Arbeitsgruppen effizient organisieren

Wenn sich Arbeitsgruppen selbst organisieren müssen z.B. in einem Workshop, kommt es häufig vor, dass die vorgegebene Zeit überzogen wird und die Präsentation der Ergebnisse unbefriedigend verläuft. Schlimmstenfalls arbeitet die Gruppe ineffizient, weil sich die Teilnehmer nicht richtig koordinieren. Dr. Georg Angermeier stellt eine sehr einfache Methode vor, wie sich Fachkräfte ohne Moderationskenntnisse in Arbeitsgruppen so organisieren können, dass Punktlandungen hinsichtlich Ergebnis und Zeit gelingen.

Häufig kommt es in Projekten vor, dass sich temporäre Arbeitsgruppen selbst organisieren müssen. Dies ist z.B. der Fall, wenn in einem Workshop Untergruppen zu verschiedenen Themen gebildet werden. Die Teilnehmer solcher Arbeitsgruppen sind Fachkräfte, die nur selten Moderationskenntnisse besitzen. Daraus resultieren typische Probleme: Die vorgegebene Zeit wird überzogen, die Präsentation der Ergebnisse ist unbefriedigend und im schlimmsten Fall ist die Gruppe ineffizient, da ihre Arbeit unkoordiniert verläuft.

Vereinbaren die Arbeitsgruppen hingegen zu Beginn der Gruppenarbeit die Rollen "Moderator", "Zeitnehmer", "Präsentator" und ggf. "Protokollant", lassen sich diese Probleme mildern und langfristig sogar vollständig vermeiden.

Ein Workshop bei der Gimmicks4U GmbH

Die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter der Gimmicks4U GmbH haben große Erwartungen an den Workshop zur Entwicklung neuer Produktideen. Der renommierte Hersteller von Giveaways möchte für die nächste Hannover Messe seinen Kunden kreative und attraktive Werbegeschenke anbieten. Alle sind mit vollem Engagement bei der Sache und aus dem Brainstorming kristallisieren sich fünf vielversprechende Ideen heraus. Um diese detaillierter auszuarbeiten, werden fünf Arbeitsgruppen mit jeweils sechs Personen gebildet. Diese haben eineinhalb Stunden Zeit und sollen dann im Plenum ihre Ergebnisse präsentieren.

Die Arbeitsgruppen legen los und sprühen nur so vor Kreativität. Die erste Arbeitsgruppe ist schon nach einer Stunde fertig und geht – es ist ja noch eine halbe Stunde Zeit – nach draußen, um frische Luft zu schnappen. Zwei Arbeitsgruppen kommen einigermaßen pünktlich zur vereinbarten Zeit ins Plenum. Die Spaziergänger kommen eine Viertelstunde später, da sie noch unbedingt das Frisbee-Spiel fertigspielen wollten. Nach weiteren zehn Minuten will der Workshop-Leiter die beiden anderen Gruppen holen. Die eine ist gerade dabei, einen Prototyp ihres Mini-Hubschraubers zu basteln und haben vor lauter Begeisterung die Zeit völlig vergessen. Die andere Arbeitsgruppe will nur noch schnell gemeinsam die Flip-Chart-Präsentation ihrer Arbeitsergebnisse erstellen.

Das Chaos nimmt seinen Lauf

Endlich, eine Stunde nach dem ursprünglich geplanten Termin sind alle Gruppen wieder zusammen und die Präsentation soll beginnen. Allerdings muss die erste Gruppe zuerst ausdiskutieren, wer präsentiert. Die zweite Gruppe beschließt, damit es schneller geht, das Ergebnis gemeinsam zu präsentieren und alle reden durcheinander. Als schließlich alle Gruppen durch sind, geht es bereits auf Mitternacht zu.

Am Ende war der Workshop zwar für alle ein spannendes Erlebnis, aber der chaotische Verlauf bremste die Energie der Teilnehmer doch erheblich aus. Anstatt mit einem vollständigen Konzept für die Weiterentwicklung des Produktportfolios endete der Workshop mit einer Sammlung unterschiedlich ausgearbeiteter Produktideen.

Effiziente Organisation der Arbeitsgruppen

Mit einer äußerst einfachen

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