Das Ziel von Projektcontrolling ist es, den tatsächlichen Projektablauf hinsichtlich Kosten, Terminen und Ergebnissen so gut wie möglich in Übereinstimmung mit dem geplanten Projektablauf zu halten. Projektcontrolling setzt Projektplanung voraus, da ohne Projektplan keine Bezugsgrößen zum Vergleich mit den Ist-Daten existieren.

Projektcontrolling umfasst grundsätzlich die beiden Bereiche Überwachung und Steuerung. Allerdings werden die drei Begriffe "Controlling", "Überwachung" und "Steuerung" häufig unscharf oder mehrdeutig eingesetzt. Beispielsweise wird "Controlling" oft nur in der Bedeutung "Überwachung" verwendet. Der in englischsprachigen Standards verwendete Begriff "Control" wiederum wird meist nur mit "Steuerung" übersetzt. Unterschiedliche Abgrenzung erfährt der Begriff des Projektcontrollings hinsichtlich der Aufwandserfassung und der Durchführung von Steuerungsmaßnahmen. Teils werden diese Bereiche noch dem Projektcontrolling zugeordnet, teils davon abgegrenzt.

Projektcontrolling gemäß DIN 69901:2009

• Vorgänge anstoßen
• Termine steuern (obligatorisch)
• Änderungen steuern (obligatorisch)
• Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation steuern
• Abnahme erteilen (obligatorisch)
• Kosten und Finanzmittel steuern
• Kick-off durchführen
• Projektteam bilden
• Projektteam entwickeln
• Qualität sichern
• Ressourcen steuern (obligatorisch)
• Risiken steuern (obligatorisch)
• Verträge mit Kunden und Lieferanten abwickeln
• Nachforderungen steuern
• Zielerreichung steuern (obligatorisch)

Projektcontrolling gemäß PMBOK Guide

Der PMBOK Guide 2008 verwendet statt "Controlling" den Begriff "Control". Dazu zählt er den Vergleich von erbrachter und geplanter Leistung, die Analyse von Abweichungen, die Beurteilung von Trends, die Bewertung von möglichen Alternativen und das Empfehlen von angemessenen Korrekturmaßnahmen. Das Prozessmodell des PMBOK Guide 2008 zählt in der Prozessgruppe "Monitoring and Controlling" die folgenden zehn Prozesse auf:

• Monitor and Control Project Work
• Perform Integrated Change Control
• Verify Scope
• Control Scope
• Control Schedule
• Control Costs
• Perform Quality Control
• Report Performance
• Monitor and Control Risks
• Administer Procurements

Projektcontrolling gemäß ICB 3.0 / PM3

Die ICB 3.0 beschreibt Projektcontrolling im Rahmen der technischen Kompetenz "Überwachung und Steuerung, Berichtswesen" (Control & Reports). Damit bezieht sie sowohl die Erfassung der Ist-Daten als auch die Durchführung der Korrekturmaßnahmen ins Projektcontrolling mit ein.

Das Handbuch PM3 gibt dem Kompetenzelement "Überwachung und Steuerung, Berichtswesen" explizit den Oberbegriff "Projektcontrolling" und klärt damit die Begrifflichkeit. Ergänzend zu den anderen Standards führt das PM3 das Konzept der Integration in das Projektcontrolling ein. Integration bedeutet in diesem Zusammenhang die umfassende Berücksichtigung aller Faktoren, die Einfluss auf die Erreichung der Projektziele und den Projekterfolg haben.

PM3 benennt und erläutert als mögliche Steuerungsmaßnahmen in Projekten:

• Veränderung der Ressourcen
• Reduzierung des Aufwands
• Erhöhung der Produktivität
• Veränderung des Leistungsumfangs
• Verbesserung der Prozessqualität

Projektcontrolling gemäß PRINCE2

PRINCE2 differenziert die Aufgabe des Projektcontrollings zusätzlich nach Managementebenen. Der Lenkungsausschuss trifft mit dem Prozess "Lenken eines Projekts" (Directing a Project) die richtungsgebenden Entscheidungen, z.B. Freigabe von Phasen- oder Ausnahmeplan. Der Projektleiter führt mit den Prozessen "Steuern einer Phase" (Controlling a Stage) und "Managen der Phasenübergänge" (Managing Stage Boundaries) auf operativer Ebene die Überwachung und Steuerung durch.

In der Komponente "Steuerungsmittel" (Controls) zählte PRINCE2:2005 als Zweck von Projektcontrolling auf:

• Ausrichtung des Projekts auf den Business Case
• Gewährleisten, dass das Projekt die benötigten Produkte mit den definierten Qualitätskriterien erstellt
• Einhaltung von Termin-, Ressourcen- und Kostenplänen

Der spezifische Ansatz für Controlling ist bei PRINCE2 das Zusammenspiel von Toleranzen und Management by Exception. Für die sechs Dimensionen der Projektsteuerung (Zeit, Kosten, Umfang, Risiken, Produktqualität, Nutzen) gibt eine Managementebene jeweils Toleranzen an die untergeordnete Managementebene an. Diese agiert solange autonom, wie sie die Aufgabe innerhalb dieser Toleranzen erfüllen kann. Sobald absehbar ist, dass eine Toleranz überschritten wird, muss ein sog. Ausnahmebericht an die nächst höhere Managementebene erstellt werden.

PRINCE2 stellt das Projektcontrolling in den Kontext der Führungsaufgaben innerhalb eines Projekts. Projektcontrolling soll gewährleisten, dass die jeweils nächst höhere Managementebene folgende Führungsaufgaben ausüben kann:

• Fortschritt überwachen
• Erbrachte Leistungen mit dem Plan vergleichen
• Pläne und Optionen hinsichtlich zukünftiger Situationen überprüfen
• Probleme erkennen und Risiken identifizieren
• Korrekturmaßnahmen einleiten
• Weitere Arbeiten genehmigen