Budgetplanung: Ab wann trägt sich ein Projekt?

Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.

 

Budgetplanung: Ab wann trägt sich ein Projekt?

Für ein Unternehmen ist das Budget ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit beeinflusst. In der Praxis regiert jedoch sehr oft der Markt und ein Budget wird meist nicht ermittelt. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Petra Meier zeigt in ihrem leicht verständlichen Artikel, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnt. Denn in manchen Fällen kann es besser sein, sich gegen ein Projekt zu entscheiden.

 

Der prozentuale Anteil von "In Time and Budget" abgewickelten Projekten ist nach wie vor noch sehr niedrig. Eine Studie der Standish Group bezifferte den Wert 1995 mit 9% bei Großprojekten und mit 16% bis 28% bei kleineren und mittleren Projekten. Betrachten wir Nachrichten aus der aktuellen Presse über E-Business und E-Strategie-Projekte, so sieht das Ergebnis in diesem Umfeld nicht besser aus.

Was hat das mit dem Ermitteln von Budgets zu tun?

Der Kunde entscheidet nach dem Preis, der sich nach seinen Vorstellungen richtet und vom Wettbewerb sowie von der jeweiligen Branche abhängig ist. Dieser Preis bewegt sich weniger nach oben sondern meist mehr nach unten. Hier gilt es, die Tiefstgrenze zu ermitteln und bei Realisierung des Projekts diese nicht zu unterschreiten. In manchen Fällen kann es die bessere Entscheidung sein, ein Projekt nicht abzuwickeln.

Für ein Unternehmen, das sich mit der Entwicklung von Individualsoftware, auch E-Commerce-Lösungen beschäftigt, ist das Budget in Verbindung mit dem Projektmanagement ein Kalkulationsfaktor, der das gesamte Vorgehen hinsichtlich Vermarktung, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit deutlich beeinflusst.

Aus meiner Praxistätigkeit weiß ich jedoch, dass in der Software-Entwicklung sehr oft der Markt regiert und eine Budgetermittlung äußerst selten existiert. Sei es, weil es zu aufwändig erscheint oder das dafür notwendige betriebswirtschaftliche Wissen fehlt. Aus diesen Gründen habe ich diesen Artikel unter dem Motto "Keep it simple!" aufgebaut. Er soll aufzeigen, dass die Ermittlung von Kennzahlen weder aufwändig noch schwierig sein muss und sich auch für kleine Projektgrößen lohnen. Die hier besprochenen Punkte stellen ein Minimum an Kalkulation dar; Varianten sind selbstverständlich möglich.

Der Begriff "Budget" und die Ermittlung der Werte

Das "Budget" ist ein zielorientierter, in Werten formulierter Plan, der einem bestimmten Vorhaben in einer definierten zeitlichen Periode zugeordnet wird. Diese Periode kann ein am Geschäftsjahr ausgerichtetes oder übergreifendes Projekt sein. Das Budget dient immer zur zielorientierten Steuerung des Vorhabens und als Vergleichswert im Verhältnis zur Realisierung.

So wird z.B. ein Businessplan für eine Neugründung über einen eingegrenzten Zeitraum erstellt, wobei hier das "Budget" das Investitionsvolumen für die Aktivitäten des Unternehmens darstellt. Diese Neugründung kann als "Projekt" bezeichnet werden, wobei dedizierte Aufgabenbereiche als separate Projekte mit ausgegliedertem Budget behandelt werden können, was sich zur Abgrenzung auch als sinnvoll erweist.

Kostenarten des Budgets

Verfügt das Unternehmen über eine Kostenrechnung, so sind hier unterschiedliche Kostenstellen hinterlegt. Die Strukturierung und Gliederung dieser Kostenstellen hängt von der Zielsetzung der Kostenrechnung bzw. des Controllings ab. So wird z.B. ein Produktionsbetrieb wesentlich mehr Kostenstellen enthalten, die sich auf die Produkterstellung beziehen als ein Unternehmen im Dienstleistungssektor. Meist werden in Großprojekten für die Budgetermittlung Kennzahlen aus dem Controlling geliefert wie z.B. durchschnittliche Mitarbeiterkosten, Arbeitsplatzkosten, Nutzung der EDV, Reisekosten, Wartung und Support von installierten SW-Produkten etc. Wobei diese Kennzahlen bereits den kalkulatorischen Mittelwert für eine Projektkalkulation auf der Basis von Personentagen darstellen.

Die Firmen, die wir hier ansprechen, verfügen meist nicht über ein Unternehmens-Controlling. Somit gehen wir für die Ermittlung eines Software-Budgets pragmatisch vor und nutzen die Kennzahlen, die wir aus der Buchhaltung bzw. dem Rechnungswesen ermitteln können wie folgt:

  • Personalkosten (monatliche Gesamtkosten der Mitarbeiter, aufgeteilt nach Rollen im Projekt)
  • Materialkosten (monatliche Materialkosten wie Büromaterial, Druck und Bindung, Fachliteratur, Handbücher etc.)
  • Computer + Zubehör = Arbeitsplatzkosten (anteilig wenn Ausstattung vorhanden, Gesamtkosten wenn speziell für das Projekt notwendig)
  • Software (z.B. Entwicklungsumgebung anteilig oder gesamt wenn speziell für das Projekt)

Personalkosten

Im Rahmen eines Softwareprojekts ist i.d.R. nicht das gesamte Personal eines Unternehmen tätig, sondern nur einzelne Personen mit speziellen, den Anforderungen des Projekts entsprechenden Fähigkeiten. Auf der Basis der jährlichen Personalkosten dieser Mitarbeiter wird hier ein durchschnittlicher Stundensatz ermittelt, der zur Aufwandsberechnung dient.

Häufig werden die Mitarbeiter für ein volles Jahr anteilig berechnet. Wir empfehlen generell, nur 10 Monate anzusetzen, wobei die Berechnungsgrundlage 12 oder 13 (bei 13 Gehältern) Monaten entspricht. 10 Monate rechtfertigen sich durch Urlaub, Fortbildung, Krankheit.

Ein weiterer Kostenpunkt sind die allgemeinen Verwaltungskosten. Es werden Briefe, Rechnungen, Protokolle etc. geschrieben, Telefonate entgegen genommen, Kopierarbeiten erledigt, Dokumente abgelegt etc., das sind allgemeine Verwaltungskosten, die ebenfalls zu einem bestimmten Prozentsatz einbezogen werden.

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