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MindManager 2019 für Windows – Übersicht in Projekten

Ideen sammeln, Aufgaben managen, Projekte planen: Als Visualisierungs- und Strukturierungstool hat MindManager im Werkzeugkasten vieler Projektmanager schon einen festen Platz. MindManager 2019 bringt mit neuen Funktionen, wie z.B. Zeitplan- Symbol- und Tag-Ansichten oder erweiterten SmartRules noch einmal Verbesserungen im Detail. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

MindManager 2019 für Windows – Übersicht in Projekten

Ideen sammeln, Aufgaben managen, Projekte planen: Als Visualisierungs- und Strukturierungstool hat MindManager im Werkzeugkasten vieler Projektmanager schon einen festen Platz. MindManager 2019 bringt mit neuen Funktionen, wie z.B. Zeitplan- Symbol- und Tag-Ansichten oder erweiterten SmartRules noch einmal Verbesserungen im Detail. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Klare Strukturen und aussagekräftige Abbildungen – so gewinnt man auch bei großen Datenmengen den Überblick und sieht die wesentlichen Informationen. Kein Wunder also, dass MindManager bei vielen Projektmanagern bereits einen festen Platz im Werkzeugkasten hat. Denn Mindmaps eignen sich hervorragend, um Projektstrukturen zu verdeutlichen. Neben Mindmaps gibt es in MindManager zahlreiche weitere Darstellungsformen, die den Projektalltag unterstützen: z.B. individuelle Zweigeigenschaften, Rechenregeln oder das integrierte Aufgaben-Management zur Planung von Aktivitäten und Terminen. Kann MindManager damit sogar spezialisierte Projektmanagement-Software ersetzen?

Mindmaps als Basis

Mindmaps bleiben auch in MindManager 2019 eine wichtige Darstellungsform. Das wird schon beim Anlegen einer Map deutlich, für die MindManager verschiedene Vorlagen anbietet (Bild 1). Ob Mindmap, Flussdiagramm oder Zeitachse – alle Darstellungsformen arbeiten mit sogenannten Zweigen, die Text und weitere Informationen, z.B. Symbole oder Tags, enthalten. In der klassischen, radialen Mindmap sind die Zweige um ein Hauptthema in der Mitte der Map angeordnet. Wer es strukturierter braucht, wählt als Vorlage einfach eine rechts ausgerichtete Map oder ändert nachträglich den Layout-Stil.

Das Design der Maps kann der Anwender im neuen Entwurfs-Editor definieren. Dazu legt er in einer Beispiel-Mindmap alle Formatierungen fest, z.B. indem er Verbindungslinien färbt oder Schriftgrößen für die Zweige der verschiedenen Ebenen anpasst. Wendet er den Entwurf dann auf seine Map an, erscheinen alle Elemente darin im entsprechenden Format, wobei Abweichungen für einzelne Zweige möglich sind.

Bild 1: Neben verschiedenen Mindmaps bietet MindManager auch Vorlagen für Flussdiagramme, Kanban-Boards und Zeitachsen an. Außerdem können Anwender eigene Vorlagen, etwa für SWOT-Analysen, erstellen.

Der kleine Projektplan: Das Aufgabenmanagement

Für jeden Zweig verwaltet MindManager neben dem Titeltext noch weitere Eigenschaften. Das können längere Notizen, angehängte Dateien, Formatierungen und Symbole sowie fast beliebige benutzerdefinierte Eigenschaften sein. Für Projekte wichtig: Jedem Zweig lassen sich Aufgabeninformationen zuordnen, sodass Termine, verantwortliche Ressourcen und Fortschrittsgrade direkt in der Mindmap dokumentiert werden können. Die Mindmap wird dann zur Aufgabenliste. Für kleine Projekte kann das bereits als Planung ausreichen, zumal sich die Aufgaben in der Mindmap übersichtlich strukturieren lassen. Details zu einer Aufgabe werden in Unterzweigen oder den Zweig-Eigenschaften festgehalten.

Für die Zusammenarbeit im Team kann MindManager Aufgaben an Outlook übergeben, etwa um sie an Kollegen zu versenden. Die Ressourcennamen werden dabei allerdings nicht übertragen, man muss den Empfänger daher in Outlook nochmals festlegen. Vor der nächsten Projektbesprechung reicht dann ein Klick auf "Outlook-Elemente in der Map synchronisieren", um die zwischenzeitlich eingegangenen Statusmeldungen der Kollegen zu übernehmen.

