Microsoft Project: Terminpläne übersichtlicher strukturieren mit der "Black Box"-Technik

Bevor man mit der Durchführung eines Projekts beginnt, sollte eigentlich der Terminplan vorliegen. Zu diesem Zeitpunkt sind jedoch meist viele Details noch nicht bekannt. Deshalb muss man zunächst mit einer Grobplanung starten, die dann im Projektverlauf kontinuierlich verfeinert wird. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, sollte man den Projektablauf konsequent nach einem einheitlichen Schema strukturieren. Steffen Reister empfiehlt dafür die "Black Box"-Technik, die für übersichtliche Projektpläne sorgt. Am Beispiel von Microsoft Project zeigt er, wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen.

Microsoft Project: Terminpläne übersichtlicher strukturieren mit der "Black Box"-Technik

Bevor man mit der Durchführung eines Projekts beginnt, sollte eigentlich der Terminplan vorliegen. Zu diesem Zeitpunkt sind jedoch meist viele Details noch nicht bekannt. Deshalb muss man zunächst mit einer Grobplanung starten, die dann im Projektverlauf kontinuierlich verfeinert wird. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, sollte man den Projektablauf konsequent nach einem einheitlichen Schema strukturieren. Steffen Reister empfiehlt dafür die "Black Box"-Technik, die für übersichtliche Projektpläne sorgt. Am Beispiel von Microsoft Project zeigt er, wie Sie dazu vorgehen und was Sie beachten müssen.

Projekte - vor allem solche, bei denen eine Vielzahl von logischen Zusammenhängen zu berücksichtigen ist - werden schnell komplex. Dazu kommt oft die Unsicherheit, wie ein Projekt später im Detail aussehen wird. Es ist zwar wichtig, einen fertigen Plan zu haben, bevor man mit einem Projekt beginnt. Allerdings kann man sich im Planungsstadium auch sehr gut vom Groben ins Feine vorarbeiten.

In Microsoft Project gibt es zwar Elemente, um Projekte sinnvoll zu strukturieren, z.B. Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine, die Software selbst liefert jedoch keine klaren Regeln, wie diese unterschiedlichen Elemente zu handhaben sind.

Deshalb empfiehlt es sich, gerade bei der Strukturierung eines Projekts konsequent nach einem bestimmten Schema vorzugehen. Mein Vorschlag ist die so genannte Black Box-Struktur.

Was ist eine Black Box?

Eine Black Box ist in der Systemtheorie ein "wahrscheinlich" komplexes System, welches aber nur in seinem äußeren Verhalten betrachtet wird. Ursprünglich stammt der Begriff aus militärischen Zusammenhängen und bezeichnete erbeutete Feindgeräte, die nicht geöffnet werden sollten, weil man nicht genau wusste, was sie beinhalten - zum Beispiel eine Sprengladung.

Ob die innere Struktur bekannt ist oder nicht, ist für die äußere Wirkung unerheblich. Man konzentriert sich nur auf die Ein- und Ausgangsbeziehungen des Systems. Dadurch ist es möglich, sehr komplexe Systeme einfach und leicht verständlich zu betrachten. Oft ist z.B. nur das Zusammenspiel mit anderen, nach dem gleichen Prinzip aufgebauten Black Boxen wichtig, jedoch nicht das, was innerhalb einer Black Box geschieht. Oder anders herum: Es interessiert in einem bestimmten Moment nur das Innere einer einzigen Black Box, um z.B. deren Ausgangsparameter gezielt zu verändern, die für eine oder mehrere andere Black Boxen wichtig sind; mit dem System darum herum will man sich aber nicht näher auseinandersetzen.

Die eben beschriebenen Grundprinzipien kann man bei der Erstellung eines Projektplans sehr gut nutzen. Die Idee der Black Box-Struktur bei der Projektplanung geht davon aus, dass man in einem frühen Stadium der Planung eine grobe Projektstruktur im Kopf hat und diese im Verlauf des Projekts verfeinert. Einzelne Teilbereiche eines Projekts können dabei eine größere Detailtiefe aufweisen als andere. Die Elemente dieser groben Struktur, z.B. in sich abgeschlossene Phasen oder Teile des Projekts, werden jeweils als Black Box dargestellt. Eine solche als Black Box dargestellte Phase hat in sich ein oder mehrere Teilvorgänge bzw. weitere untergeordnete Sammelebenen, die miteinander in logischen Zusammenhängen stehen. Nach außen gibt es jedoch nur zwei Verknüpfungen: eine Eingangs- und eine Ausgangsverknüpfung.

