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Aufwandserfassung

Basis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen:

Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter
Verbrauchsmittel
Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen
Sachgemeinkosten
Personalgemeinkosten
Honorare und andere Zahlungen an Dritte
Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.)

Der Projektmanager steht dabei in der Regel vor vier zentralen Problemen:

Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein (möglichst tagesaktuell)
Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden
Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden
Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen.

Wesentlich ist hierfür die projektbezogene Arbeitszeiterfassung der Projektmitarbeiter. Dies kann über Stundenzettel erfolgen, immer mehr werden aber hierfür rechnergestützte Prozesse eingesetzt. Unter Umständen genügt bereits diese Zeiterfassung, wenn alle anderen Aufwände entweder pauschaliert oder proportional zur Arbeitszeit angesetzt werden können.

Für alle anderen Kosten muss der Projektmanager eine mitlaufende Kalkulation durchführen, in der er die bereits buchhalterisch erfassten Kosten, das Obligo und die weiteren geplanten Kosten erfasst. Mit diesen Daten kann er dann einen Vergleich der Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Kostenplan durchführen.

Relevante Beiträge im Projekt Magazin

Manipulation bei der Aufwandserfassung

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Datenquellen für das Controlling identifizieren

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Zeiten in Microsoft Excel runden

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Sicher kennen Sie das von Ihrem Mobilfunkanbieter: Es gibt Tarife, die immer automatisch auf 1 Minute aufrunden, auch wenn Sie nur 30 Sekunden telefoniert haben. Auch andere Branchen rechnen in Zeitintervallen ab: z.B. Kfz-Mechaniker oder Servicetechniker, die jede angefangene halbe oder viertel Stunde in Rechnung stellen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, welche Funktionen Microsoft Excel für das Runden bietet und was Sie beachten müssen, wenn Sie diese Funktionen für die Zeitrechnung verwenden wollen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel - Teil 3: Tabellen zusammenfassen und auswerten

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Mit Microsoft Excel können Sie Projektarbeitszeiten bequem erfassen und auswerten. In den ersten beiden Teilen dieser Artikelserie zeigte Ignatz Schels, wie Sie komfortable Stundenblätter mit Feiertags- und Kalenderwochenberechnung für Ihre Mitarbeiter erzeugen. In diesem dritten und letzten Teil erfahren Sie, wie Sie die Daten der Stundenblätter in einer zentralen Tabelle zusammenfassen und auswerten. Die fertige Lösung können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel - Teil 2: Stundentabellen für Projektmitarbeiter automatisch erzeugen

von Ignatz Schels

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Microsoft Excel-Tabellen ermöglichen es, persönliche Projektarbeitszeiten einfach zu erfassen und flexibel auszuwerten. Im zweiten Teil dieser Artikelfolge stellt Ignatz Schels eine Makrolösung vor, mit der sich individuelle Monatstabellen für Mitarbeiter automatisch und zeitsparend erzeugen lassen. Das Makro berücksichtigt dabei, welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter im ausgewählten Monat zugeordnet ist. Die einsatzbereite Microsoft Excelmappe können Sie mit dem Artikel herunterladen.

Zeiterfassung mit Microsoft Excel - Teil 1: So gestalten Sie Ihren Stundenzettel komfortabel

von Ignatz Schels

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Viele Projektmitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten in Microsoft Excel-Tabellen, da diese eine flexible Auswertung der persönlichen Projektarbeitszeiten ermöglichen. Ignatz Schels stellt in diesem mehrteiligen Beitrag eine praktische Microsoft Excel-Lösung vor, mit der sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen und auswerten lassen. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie eine komfortable Monatstabelle aufbauen, mit der Mitarbeiter ihre Ist-Zeiten erfassen. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Pragmatisches Projektcontrolling für KMU - Teil 2: Ein maßgeschneidertes Konzept entwickeln

von Cornelia Niklas

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Ein Controlling-Konzept darf weder starres Korsett noch übertriebener Formalismus sein, wenn es im Unternehmen akzeptiert werden soll. Damit Projektcontrolling gelebt wird und die angestrebte Transparenz bewirkt, kommt es vor allem auf eine klare Linie mit leicht verständlichen Anforderungen an. Wie Sie ein solches Konzept erstellen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zeigt Cornelia Niklas in diesem zweiten Teil der vierteiligen Artikelfolge. Als Grundlagen dienen das Ergebnis des Fragebogens aus dem ersten Teil und eine Microsoft Word-Vorlage, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Den Stand der Rückmeldungen komfortabel ermitteln

von Renke Holert

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Zu Beginn eines Projekts wird oft mit viel Mühe ein Microsoft Project Projektplan erstellt und danach nie wieder aktualisiert. Man vergibt so in vielen Fällen das Potenzial, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Damit der Projektplan auf dem aktuellen Stand bleibt, müssen Rückmeldungen jedoch durchgängig erfasst werden. Erforderlich ist dazu ein Werkzeug, mit dem fehlende Rückmeldungen von Mitarbeitern identifizieren werden können. Renke Holert zeigt in diesem Beitrag, wie das mit Project Web Access und den zugehörigen Zuordnungs- und OLAP-Ansichten komfortabel möglich ist.