Bild 2: Mit den Aufgabeninformationen – hier phasenorientiert als Zeitachse dargestellt – wird jede Map zur übersichtlichen To-Do-Liste

Für eine phasenweise Darstellung eignen sich Zeitachsen-Maps. Sie zeigen die Zweige der ersten Ebene als einzelne Phasen an, die von links nach rechts angeordnet sind. Weitere Ebenen mit den Phasendetails erscheinen unterhalb davon (Bild 2). Anwender müssen sich allerdings für ein Gliederungsprinzip entscheiden. Ein und denselben Aufgaben-Zweig gleichzeitig in verschiedenen Maps unterzubringen funktioniert noch nicht. Sonst könnte man eine Aufgabe z.B. für agile Projekte in einer Zeitphasen-Map dem entsprechenden Sprint zuordnen und sie außerdem in einer klassischen Mindmap unter der betroffenen Produkt-Komponente einfügen, um die zeitliche und die inhaltliche Struktur der Aufgaben gleichermaßen im Blick zu behalten. Hier helfen aber Filter, mit denen man sich mit einigen Klicks die Map je nach dem aktuellen Informationsbedarf filtern kann. Außerdem gibt es noch die Tags – dazu später mehr.

Fokussieren: Filter und smarte Regeln

Bereits durch die Gliederung der Mapinhalte entsteht Übersicht. Darüber hinaus helfen Volltextsuche und Filterfunktionen dabei, den Überblick zu behalten. Zweige, auf welche die Filterkriterien zutreffen, können eingeblendet, abgeblendet (d.h. verblasst angezeigt) oder ganz ausgeblendet werden, um die Konzentration auf die gewünschten Zweige zu lenken.

Power-Filter

Zusätzlich zu den Standard-Filtern, etwa für Termine und Aufgabenstatus, können Anwender eigene "Power-Filter" mit benutzerdefinierten Kriterien erstellen. Kriterien lassen sich allerdings nur begrenzt kombinieren: Wählt man etwa aus, dass "Freigabe" im Zweigtitel vorkommen soll und dass das Fälligkeitsdatum in der kommenden Woche liegen muss, liefert der Filter alle Zweige, die eines dieser beiden Kriterien erfüllen. Um beide Kriterien gleichzeitig heranzuziehen, muss der Anwender in diesem Fall mehrere Filter nacheinander anwenden.

SmartRules™

Seit Version 2018 kennt MindManager sogenannte SmartRules™, quasi das Äquivalent zu Excels bedingter Formatierung: Regeln bestimmen, wie einzelne Zweige dargestellt werden. Mit Version 2019 ist die Funktion noch leistungsfähiger geworden, da sowohl der Kriterienkatalog ("Trigger") als auch die Liste möglicher Wirkungen erweitert wurden. So kann jetzt z.B. auch die Neuzuordnung einer Ressource zu einem Vorgang oder das Verschieben eines Zweigs in einen anderen Bereich der Map eine Regel auslösen. Diese sorgt z.B. für eine bestimmte Formatierung, zeigt Symbole an oder setzt Zweig-Eigenschaftswerte.

Die neuen SmartRules™ bieten viel Gestaltungsfreiraum. So kann der Anwender etwa eine Regel erstellen, um alle Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters hervorzuheben und eine weitere, um die anstehenden Aufgaben der kommenden Woche für die Teambesprechung zu markieren. Die Regeln lassen sich schnell ein- und ausschalten. Das erleichtert es, die Map für unterschiedliche Zwecke anzupassen.

SmartRules™ sind ebenfalls nützlich, um verschiedene Funktionen in MindManager zu verbinden: Bewegt man einen Zweig in einen anderen Quadranten einer Risiko-Matrix, kann z.B. – je nachdem, wie hoch der als Zweigeigenschaft eingetragene potentielle Schaden des Risikos ist – eine Priorität vergeben, das Risiko mit einem Symbol versehen oder per Tag als kritisch markiert werden. SmartRules™ ermöglichen es auch, Zweige automatisch mit Etiketten ("Tags") zu versehen (Bild 5), die anschließend als Filterkriterien dienen können. Standardmäßig bietet das Programm eine Reihe von Kanban-Tags ("Noch zu tun", "Wird erledigt" und "Fertig"), die der Anwender durch weitere Tags ergänzen kann. Entsprechend markierte Zweige erscheinen dann in einem Taskboard in den jeweiligen Spalten.