Bild 1: Einzelne Projektphasen können als Black Box angesehen werden.

Um dies konsequent umzusetzen, muss man zunächst eine klare Struktur des Projekts im Kopf haben. Dann erst kann man damit beginnen, einen Plan in Microsoft Project zu erstellen. Die einmal festgelegte Struktur darf sich im Laufe des Projektlebenszyklus nicht mehr verändern. Sie lässt sich aber jederzeit verfeinern, indem man z.B. aus einem Teilvorgang eine weitere Black Box erstellt. Ein Beispiel hierfür sehen Sie in Bild 2.

Das Black Box-Prinzip

Nehmen wir als Beispiel ein einfaches Projekt, das aus drei Hauptphasen besteht (Bild 2). Das Ende jeder Hauptphase wird im oberen Bereich des Plans (dem Managementbereich) als Meilenstein dargestellt. Dazu kommt je ein Meilenstein für den Projektstart und das Projektende. Da Projektende und Ende der Phase 3 identisch sind, wird auf einen zusätzlichen Endmeilenstein der Phase 3 verzichtet.

Diese  Meilensteine haben die Aufgabe, das berechnete Ende einer jeweiligen Phase anzuzeigen. Sie fixieren keine Termine und haben auch keine Einschränkungen. Im Bedarfsfall sollten sie mit einem Stichtag versehen werden, um eventuell vorhandene Termineinschränkungen anzuzeigen.

Da Verknüpfungen immer nur auf der gleichen Ebene erstellt werden, erhält man einen durchgängigen kritischen Weg der Hauptphasen. Die einzelnen untergeordneten Strukturen haben wiederum für sich jeweils einen kritischen Weg, der davon unabhängig betrachtet wird. In Bild 2 sind alle kritischen Sammelvorgänge rot und alle nicht kritischen Sammelvorgänge (im Beispiel der Sammelvorgang innerhalb von Phase 1) schwarz dargestellt.

Bild 2: Projektplan strukturiert nach den Regeln der Black Box-Technik.

Erstellen des Projektplans

  1. Strukturieren Sie Ihr Projekt mit Hilfe von Sammelvorgängen bzw. Phasen (diese entsprechen den Black Boxes), wie im Beispiel von Bild 2 dargestellt. Jeder Sammelvorgang hat ein abgeschlossenes, durch einen Meilenstein gekennzeichnetes Ende. Auch eine Überlappung von Phasen oder einzelner "Black Boxen" ist denkbar, indem man z.B. bei den jeweiligen Verknüpfungen negative Werte für die Abstände einträgt. Auch wenn sich im Rahmen der Projektfortschreibung zeigt, dass ein Vorgang einer späteren Phase bereits früher begonnen wurde (aus welchem Grund auch immer), beeinträchtigt das die Logik in Microsoft Project nicht.
  2. Verknüpfen Sie die Teilvorgänge innerhalb der Sammelvorgänge bzw. Phasen entsprechend der Projektlogik. Verknüpfen Sie Teilvorgänge jedoch nie über Sammelvorgänge hinweg. Der früheste Anfangstermin eines Teilvorgangs ist durch den Anfangstermin des übergeordneten Sammelvorgangs bestimmt (also durch den Anfangstermin der Black Box).
  3. Verknüpfen Sie anschließend auf Sammelvorgangs-Ebene die Phasen (Black Boxes) miteinander.

Regeln

Wenn Sie den Projektplan wie oben beschrieben erstellen, sollten Sie folgende Regeln beachten:

  • Jeder Vorgang ist durch einen übergeordneten Sammelvorgang in die Projektplanung eingebunden. Dadurch stellen Sie sicher, dass niemals auf…

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Volker
Voigt
Gut verständlich, praxisnah. Eignet sich gut in Verbindung mit produktorientierter Planung gemäß PRINCE2
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