Nachforderungen, Claims oder Nachträge sind verschiedene Worte für ein und dasselbe: Forderungen eines Vertragspartners an den anderen, die für diesen einen Nachteil darstellen (z.B. höhere Kosten als geplant). Claims unterscheiden sich damit von Änderungsanträgen, die idealerweise zwischen den Vertragspartnern in einem vereinbarten Genehmigungsprozess beschlossen oder abgelehnt werden. Was ein Claim ist und was nicht, lässt sich jedoch nicht objektiv definieren: Was die eine Seite als normalen Wunsch im Rahmen des Projekts versteht, kann die andere Seite bereits als Claim auffassen. Ist im Folgenden von Nachforderungen bzw. Claims die Rede, sind damit Forderungen an den Vertragspartner gemeint, die nach dessen Empfinden nicht durch den bestehenden Vertrag abgedeckt sind.

Nachforderungen können sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Auftraggeber an den jeweils anderen gestellt werden. Die meisten Nachforderungen beziehen sich auf die drei nachfolgend genannten Aspekte, die oft miteinander in Beziehung stehen. Die aufgeführten Beispiele stellen dabei nur einige der vielen denkbaren Varianten von Claims dar.

Leistungsumfang: Der Auftraggeber fordert zusätzliche Leistungen ohne Erhöhung des Projektbudgets oder der Auftragnehmer fordert umgekehrt eine Reduzierung der Leistungen bei gleicher Honorierung.

Kosten: Der Auftragnehmer fordert ein höheres Honorar, z.B. weil der Auftraggeber den Umfang des Auftrags erweitert hat und dadurch Mehrarbeit angefallen ist oder weil er benötigte Informationen nicht rechtzeitig geliefert hat und deswegen nicht kompensierbare zusätzliche Personalkosten entstanden sind. Auch der Auftraggeber kann Nachforderungen an den Auftragnehmer stellen, z.B. wenn er aufgrund eines Fehlers des Auftragnehmers die Produktion unterbrechen musste.

Liefertermin: Der Auftragnehmer will einen späteren Liefertermin als vereinbart durchsetzen. Umgekehrt kann es ebenso sein, dass der Auftraggeber in Verzug gerät und beim Auftragnehmer eine kostenneutrale Verlängerung der Projektlaufzeit erzielen will.

Darüber hinaus sind noch weitere Aspekte denkbar, z.B. wenn ein Vertragspartner vom anderen Maßnahmen zur Risikominderung einfordert.

Werden Nachforderungen nicht unverzüglich mitgeteilt, rächt sich das meist später, wie das nachfolgende Beispiel zeigt – in der Regel dann, wenn es für eine einvernehmliche Klärung zu spät ist.

Ein typisches Missverständnis

Beim wöchentlichen Jour fixe eines Marktforschungsprojekts kommt der Auftraggeber Hans Huber auf eine Idee: Er möchte, dass das Marktforschungsinstitut die Ergebnisse der durchgeführten Befragung nicht nur hinsichtlich des untersuchten Produkts auswertet, sondern die Kundenaussagen zusätzlich auch auf Ideen für neue Produkte analysiert. Er nimmt stillschweigend an, dass dies ohne wesentlichen Mehraufwand möglich sei, da die Mitarbeiter des Marktforschungsinstituts die Antworten ohnehin durchlesen müssten und neuen Ideen deshalb leicht notieren und im Bericht als einfache Liste anhängen könnten.

Maria Maier, die Projektleiterin des Marktforschungsinstituts, bestätigt ihn darin, dass eine solche Auswertung eine gute Idee sei, denn schließlich wittert sie die Möglichkeit, den ursprünglichen Auftrag nochmals aufzustocken. Nach einem kurzen Smalltalk über einige der Produktanregungen, die Hans Huber bei einer ersten Durchsicht der Befragungsergebnisse gelesen hatte, geht es in der straffen Tagesordnung des Jour fixe weiter.

Im Protokoll der Besprechung liest Maria Maier, dass die Umfrageergebnisse auch auf neue Produktideen zu überprüfen seien und freut sich über die Erweiterung des Auftrags. Ihr erscheint alles klar: Die Anforderung sind im Protokoll dokumentiert, die Honorierung würde nach entstandenem Aufwand erfolgen, wie im bestehenden Vertrag vereinbart. Sie sieht deshalb keinen Grund, Hans Huber eine E-Mail zu schreiben, in der sie ihn über den voraussichtlichen Aufwand für die zusätzliche Auswertung informiert.