Termine im Gantt-Diagramm darstellen

MindManager kann nicht nur strukturierte Aufgabenlisten pflegen. Optional berechnet die Software auch Start- und Endtermine anhand von Anordnungsbeziehungen. Weil das in einer Mindmap schnell unübersichtlich wird, gibt es zusätzlich ein Balkendiagramm – sogar in zwei Varianten: Anwender der Enterprise-Version, die ab fünf Lizenzen erhältlich ist, erhalten "Gantt Pro" (Bild 3). Die Einzelplatz-Variante des Gantt-Diagramms bietet im Vergleich dazu nur einen reduzierten Funktionsumfang. Wer sich intensiver mit Projektmanagement befasst, wird allenfalls mit dem Gantt-Pro-Diagramm glücklich werden, wobei auch dort die Möglichkeit fehlt, den Terminplan zu formatieren, um ihn auszudrucken oder direkt in Präsentationen zu verwenden. Um die Zeitschiene der Mindmap-Aufgabenzweige im Blick zu behalten, ist das Gantt-Diagramm jedoch sehr nützlich.

Bild 3: Das Balkendiagramm in "Gantt Pro" verdeutlicht den Zeitbezug der Aufgaben. Mit der Maus lassen sich hier auch Termine setzen.

Task- und Kanban-Boards mittels Zeitplan-, Symbol- und Tag-Ansichten

MindManager kann Zweige auch in Spalten anordnen – wie in einem Kanban-Bord. In einer Zeitplan-Ansicht ordnen Anwender die Zweige der Mindmap einer Datumsspalte zu, indem sie die Zweige mit der Maus in die entsprechende Spalte pro Tag, Woche oder Monat ziehen (Bild 4). So wird entweder das Start- oder Enddatum festgelegt, um Aufgaben aus der Mindmap in eine Bearbeitungsreihenfolge zu bringen. Für Symbole und Tags gibt es ähnliche Ansichten, in der Zweige z.B. mit Prioritätsmarkierungen von eins bis fünf versehen werden können, indem man sie in die entsprechenden Spalten zieht. Auch der Bearbeitungsstatus kann, wie in einem Kanban-Board üblich, auf diese Weise festgelegt werden. Dazu nutzt man die Spalten für Tags, etwa "Noch zu tun", "In Arbeit" oder "Erledigt".

Mit den Spaltenansichten lassen sich die Zweige ganz allgemein nach den unterschiedlichsten Kriterien gruppieren, die dann in der Mindmap durch Termine, Symbole oder Tags verdeutlicht werden. So behält man auch dann die Übersicht, wenn in der Mindmap intensiv mit Markierungen gearbeitet wird.

Bild 4: In der Zeitplan-Ansicht erfolgt die schnelle Terminplanung. Wird ein Zweig zwischen den Spalten verschoben, passt die Software wahlweise entweder das Start- oder das Enddatum entsprechend an.

MindManager bietet viele Funktionen und damit zahlreiche Varianten, um die Aufgaben in einem Projekt in übersichtlichen Maps zu visualisieren. Mit den Möglichkeiten muss man sich einen Moment beschäftigen, um seine eigene Arbeitsweise zu finden. Wer aber einmal die für sich passende Vorgehensweise entwickelt hat, dürfte kaum zu langen Aufgaben-Tabellen zurückkehren wollen.

