Checklisten und Tools – trügerische Sicherheit für angehende Projektleiter

Angehende Projektleiter orientieren sich stark an Checklisten und nutzen intensiv Projektmanagement-Tools. Sie glauben, dass dies ausreicht, ihre Projektarbeit erfolgreich zu bewältigen – und wiegen sich so in trügerischer Sicherheit, meint Dr. Frank Lüschow. Er hält das alleinige Vertrauen auf diese Hilfsmittel für gefährlich, da sich mit ihnen ein Projekt in seiner Komplexität nicht vollständig erfassen lässt, und zeigt, worauf erfahrene Projektleiter in der Praxis achten.

Gerade noch unerfahrene Projektleiter verspüren meiner Erfahrung nach einen unstillbaren Hunger nach Checklisten, durchstrukturierten Vorgehensmodellen und direkt anwendbaren Tools. Das ist verständlich, denn die angehenden Projektleiter spüren, dass sie in einem instabilen und äußerst schwer zu durchschauenden Arbeitsumfeld persönlich in der Verantwortung stehen. Da ist alles hoch willkommen, was verspricht: hiermit verschaffst du dir den Durchblick und wenn du dich daran hältst, machst du erst einmal alles richtig. Wenn diese Hilfsmittel dann auch noch von den Koryphäen im Projektmanagement abgesegnet sind, fühlen sich die Projektleiter umso sicherer.

So verständlich der Wunsch nach formalen Hilfen ist, so gefährlich ist er auch. Checklisten und Tools vermitteln dem Projektleiter eine trügerische Sicherheit, weil sie dazu beitragen, das Besondere an der konkreten Projektsituation und die wirklich wichtigen Stellschrauben im eigenen Projekt nicht wahrzunehmen.

Checklisten lenken den Blick auf das vorher Bekannte. Das Neue, Unstrukturierte und Besondere des jeweiligen Projekts tritt dahinter zurück. Ihr Listencharakter suggeriert eine Vollständigkeit, die der Wahrnehmung entzieht, was auf einer anderen Ebene liegt. Dies führe ich im Folgenden an zwei Beispielen aus.

Checklisten: hinderliche Krücken für angehende Projektleiter

Zwei Beispiele mögen die Grenzen von Checklisten und Tools verdeutlichen.

Hier das erste Beispiel: Die Leiterin einer größeren Stadtbibliothek organisiert für Jugendliche zwei Abendveranstaltungen zum Thema Web 2.0. Obwohl sie hochkarätige externe Experten aufgeboten hat, ist sie im Ergebnis sehr frustriert. Entgegen ihrer Erwartungen waren die Veranstaltungen nur sehr schlecht besucht. Ihre Frustration ist umso größer, da sie sich doch bei der Organisation akribisch an der Checkliste "Durchführung von Abendveranstaltungen" orientiert hat, die im Rahmen des Qualitätsmanagements entwickelt wurde. Das Problem ist jedoch, dass die Checkliste keine Fragen wie die folgenden enthält: Wie sieht eigentlich unser Image bei den Jugendlichen aus? Schreiben uns die Jugendlichen in dem Themenfeld, was auf den Veranstaltungen behandelt wurde, überhaupt Kompetenz zu? Mit welchen anderen Anbietern konkurrieren wir, wenn wir dieses Thema anbieten?

Wie es einschlägige Projektmanagement-Tools vorsehen, strukturiert ein junger Projektleiter mit großem Aufwand die einzelnen Arbeitspakete des Projekts durch und plant bis ins letzte Detail die darin enthaltenen Aktivitäten. Es bedarf des Impulses von Außen, dass er überhaupt bemerkt, wie er damit gerade seine Leistungsträger im Projektteam in die innere Kündigung treibt. Dabei sagt einem schon

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