Benennen Sie Projektdateien sinnvoll!

Aussagekräftige Dateinamen für Projektdokumente sind wichtig, da sie den Projektbeteiligten schnelle Orientierung geben, die Suche nach benötigten Informationen beschleunigen und die Bearbeitungsprozesse von Dokumenten unterstützen. Elisabeth Wagner zeigt in ihrem Tipp, wie Sie sinnvolle Dateinamen für Projektdokumente erstellen können und empfiehlt, für das gesamte Projektteam verbindliche Regeln zur Bildung von Dateinamen zu erstellen.

Benennen Sie Projektdateien sinnvoll!

Aussagekräftige Dateinamen für Projektdokumente sind wichtig, da sie den Projektbeteiligten schnelle Orientierung geben, die Suche nach benötigten Informationen beschleunigen und die Bearbeitungsprozesse von Dokumenten unterstützen. Elisabeth Wagner zeigt in ihrem Tipp, wie Sie sinnvolle Dateinamen für Projektdokumente erstellen können und empfiehlt, für das gesamte Projektteam verbindliche Regeln zur Bildung von Dateinamen zu erstellen.

Können Sie sich noch daran erinnern, dass Windows-Dateinamen auf 8 Zeichen begrenzt waren? Ordnende und aussagekräftige Bezeichnungen waren da kaum möglich. Seit Windows 95 stehen 255 Zeichen für die Dateiidentifizierung zur Verfügung, die für eine sinnvolle Benennung der Ordner und Dokumente ausreichen, aber auch zu überlangen und verwirrenden Dateinamen verführen können. Zusätzlich gibt es immer noch technisch bedingte Fallen, die es zu vermeiden gilt. Zunächst aber einige Überlegungen und Hinweise für die sinnvolle Bildung von Dateinamen.

Aussagekräftige Namen sind wichtig!

Natürlich sollte jede Projektdatei ein Deckblatt oder zumindest einen vorangestellten Infoblock mit den Metadaten wie Projektname, Erstelldatum, Datum der letzten Änderung usw. enthalten. Und selbstverständlich sollte eine gut strukturierte Dateiablage dafür sorgen, dass jeder Projektbeteiligte schnell die benötigte Information findet (s. Mathoi, Projekt Magazin 2010). Aber Dateien werden auch per E-Mail verschickt; dem Empfänger steht die zusätzliche Information, die sich aus dem Speicherort ergibt, dann nicht mehr zur Verfügung.

Nicht nur aus diesem Grund sollten Sie jede Datei aussagekräftig benennen. Stellen Sie sich vor, in der sorgfältig konzipierten Dateiablage für Ihr Projekt finden Sie ein Dokument mit dem Namen "_Stoffsammlung_neu_JHK_final_MH_ergänzt~draft~.docx"! Dateinamen wie diese sind leider häufig anzutreffen und stiften Verwirrung.

Wichtige Inhalte

Generell sollte ein guter Dateiname mindestens folgende Informationen transportieren:

  • Eindeutige Projektkennung: Um welches Projekt geht es?
  • Thema: Welches Thema innerhalb des Projekts wird im Dateiinhalt behandelt? Es kann sich dabei z.B. um ein PM-Thema handeln, wie Qualitätsmanagement (Kürzel: QM) oder Risikomanagement (Kürzel: RM).
  • Art des Dokuments: Handelt es sich um ein Konzept, ein Protokoll, eine Notiz oder etwas anderes?
  • Termin- oder Versionsinformation: Wann wurde das Dokument erstellt? Auf welchen Termin bezieht sich das Dokument? In welcher Version liegt das Dokument vor?

Da wir Worte und Wortketten umso leichter aufnehmen, je kürzer sie sind, gilt die Devise "so lang wie nötig, so kurz wie möglich". Vor allem aber sind lange Dateinamen sehr unpraktisch zu verwalten: Ihr Ende ist in der geöffneten Ordnerstruktur nicht mehr sichtbar, zudem kann es zu Problemen führen, wenn Sie eine Datei mit sehr langem Namen an jemanden schicken, der sie in einem weit verzweigten System ablegt. Der gesamte Pfad wird dann evtl. länger als die zur Verfügung stehenden 255 Zeichen und der Name muss mühsam "per Hand" verkürzt werden.