Visualisierung und Diskussionshilfe

Schon die beschriebene Aufgabenplanung lässt erkennen, wie Strukturen, bedingte Formatierungen und Filter die Arbeit mit Projektinformationen unterstützen. Dank dieser Funktionen eignet sich MindManager auch für viele andere Visualisierungs-Aufgaben, in denen Übersichten und Grafiken ein einheitliches Verständnis im Projektteam unterstützen. Version 2019 stellt für die Visualisierung eine Reihe neuer Zeichenformen zur Verfügung, wie Hinweis-Sterne und Klammern, die dank neuer Funktionen auch gruppiert und leichter aneinander ausgerichtet werden können. Auf diese Weise können Maps als interaktive Präsentation gestaltet werden: Sie stellen einen Sachverhalt übersichtlich dar, gleichzeitig kann mit allen MindManager-Funktionen aktiv in ihnen gearbeitet werden. Neben einfachen Zeichenobjekten gibt es auch die "Smart Shapes". Zu diesen komplexeren Formen gehören Tabellen, Trichter und Schwimmbahnen für Prozess-Diagramme. Sie sind gleichzeitig die Grundlage für viele Map-Vorlagen, darunter Sales-Funnel, Risiko-Matrix und Zwiebel-Diagramm. Auch die Vorlage zur SWOT-Analyse arbeitet nach diesem Prinzip (Bild 5).

Bild 5: Mit dem richtigen Hintergrund wird eine Map zur SWOT-Analyse. Werden Zweige verschoben, können SmartRules™ automatisch Eigenschaften anpassen.

Eigene Berechnungen in Dashboards

Ergänzend zu den Standard-Zweigeigenschaften sind auch weitere, individuelle Eigenschaften möglich. Das können z.B. Zahlen, Listenwerte oder Texte sein, die den Zweigen als Zusatzinformation zugeordnet werden. Damit kann eine Map z.B. zum Dashboard für die Risikobewertung werden oder als Kostenübersicht dienen, indem man Zweigeigenschaften für Kosten hinzufügt. Auch Kostenkalkulationen sind möglich, denn mit Zahlen in den Zweigeigenschaften kann man auch rechnen (Bild 6). MindManager beherrscht die Grundrechenarten und kann beispielsweise Summen und Mittelwerte über Zweiggruppen bilden. So können beispielsweise für Arbeitspakete im Projektstrukturplan Planstunden eingegeben werden und diese mit einem Stundensatz multipliziert über die Projektstruktur aufsummiert werden.

Bild 6: Eigene Zweigeigenschaften, Berechnungen und bedingte Formatierungen für die Höchstwerte – fertig ist die Kalkulation

Mittels der "Map-Aufrollung" können einzelne Zweigeigenschaften aus anderen Maps übernommen werden. So entstehen Dashboards, die Informationen aus mehreren MindManager-Dateien zusammenfassen. Als Datenquellen solcher Dashboards kommen auch Access-Datenbanken in Frage. In der Enterprise-Version verbindet sich MindManager zudem mit SharePoint, um Daten auszutauschen. Die im Dashboard angezeigten Daten aus SharePoint lassen sich dann in MindManager bearbeiten und mit SharePoint synchronisieren.

Flussdiagramme zeichnen – was läuft wie?

Für Flussdiagramme gibt es einen speziellen Diagrammtyp. Wer möchte, kann auf der Zeichenfläche einer Map auch mit Flussdiagrammen und Mindmaps parallel arbeiten. MindManager ist kein vollwertiges Prozessmanagement-Werkzeug. Für das "kleine Diagramm zwischendurch", etwa um in einer Besprechung einen Ablauf zu diskutieren, reichen die Funktionen im MindManager jedoch völlig aus.

In neu angelegten Prozessdiagrammen ist das Hauptthema mit "Start" bezeichnet. Als Zweigformen stehen die typischen Flussdiagramm-Elemente wie Prozessschritte, Entscheidungspunkte und Dokumente zur Verfügung. Auch Schwimmbahnen, etwa für bestimmte Funktionen, sind als Hintergrund möglich.

Bild 7: Flussdiagramme sind rasch skizziert

Auch in Flussdiagrammen funktionieren die üblichen Funktionen von MindManager. Prozessschritte können mit Unterzweigen ergänzt werden, Zweigeigenschaften können dazu verwendet werden, um z.B. Durchlaufzeiten zu kennzeichnen oder anhand des Fertigstellungsgrads zu signalisieren, ob die Dokumentation bereits vorliegt. Besonders nützlich ist in diesem Diagramm die Abblendfunktion der Filter für Schritte, die gerade nicht im Fokus stehen (Bild 7). In Prozessdiagrammen verwendet man typischerweise einheitlich aussehende Kästchen für die Prozessschritte. Die Größe der Zweige in MindManager passt sich aber grundsätzlich dem Inhalt an. Die neue Funktion "Zweigbreiten anpassen" setzt für alle markierten Zweige einen einheitlichen Wert. Ein Detail, das aber stellvertretend für viele kleine Neuerungen steht, mit denen die aktuelle Version die Arbeit erleichtert.

