Aufwandserfassung

Basis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen:

• Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter
• Verbrauchsmittel
• Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen
• Sachgemeinkosten
• Personalgemeinkosten
• Honorare und andere Zahlungen an Dritte
• Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.)

Der Projektmanager steht dabei in der Regel vor vier zentralen Problemen:

1. Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein (möglichst tagesaktuell)
2. Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden
3. Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden
4. Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen.

Für alle anderen Kosten muss der Projektmanager eine mitlaufende Kalkulation durchführen, in der er die bereits buchhalterisch erfassten Kosten, das Obligo und die weiteren geplanten Kosten erfasst. Mit diesen Daten kann er dann einen Vergleich der Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Kostenplan durchführen.