Beispiele für Dateinamen

Nehmen wir an, Sie haben den Auftrag, im Projekt "After Sales", abgekürzt "PAS", die Vor- und Nachteile eines Kunden-Wiki zu recherchieren. Jemand hat Ihnen einen Bericht über eine ähnliche Implementierung bei der Firma ACME aus dem Jahr 2010 geschickt. Der Dateiname für diese auszuwertende "Lesson Learned" könnte dann sinnvollerweise lauten:

PAS_kunden-wiki_lessons-acme_2010.pdf

Die vier oben genannten Informationsblöcke sind durch Unterstriche getrennt, innerhalb eines Blocks dient der Gedankenstrich zur Gliederung. Der gesamte Dateiname ist lediglich 35 Zeichen lang.

Wenn Sie das Protokoll der letzten Projektteamsitzung vom 01. März 2012 für dieses Projekt verfassen, wäre ein verständlicher Dateiname z.B.

PAS_organisation_teamprotokoll_2012-03-01.docx

Bewertungen und Kommentare

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Christoph
Werner
Ich habe den Artikel gerade als pdf-Datei gespeichert. Name der Datei ist "t-1512-1.pdf". Sehr schöne Sache. ;-)
Rainer
Lingmann
Die Bedeutung von gute Dateinamen wird tatsächlich immer wieder unterschätzt. Ich empfehle aber, Dateien anders zu benennen, als hier vorgeschlagen. Ich würde im Beispiel empfehlen, die Datei nicht "PAS_organisation_teamprotokoll_2012-03-01.docx" zu nennen, sondern "PAS_2012-03-01_organisation_teamprotokoll.docx". Noch besser wäre "Prot_PAS_20120301_organisation_teamprotokoll.docx". So werden alle Protokolle im Ordner in chronologischer Reihenfolge angezeigt - und das ist die verlässlichste Sortierung, die ich kenne. Das Problem ist nämlich ansonsten, dass ich eine Woche nach dem Anlegen der Datei nicht mehr weiß, ob ich sie "PAS_organisation_teamprotokoll..." oder "PAS_teamprotokoll_organisation..." genannt habe oder vielleicht auch "PAS_protokoll_team_organisation..."? Suche ich also unter O oder unter P oder unter T? Außerdem ist nämlich die führende Information PAS kein geeignetes Ordnungskriterium, weil sie wahrscheinlich redundant mit dem Ordnernamen ist. Was ich hingegen meistens weiß ist, dass ich das Protokoll der Teamsitzung aus dem Frühjahr suche - und da hilft die von mir vorgeschlagene Benamung deutlich mehr als die von Frau Wagner.
Elisabeth
Wagner
Zum Kommentar von Surfguard: Die vorgeschlagene Benennung mag in unter manchen Bedingungen sinnvoll sein, aber Wenn ein Projekt-Externer Dateien wie "PAS_2012-03-01_organisation_teamprotokoll.docx" erhält und die anderen Dateien der gleich Struktur folgen, werden alle Dokumente rein chronologisch abgelegt. Die meisten werden es aber vorziehen, dass Teamprotokolle, Statusberichte, Konzepte, Change Requests etc. sich gruppieren. Eine Benennung wie "Prot_PAS_20120301_organisation_teamprotokoll.docx" ist (nur) dann hilfreich, wenn im Projekt beschlossen wurde, wirklich alle Protokolle unabhängig vom Typ der Besprechung chronologisch abzulegen. (Das Element "Organisation" könnte dann wahrscheinlich entfallen.) Und auch hier würde bedeuten, dass Projekt-Externe ohne Zugriff auf die gemeinsame "PAS-Ablage" die Unterlagen des Projekts nicht einheitlich unter dem Sortierkürzes "PAS" erhalten. Tatsächlich sind die Möglichkeiten zu strukturieren anders und manches einfacher, je kleiner und homogener das Team ist.
Martin
Schulze
Dr.
Metadaten in die Dokumentnamen zu kodieren, wird leider immer eine Krücke bleiben - mal möchte ich alle Protokolle finden, mal alle Dateien vom Mai. Ein ordentliches Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, die Metadaten so zu halten, dass ich damit beliebige Anfragen stellen kann. Gleichzeitig kann man mit einem DMS das Versionierungsproblem und das Mail-Verschickungs-Problem lösen.
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