Profitipps zur Datums- und Zeitberechnung in Excel

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Wer in Microsoft Excel die Dauer- und den Endtermin von Arbeitspaketen errechnen oder Meilensteine und Aufgaben im Überblick behalten möchte, kommt um das Thema Datums- und Zeitberechnung nicht herum. Das Prinzip dahinter ist zwar einfach, die Tücke steckt jedoch oft im Detail. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie Datums- und Zeitberechnung in Microsoft Excel funktionieren, welche Berechnungsfunktionen wichtig sind und wo die Stolpersteine liegen. Die Beispiele können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Microsoft Excel: Datenaustausch mit externen Mitarbeitern

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Häufig sind an Projekten nicht nur interne, sondern auch externe Mitarbeiter beteiligt. Der Daten- und Informationsaustausch mit diesen Mitarbeitern stellt jedoch oft ein Problem dar. Einerseits müssen die externen Mitarbeiter alle benötigten Daten erhalten, andererseits müssen deren Daten wieder in die eigenen Daten integriert werden. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart beschreiben in diesem Tipp, wie Sie einen solchen Datenaustausch in Microsoft Excel ab Version 2000 bewerkstelligen und Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenführen können.

Projekte überwachen mit Rückmeldeprozessen

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In ihrem ersten Artikel über den Microsoft Project Server 2003 erläuterten Johann Strasser und Ralph Götze, wie Ressourcen im Enterprise Ressourcepool von Microsoft Project Server 2003 angelegt und verwaltet werden. In ihrem zweiten Artikel erklären sie, wie der Projektleiter mithilfe des Microsoft Project Servers sein Projekt überwachen kann. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Möglichkeiten und Grenzen der Rückmeldeprozesse gelegt.

Professionelle Aufwandschätzung - Teil 2: Schätzrisiken mittelfristig reduzieren

von Dr. Achim Kindler

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Mit einer zunehmenden Verschärfung des Wettbewerbs nimmt auch die Bedeutung einer professionellen Aufwandschätzung zu, da die geringen finanziellen Spielräume es nicht mehr erlauben, Schätzprobleme einfach durch Risikozuschläge bei der Kalkulation auszugleichen. Im zweiten und letzten Teil dieser Artikelfolge erläutert Dr. Achim Kindler vier zusätzliche Maßnahmen, um die Schätzergebnisse mittelfristig weiter zu verbessern. Darüber hinaus zeigt er, mit welcher Kritik Sie rechnen müssen, wenn Sie die beschriebenen Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen, und wie Sie darauf reagieren können.

Verpflegungskosten für Auslandsreisen abrechnen

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Seit 1996 können bei beruflichen Reisen nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich angesetzt werden. Stattdessen gibt es nur mehr Verpflegungspauschalen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, was Sie bei der korrekten Abrechnung der Pauschbeträge beachten müssen.

Projektcontrolling: Kosten, Termine und Leistung pragmatisch überwachen

von Dr. Martin Kärner

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Wer explodierende Kosten, überzogene Termine oder schlechte Produktqualität vermeiden will, kommt an einer wirksamen Controllingstruktur nicht vorbei. Nur so können Auftraggeber und Projektleitung den Projektverlauf im Griff behalten. Eine solche Struktur lässt sich auch in kleinen Projekten mit wenig Aufwand einrichten. Dr. Martin Kärner beschreibt in seinem Beitrag, was ein wirksames Controlling bringt und wie es aufgebaut werden kann.

Plan und Realität effizient vergleichen: Projektcontrolling mit Earned Value Management

von Dr. Georg Angermeier

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Wo steht das Projekt? Passt der Projektfortschritt zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem Projektteam diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value Management, der Projektsteuerung nach Fertigstellungswert, ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.

Microsoft Excel: Projektformulare mit Datenarchivierung

von Tanja Kuhn

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Microsoft Excel bietet gute Möglichkeiten, um Daten mit Hilfe von Formularen einheitlich zu erfassen. Oft müssen diese Daten allerdings später umständlich manuell gesammelt und zusammengefasst werden, um sie auswerten zu können. Das Problem lässt sich elegant lösen, indem man die dezentral erfassten Daten automatisch in einer zentralen Datenbank, z.B. in einer Microsoft Excel-Tabelle speichert. Wie das geht, zeigt Tanja Kuhn in diesem Beitrag. Am Beispiel einer monatlichen Projektzeiten-Abrechnung für Mitarbeiter erfahren Sie, wie Sie eine gute Vorlage in Microsoft Excel aufbauen und die erfassten Daten für spätere statistische Auswertungen in einer Datenbank sammeln können. Die Autorin führt Sie dabei Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess und macht Sie auf Fallen und Hindernisse aufmerksam.

Arbeitspakete: Stabiles Fundament eines Projekts

von Dr. Georg Angermeier

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Arbeitspakete sind die Grundbausteine eines Projekts. Nur wenn sie richtig definiert sind, steht das Projektgebäude stabil. Sie sind für die Arbeitsverteilung an die Mitarbeiter notwendig und ermöglichen effizientes Projekt-Controlling. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie Sie Arbeitspakete definieren und bei der Projektabwicklung für die Überwachung und vorausschauende Steuerung einsetzen können. Anhand eines Praxisbeispiels verdeutlicht er die entscheidende Rolle des Arbeitspakets im Projektkontext.

Kleine Projekte - Teil 2: Wichtige Daten effizient erheben

von Olaf Clausen

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Kleine Projekte stehen fast immer unter Zeitdruck. Darunter leidet oft die allgemeine Verwaltung – vor allem während der Durchführung des Projekts. Doch auch wenn wenig Zeit bleibt, können wir auf Verwaltung nicht verzichten, denn der Kunde erwartet auch bei einem kleineren Projektvolumen eine professionelle Begleitung. Olaf Clausen zeigt wie Sie während der Durchführung Ihrer Projekte effizient Daten erheben.

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