Microsoft Project: Terminpläne übersichtlicher strukturieren mit der "Black Box"-Technik

Bevor man mit der Durchführung eines Projekts beginnt, sollte eigentlich der Terminplan vorliegen. Zu diesem Zeitpunkt sind jedoch meist viele Details noch nicht bekannt. Deshalb muss man zunächst mit einer Grobplanung starten, die dann im Projektverlauf kontinuierlich verfeinert wird. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, sollte man den Projektablauf konsequent nach einem einheitlichen Schema strukturieren. Steffen Reister empfiehlt dafür die "Black Box"-Technik, die für übersichtliche Projektpläne sorgt. Am Beispiel von Microsoft Project zeigt er, wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen.

Projekte - vor allem solche, bei denen eine Vielzahl von logischen Zusammenhängen zu berücksichtigen ist - werden schnell komplex. Dazu kommt oft die Unsicherheit, wie ein Projekt später im Detail aussehen wird. Es ist zwar wichtig, einen fertigen Plan zu haben, bevor man mit einem Projekt beginnt. Allerdings kann man sich im Planungsstadium auch sehr gut vom Groben ins Feine vorarbeiten.

In Microsoft Project gibt es zwar Elemente, um Projekte sinnvoll zu strukturieren, z.B. Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine, die Software selbst liefert jedoch keine klaren Regeln, wie diese unterschiedlichen Elemente zu handhaben sind.

Deshalb empfiehlt es sich, gerade bei der Strukturierung eines Projekts konsequent nach einem bestimmten Schema vorzugehen. Mein Vorschlag ist die so genannte Black Box-Struktur.

Was ist eine Black Box?

Eine Black Box ist in der Systemtheorie ein "wahrscheinlich" komplexes System, welches aber nur in seinem äußeren Verhalten betrachtet wird. Ursprünglich stammt der Begriff aus militärischen Zusammenhängen und bezeichnete erbeutete Feindgeräte, die nicht geöffnet werden sollten, weil man nicht genau wusste, was sie beinhalten - zum Beispiel eine Sprengladung.

Ob die innere Struktur bekannt ist oder nicht, ist für die äußere Wirkung unerheblich. Man konzentriert sich nur auf die Ein- und Ausgangsbeziehungen des Systems. Dadurch ist es möglich, sehr komplexe Systeme einfach und leicht verständlich zu betrachten. Oft ist z.B. nur das Zusammenspiel mit anderen, nach dem gleichen Prinzip aufgebauten Black Boxen wichtig, jedoch nicht das, was innerhalb einer Black Box geschieht. Oder anders herum: Es interessiert in einem bestimmten Moment nur das Innere einer einzigen Black Box, um z.B. deren Ausgangsparameter gezielt zu verändern, die für eine oder mehrere andere Black Boxen wichtig sind; mit dem System darum herum will man sich aber nicht näher auseinandersetzen.

Die eben beschriebenen Grundprinzipien kann man bei der Erstellung eines Projektplans sehr gut nutzen. Die Idee der Black Box-Struktur bei der Projektplanung geht davon aus, dass man in einem frühen Stadium der Planung eine grobe Projektstruktur im Kopf hat und diese im Verlauf des Projekts verfeinert. Einzelne Teilbereiche eines Projekts können dabei eine größere Detailtiefe aufweisen als
Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link