Aufwandserfassung

Basis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen:

Aufwandserfassung

Basis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen:
  • Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter
  • Verbrauchsmittel
  • Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen
  • Sachgemeinkosten
  • Personalgemeinkosten
  • Honorare und andere Zahlungen an Dritte
  • Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.)

Der ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. steht dabei in der Regel vor vier zentralen Problemen:

  1. Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein (möglichst tagesaktuell)
  2. Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden
  3. Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden
  4. Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen.
Wesentlich ist hierfür die projektbezogene Arbeitszeiterfassung der Projektmitarbeiter. Dies kann über Stundenzettel erfolgen, immer mehr werden aber hierfür rechnergestützte Prozesse eingesetzt. Unter Umständen genügt bereits diese Zeiterfassung, wenn alle anderen Aufwände entweder pauschaliert oder proportional zur Arbeitszeit angesetzt werden können.

Für alle anderen Kosten muss der Projektmanager eine mitlaufende KalkulationMitlaufende KalkulationDie mitlaufende Kalkulation ist eine Controllingmethode, bei der in einer Kopie der Projektkalkulation die prognostizierten Kosten der einzelnen Positionen laufend aktualisiert werden. durchführen, in der er die bereits buchhalterisch erfassten Kosten, das ObligoObligoDer Begriff "Obligo" wird im Finanzwesen für die Zahlungsverpflichtungen eines Unternehmens verwendet. Obligo umfasst dabei nicht nur die buchhalterisch bereits erfassten Verbindlichkeiten (z.B. durch erhaltene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen), sondern auch alle künftigen Zahlungsverpflichtungen (z.B. aufgrund vertraglicher Vereinbarungen). und die weiteren geplanten Kosten erfasst. Mit diesen Daten kann er dann einen Vergleich der Ist-Kosten mit dem ursprünglichen KostenplanKostenplanKostenplan ist das Ergebnis der Projektkalkulation . Er gibt an, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt für welche Leistungen voraussichtlich anfallen. durchführen.

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