Aufwand schätzen, aber richtig – die vier wichtigsten Schritte zur Vorbereitung

Welcher Aufwand ist notwendig, um ein vorgegebenes Projektziel zu erreichen? Um diese Frage zu beantworten, bieten sich verschiedene Schätzmethoden an, die in der Literatur umfassend beschrieben sind. In der Praxis führen diese Methoden jedoch nicht immer zu den gewünschten Ergebnissen, weil nicht ausreichend darauf geachtet wurde, eine solide Grundlage für deren Anwendung zu schaffen. Berta Schreckeneder weist in diesem Tipp auf die Probleme in der Praxis hin und zeigt, wie Sie in vier Schritten eine solide Basis für eine aussagekräftige Aufwandsschätzung schaffen.

Welcher Aufwand ist notwendig, um ein vorgegebenes Projektziel zu erreichen? Um diese Frage zu beantworten, bieten sich verschiedene Schätzmethoden an, die in der Literatur umfassend beschrieben sind. In der Praxis führen diese Methoden jedoch nicht immer zu den gewünschten Ergebnissen, weil nicht ausreichend darauf geachtet wurde, eine solide Grundlage für deren Anwendung zu schaffen. Dieser Tipp weist auf die Probleme in der Praxis hin und zeigt, wie Sie in vier Schritten eine solide Basis für eine aussagekräftige Aufwandsschätzung schaffen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Projektdefinition

Erstellen Sie als ersten Schritt die Projektdefinition. Erheben Sie dabei Anlass und die konkrete Problemstellung des Projekts, legen Sie Ziele und Nicht-Ziele, Projektstart und -ende sowie kritische Erfolgsfaktoren fest (Projektabgrenzung) und analysieren Sie den Kontext, in dem das Projekt steht (Kontextanalyse): Gibt es einen Zusammenhang zu anderen Projekten, sind Synergieeffekte möglich, welchen Beitrag leistet das Projekt zur Erreichung der Unternehmensziele, wer wirkt auf das Projekt ein, auf wen wirkt sich das Projekt aus (Stakeholderanalyse), welche Überlegungen gibt es für die Nachprojektphase. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, können Sie in einem späteren Schritt über den Umfang des Ressourceneinsatzes entscheiden.

Um ein möglichst umfangreiches Bild vom geplanten Vorhaben zu erhalten, muss die Projektdefinition im Team erstellt werden. Jeder einzelne Fachexperte bringt dabei zu Beginn seine persönliche Sichtweise ein. Dies erhöht zwar zunächst die Komplexität, ist aber wichtig, wenn man kein "management by surprise" betreiben will. Wenn man in den darauffolgenden Schritten gemeinsam die Ziele definiert und den PSP erstellt, reduziert sich die Komplexität wieder.

Gibt es bereits Erfahrungsdaten von vergleichbaren Projekten, sollten Sie die Qualität dieser Daten bzw. der Definition prüfen.

Schritt 2: Prüfen Sie die Qualität der festgelegten Projektziele

Achten Sie darauf, dass Ihre Projektziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert ( "SMART") sind. Aussagen wie " CRM einführen", "SAP-Rollout" oder "Prozesse im Bereich xy optimieren" bezeichnen ein Vorhaben und entsprechen keiner Darstellung der Projektziele. Erst wenn Sie genau wissen, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht haben wollen, können Sie einschätzen, wie viel Sie dafür investieren müssen.

Schritt 3: Erstellen Sie den Projektstrukturplan (PSP)

Der PSP dient wesentlich zur Reduktion der

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