Unter Projektplanung versteht man die systematische Informationsgewinnung über den künftigen Ablauf des Projekts und die gedankliche Vorwegnahme des notwendigen Handelns im Projekt. Grundsätzlich steht und fällt erfolgreiche Projektarbeit mit der sorgfältigen, zielgerichteten Planung. Es gibt das geflügelte Wort: "Wenn Sie beim Planen versagen, planen Sie Ihr Versagen". Der Projektplan legt die Sollvorgaben fest, anhand derer später die Projektüberwachung und -steuerung den Soll/Ist-Vergleich macht, Abweichungen erkennt und Korrekturmaßnahmen einleitet.

Planen bedeutet unter anderem, auf Erfahrungen zurückzugreifen. Gerade das aber ist bei neuen Projekten nur bedingt möglich. Die Gefahr, Fehler zu machen, ist groß. Eine besonders gründliche Vorgehensweise wird daher nötig. Es empfiehlt sich, folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Definieren Sie das Projektziel genau (Hauptziele und Nebenziele)
• Erstellen Sie Unterlagen, in denen das Projekt genau analysiert wird (logische Abläufe)
• Planen Sie dynamisch (Unterlagen iterativ auf den neuesten Stand bringen, Erkenntnisse, Änderungen, Auswirkungen mit einbeziehen)

Bei der Gliederung von Projekten existieren zwei Gliederungsmöglichkeiten: Die Top-Down-Methode und die Bottom-Up-Methode. Je nach Projektart und bereits begonnener Planung sollte sich der Verantwortliche für eine der beiden Techniken entscheiden.

Top-Down-Methode

Bei dieser Methode beginnt der Projektplaner mit der Grobplanung (Top = Oben). Anschließend wird jeder Teilpunkt der Grobplanung weiter unterteilt, bis am Ende die einzelnen Vorgänge (Down = nach unten) stehen. Hier schafft der Planer zuerst das Gliederungsgerüst, das er anschließend mit Vorgängen füllt.

Bottom-Up-Methode

Diese Methode funktioniert genau umgekehrt, also von unten nach oben. Sie ist sinnvoll, wenn bereits alle oder fast alle Einzelvorgänge als ungeordnete Liste bekannt und vorhanden sind. Hier muss der Verantwortliche dann nur noch eine Gliederungsstruktur für den Ablauf der Vorgänge suchen. Das Gliederungsgerüst entsteht aus den einzelnen vorhandenen Vorgängen. Häufig sind weitere Zusatzgliederungen notwendig, etwa nach Abteilungen, Kostenstellen oder Produktarten.

Planungsarten

Folgende Einzelpläne sind notwendig und müssen in einem Projektplan dokumentiert werden:

• Strukturplan: Wie ist das Projekt strukturiert?
• Ablaufplan: Wie soll das Projekt ablaufen?
• Terminplan: Welche Termine gelten für das Projekt?
• Kapazitätsplan: Welche Ressourcen sind erforderlich?
• Kostenplan: Welche Kosten erfordert das Projekt?

Projektplanungstechniken und -instrumente

In diesem Kapitel erfahren Sie die gebräuchlichsten Methoden der Projektplanung.

Projektstrukturplan (Gliederung)

Eine sinnvolle Projektstrukturierung, also die Gliederung eines Projekts in Teilprojekte, Sammelvorgänge und Einzelvorgänge, ist Voraussetzung für eine transparente Projektplanung und Projektüberwachung. Das wirkungsvollste Instrument dafür ist der Projektstrukturplan (PSP). Im Englischen heißt dieses Verfahren Work Breakdown Structure (WBS).

Es gibt objektorientierte und funktionsorientierte Projektstrukturpläne. Mit einem funktionsorientierten PSP ist die Planung anhand von Vorgängen gemeint, mit "objektorientiert" die Planung anhand von Lösungen. Beim Bau eines Hauses würde der Planer die Phase "Fundament graben" im objektorientierten PSP als "Fundament" bezeichnen, im funktionsorientierten PSP als "Fundamentieren".

Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)