Manpower richtig eingesetzt: Langfristig die Effizienz von Projektarbeit erhöhen

Projektarbeit im Dienstleistungsgeschäft ist zeitlichen oder saisonalen Schwankungen unterworfen. Wenn ein Projekt beendet ist, schließt sich selten das nächste nahtlos an. Frank Gürgens gibt Anregungen, wie man die Effizienz in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen langfristig verbessert und die Wirtschaftlichkeit erhöht.

Projektarbeit im Dienstleistungsgeschäft ist immer zeitlichen oder saisonalen Schwankungen unterworfen, da die Akquise von Neugeschäft naturgemäß nicht kontinuierlich erfolgt. Ist ein Projekt beendet, schließt sich selten das nächste nahtlos an. Entweder muss bereits mit einem neuen Projekt begonnen werden, während das vorhergehende noch läuft oder es entsteht eine Lücke zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Projekts. Unter diesen schwierigen Bedingungen gilt es, den Anteil der fakturierbaren Arbeit an der gesamten geleisteten Arbeit dauerhaft bei 75% oder mehr zu halten, um wirtschaftlich zu arbeiten. In der Realität, z.B. bei Medien-Unternehmen, liegt dieser Faktor im Jahresmittel jedoch oft bei 60%, da viel Arbeit in Akquise oder interne Projekte gesteckt wird, oder weil auf neue Aufträge gewartet werden muss.

Dieser Beitrag gibt Anregungen, wie man die Effizienz in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen langfristig verbessert und in der internen Organisation die Grundlagen dafür schafft, dass sich der Anteil der fakturierbaren Arbeit an der gesamten geleisteten Arbeit erhöht. Die Vorschläge basieren zum Teil auf eigener Erfahrung; es wurden jedoch auch darüber hinausgehende Ideen als Anregungen in den Beitrag aufgenommen. Kurzfristig umsetzbare Maßnahmen wurden bereits im Artikel "Manpower richtig eingesetzt: So gestalten Sie Dienstleistungsprojekte effizienter" (Ausgabe 13/2006) vorgestellt.

Auftragsflauten abmildern

Zeiten mit geringem Auftragseingang lassen sich nie ganz verhindern, aber sie können abgemildert werden, wenn Maßnahmen gefunden werden, welche die Personalkosten in diesen Zeiten nicht voll durchschlagen lassen. So lässt sich vermeiden, dass man als unrentabel identifizierte Projekte annehmen muss, nur um für Auslastung der festen Mitarbeiter zu sorgen.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Wenn Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge es zulassen, sind flexible Arbeitszeitmodelle, wie Jahresarbeitszeitkonten oder temporäre Teilzeitarbeit eine gute Möglichkeit, flexibel und effizient auf wechselnde Anforderungen und Auslastungen zu reagieren. Arbeitnehmer sind heutzutage oftmals bereit, flexibel zu arbeiten, wenn dies im Rahmen eines langfristig gesicherten Arbeitsplatzes geschieht oder mit einer reduzierten Anzahl von Überstunden einhergeht.

Vorsorglich sollten immer mindestens zwei interne strategische Projekte für jeden Mitarbeiter definiert sein, die dieser in auftragsschwachen Zeiten selbständig angehen kann. Diese können z.B. zum Ziel haben, andere Projekte zu unterstützen bzw. vorzubereiten, interne Prozesse zu optimieren (z.B. durch Verbesserung des Intranets) oder das eigene Marketing zu fördern (z.B. Erstellung von Produktdemos oder Beispielprojekten für Messen oder Wettbewerbe). Leerzeiten werden auf diese Weise sinnvoll genutzt, und das Management wird nicht damit belastet, Aufgaben generieren zu müssen - denn diese liegen ja schon in der Schublade.

Benötigt man im Betrieb von einer bestimmten Position oder Qualifikation nur eine einzige Person, kann es günstiger sein, das Arbeitspensum auf zwei Halbtagsstellen aufzuteilen. So wird es einfacher, Urlaubsersatz zu organisieren, eine eventuelle Kündigung zu kompensieren oder Arbeitsspitzen durch Überstunden auszugleichen.

Freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter sind in der Regel

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