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

Eine MindManager für Windows Lizenz der Einzelplatzversion schlägt mit 349 Euro netto zu Buche. Für 69 Euro jährlich erhält der Käufer ein Upgrade-Programm, das sämtliche neuen Versionen und eine telefonische Hotline einschließt. Die Enterprise-Version gibt es nur in einem speziellen Lizenzprogramm ab mindestens fünf Lizenzen.

Der HTML-Export erstellt Dateien, mit denen Kollegen Maps in gängigen Browsern nahezu genauso wie in MindManager selbst ansehen können. Für Unternehmen mit der Enterprise-Lizenzversion gibt es zusätzlich eine Reader-Lizenz zum Lesen von Maps. Außerdem lassen sich Map-Daten zu MS Project, Word und Excel (als CSV) exportieren. Die Anbindung an Zapier.com kann das Tor zu vielen anderen (Cloud-) Anwendungen sein. Die Enterprise-Version tauscht ihre Daten auch mit SharePoint aus.

Fazit

Als Kreativitätswerkzeug für Mindmaps und zum Strukturieren von Informationen eignet sich MindManager hervorragend. Nur für diesen Zweck ist es allerdings fast schon überqualifiziert. Die Möglichkeit, den einzelnen Zweigen weitere Daten zuzuordnen, macht die Software zu einem flexiblen Speicher für Daten, den man in vielen Projektsituationen gut gebrauchen kann. Zusatzfunktionen für das Aufgabenmanagement, wie das Balkendiagramm und die Zeitplan-, Symbol- und Tags-Ansicht zeigen dieses Potential. Die neuen Hintergrund-Grafiken, bedingten Formatierungen, SmartRules™ und Filtermöglichkeiten steigern die Übersichtlichkeit der Maps nochmals deutlich. So ist die Software inzwischen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Visualisierung und Strukturierung von Daten aller Art. Dabei bleibt sie weitgehend intuitiv bedienbar. Um die volle Funktionalität auszunutzen, braucht es allerdings etwas Einarbeitung und vor allem etwas Überlegung, wie man die vielen Möglichkeiten optimal für seine jeweiligen Zwecke einsetzt. MindManager besitzt bei weitem nicht die Fähigkeiten spezialisierter PM-Software. Dennoch eignet sich das Programm für nicht zu komplexe Projekte gut als handliches PM-Tool.

Die neue Version 2019 bietet etliche Verbesserungen im Detail, die den Funktionsumfang der Vorversion abrunden. Das bringt eher Tiefe in die Funktionalität, als diese durch komplett neue Funktionen zu verbreitern. Der Effekt ist enorm und in vielen Bereichen ein Durchbruch, etwa wenn SmartRules™ nun Zweigeigenschaften, Formate und die Ressourcenplanung mit der Position von Zweigen kombinieren können. Bei der für Projektmanager besonders interessanten Terminübersicht im Gantt bleibt allerdings Verbesserungspotential.

Mit der Ausrichtung als Daten-Visualisierer entstehen natürlich neue Wünsche, der Appetit kommt beim Essen: Wo immer mehr Informationen in der Map stecken, wären auch verschiedene parallel existierende Map-Strukturen und Auswertungen wichtig. Die Symbol- und Tags-Ansichten gehen in diese Richtung. Dass in der Enterprise-Version Daten aus SharePoint angebunden werden können, ist nützlich – in vielen Projektumgebungen wäre allerdings die Möglichkeit, direkt Excel-Listen als Datenquellen einzubinden noch wertvoller. Hier kann man sich derzeit mit Makros behelfen. Angesichts der neuesten Entwicklungen darf man aber gespannt bleiben. Schon heute ist MindManager ein vielseitiges Werkzeug: Einmal daran gewöhnt, gibt es immer neue Anwendungsmöglichkeiten, um sich das Leben in Projekten zu erleichtern.

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