Aufwandserfassung

Basis jeglichen Projekt-Controllings ist die aktuelle Erfassung der projektrelevanten Aufwände. Zu diesen gehören im einzelnen:

  • Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter
  • Verbrauchsmittel
  • Abschreibung für Abnutzung (AfA) oder getätigte Investitionen
  • Sachgemeinkosten
  • Personalgemeinkosten
  • Honorare und andere Zahlungen an Dritte
  • Gebühren (Patente, Lizenzen, Anträge an Behörden, usw.)

Der Projektmanager steht dabei in der Regel vor vier zentralen Problemen:

  1. Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein (möglichst tagesaktuell)
  2. Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden
  3. Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden
  4. Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen.
Wesentlich ist hierfür die projektbezogene Arbeitszeiterfassung der Projektmitarbeiter. Dies kann über Stundenzettel erfolgen, immer mehr werden aber hierfür rechnergestützte Prozesse eingesetzt. Unter Umständen genügt bereits diese Zeiterfassung, wenn alle anderen Aufwände entweder pauschaliert oder proportional zur Arbeitszeit angesetzt werden können.

Für alle anderen Kosten muss der Projektmanager eine mitlaufende Kalkulation durchführen, in der er die bereits buchhalterisch erfassten Kosten, das Obligo und die weiteren geplanten Kosten erfasst. Mit diesen Daten kann er dann einen Vergleich der Ist-Kosten mit dem ursprünglichen Kostenplan durchführen.

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Zu Beginn eines Projekts wird oft mit viel Mühe ein Microsoft Project Projektplan erstellt und danach nie wieder aktualisiert. Man vergibt so in vielen Fällen das Potenzial, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Damit der Projektplan auf dem aktuellen Stand bleibt, müssen Rückmeldungen jedoch durchgängig erfasst werden. Erforderlich ist dazu ein Werkzeug, mit dem fehlende Rückmeldungen von Mitarbeitern identifizieren werden können. Renke Holert zeigt in diesem Beitrag, wie das mit Project Web Access und den zugehörigen Zuordnungs- und OLAP-Ansichten komfortabel möglich ist.
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Wer in Microsoft Excel die Dauer- und den Endtermin von Arbeitspaketen errechnen oder Meilensteine und Aufgaben im Überblick behalten möchte, kommt um das Thema Datums- und Zeitberechnung nicht herum. Das Prinzip dahinter ist zwar einfach, die Tücke steckt jedoch oft im Detail. Ignatz Schels erklärt in diesem Beitrag, wie Datums- und Zeitberechnung in Microsoft Excel funktionieren, welche Berechnungsfunktionen wichtig sind und wo die Stolpersteine liegen. Die Beispiele können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.
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Häufig sind an Projekten nicht nur interne, sondern auch externe Mitarbeiter beteiligt. Der Daten- und Informationsaustausch mit diesen Mitarbeitern stellt jedoch oft ein Problem dar. Einerseits müssen die externen Mitarbeiter alle benötigten Daten erhalten, andererseits müssen deren Daten wieder in die eigenen Daten integriert werden. Tanja Kuhn und Kathrin Rykart beschreiben in diesem Tipp, wie Sie einen solchen Datenaustausch in Microsoft Excel ab Version 2000 bewerkstelligen und Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenführen können.
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In ihrem ersten Artikel über den Microsoft Project Server 2003 erläuterten Johann Strasser und Ralph Götze, wie Ressourcen im Enterprise Ressourcepool von Microsoft Project Server 2003 angelegt und verwaltet werden. In ihrem zweiten Artikel erklären sie, wie der Projektleiter mithilfe des Microsoft Project Servers sein Projekt überwachen kann. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Möglichkeiten und Grenzen der Rückmeldeprozesse gelegt.
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Mit einer zunehmenden Verschärfung des Wettbewerbs nimmt auch die Bedeutung einer professionellen Aufwandschätzung zu, da die geringen finanziellen Spielräume es nicht mehr erlauben, Schätzprobleme einfach durch Risikozuschläge bei der Kalkulation auszugleichen. Im zweiten und letzten Teil dieser Artikelfolge erläutert Dr. Achim Kindler vier zusätzliche Maßnahmen, um die Schätzergebnisse mittelfristig weiter zu verbessern. Darüber hinaus zeigt er, mit welcher Kritik Sie rechnen müssen, wenn Sie die beschriebenen Maßnahmen im eigenen Unternehmen umsetzen, und wie Sie darauf reagieren können.
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Seit 1996 können bei beruflichen Reisen nicht mehr die tatsächlichen Verpflegungskosten steuerlich angesetzt werden. Stattdessen gibt es nur mehr Verpflegungspauschalen. Olaf Clausen beschreibt in seinem Tipp, was Sie bei der korrekten Abrechnung der Pauschbeträge beachten müssen.
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Wo steht das Projekt? Passt der Projektfortschritt zu den bisherigen Ausgaben und dem Zeitaufwand? Wenn der Kunde dem Projektteam diese Fragen stellt, bekommt er unterschiedliche Antworten – je nachdem, ob er mit dem Arbeitspaketverantwortlichen, dem Buchhalter oder dem Terminplaner spricht. Mittels Earned Value Management, der Projektsteuerung nach Fertigstellungswert, ist dagegen eine schnelle, einheitliche Positionsbestimmung möglich. Planung und Realität werden über einfache Messgrößen verglichen. Dr. Georg Angermeier erläutert in seinem Beitrag, wie diese Controlling-Methode funktioniert. Falls Sie die Methode gleich selber ausprobieren möchten, können Sie dazu die mitgelieferte Microsoft Excel-Vorlage verwenden.
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Kleine Projekte stehen fast immer unter Zeitdruck. Darunter leidet oft die allgemeine Verwaltung – vor allem während der Durchführung des Projekts. Doch auch wenn wenig Zeit bleibt, können wir auf Verwaltung nicht verzichten, denn der Kunde erwartet auch bei einem kleineren Projektvolumen eine professionelle Begleitung. Olaf Clausen zeigt wie Sie während der Durchführung Ihrer Projekte effizient Daten erheben.
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