung allerdings muss den Projektmitarbeitern erst erklärt werden, warum sie eigens für das Projekt Stunden aufschreiben sollen. Hier bestehen in der Regel Bedenken, dass unter dem Deckmantel des Projekts das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit umgangen werden soll.

Bei einer bestehenden unternehmensbezogenen Arbeitszeiterfassung gibt es diese Bedenken nicht, wohl aber wird der Mehraufwand für eine doppelte Erfassung der Arbeitszeit abgelehnt. Viele Software-Produkte für Projektmanagement versuchen daher, entweder die Arbeitsaufwände aus kostenträgerfähigen Zeiterfassungssystemen übernehmen zu können, oder gleich die Zeiterfassung für das Unternehmen selbst mit zu erledigen. Beides scheitert in der Regel daran, dass die projektbezogene Arbeitszeiterfassung in der Kostenträgerstruktur (d.h. nach Arbeitspaketen), die unternehmensbezogene Zeiterfassung aber nach Kostenstellen (d.h. nach Unternehmensorganisation) erfolgen muss. Konsequenz daraus ist die Abbildung der Matrixorganisation in der Projektmanagement-Software, so dass eine Schnittstelle zwischen Kostenträgern des Projekts und Kostenstellen des Unternehmens entsteht.