Meilensteine sind besondere Ereignisse im Projekt, die als Orientierungspunkte im Projektplan dienen. Damit ein Meilenstein seinen Zweck erfüllt, genügt es aber nicht, ihm einen Namen zu geben und einen ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. zuzuordnen, wie dies in einem Netzplan üblich ist. Denn wesentliche Aspekte eines Meilensteins sind auch die genaue SpezifikationSpezifikationSpezifikation ist die exakte, vollständige und für eine Überprüfung geeignete Beschreibung eines Gegenstands oder eines Prozesses. Innerhalb des Projektmanagements definiert die Spezifikation das Projektziel und die Werke (Liefergegenstände) des Projekts. Das Lastenheft ist die vollständige Dokumentation aller erforderlichen Spezifikationen in einem Projekt. Im Rahmen des Konfigurationsmanagements ist die Spezifikation eine Referenzkonfiguration. des Ereignisses bzw. die Benennung der Lieferbedingungen für die zu erbringende Projektleistung, die Angabe seiner Schnittstellen und seine Priorität. Diese werden jedoch bei der Definition des Meilensteins häufig außer Acht gelassen. Versäumt es der Projektleiter, präzise und vollständige Angaben zu machen, werden Meilensteine auf Termine reduziert, deren Erreichen den Leistungserbringern breiten Interpretationsspielraum lässt. Auch ist es dann nur schwer oder ggf. gar nicht möglich zu überprüfen, ob das Ereignis eingetreten bzw. die Leistung erbracht wurde. Für die SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. und Überwachung eines Projekts sind solche Meilensteine nahezu nutzlos.

Nimmt der Projektleiter hingegen die Mühe auf sich, die Meilensteine eines Projekts vollständig zu definieren, kann er sich erhebliche Planungsaufwände sparen – bei kleinen und wenig komplexen Projekten mit wenigen Produkten kann eventuell sogar ein Meilensteinplan genügen, um ein Projekt durchzuführen.

Im ersten Teil dieses Beitrags stelle ich systematisch die vollständige Beschreibung von Meilensteinen vor. Dabei orientiere ich mich an den gängigen Standards, an den mir bekannten Best Practices von Projektmanagern und Terminplanern sowie an meiner eigenen Projekterfahrung. In welcher Form die Beschreibung eines Meilensteins dokumentiert wird, ist für das Verständnis des Folgenden nicht relevant: Es kann sich um eine Meilenstein-Tabelle handeln, bei der die Informationen zu einem Meilenstein verteilt auf verschiedene Spalten nebeneinander stehen oder um ein eigenes Dokument für jeden einzelnen Meilenstein. Wichtig ist, dass die hier aufgeführten Informationen gebündelt und für alle Betroffenen zugänglich in einer Meilenstein-Dokumentation abgelegt werden.

Bei meiner Darstellung erhebe ich weder Anspruch auf Vollständigkeit noch darauf, dass es sich dabei um die einzig mögliche Sichtweise handelt. Vielmehr möchte ich Projektverantwortliche darauf aufmerksam machen, welche Aspekte bei der Festlegung von Meilensteinen wichtig sind, die diese vielleicht bisher nicht wahrgenommen haben. Vor allem aber möchte ich Sie dazu anregen, sich mit der Thematik "Meilensteine in Projekten" kritisch auseinander zu setzen. Termin + Ereignis = Meilenstein?

Definition des Begriffs "Meilenstein"

Auf den ersten Blick erscheint der Begriff "Meilenstein" wohldefiniert zu sein. Die DIN 69900:2009 bezeichnet ihn als "Ereignis besonderer Bedeutung". Der PMBOK® Guide, 4th Edition, beschreibt den "milestone" ganz ähnlich als "significant point or event in the project". Am ausführlichsten definiert PRINCE2:2009 den Meilenstein: "Ein bedeutendes Ereignis im Zeitverlauf eines Plans, beispielsweise die Fertigstellung wichtiger Arbeitspakete, der Abschluss einer technischen Phase oder einer ManagementphaseManagementphasePRINCE2 definiert den Begriff der "Managementphase" (management stage) und grenzt ihn von dem der "technischen Phase" (technical stage) bewusst ab. Technische Phasen sind bei PRINCE2 durch die vom Projekt zu liefernden Produkte und die dafür erforderlichen Vorgänge bestimmt. Managementphasen sind hingegen Steuerungsmittel und gliedern das Projekt in sequentiell zu durchlaufende Zeitabschnitte. PRINCE2 misst den Managementphasen eine so große Bedeutung zu, dass es das "Management nach Phasen" sogar zu einem seiner sieben Prinzipien ernannt hat.."

Bei genauerer Betrachtung fällt aber auf, dass keine der genannten Richtlinien den Meilensteinen eine besondere Bedeutung beizumessen scheint. Einzig die DIN 69901-2:2009 führt in ihrem Prozessmodell den Prozess "Meilensteine definieren" auf. Ansonsten spielen Meilensteine in den Richtlinien weder als Planungs- noch als Steuerungselement eine RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann)..