Projekt-Evaluation - schlicht und einfach

In bestimmten Situationen kann es vorkommen, dass Sie sich als Projekt-Externer einen Überblick über ein Projekt verschaffen müssen. Egal, ob Sie ein laufendes Projekt übernehmen, eine Analyse aktueller Projekte erstellen oder als Mitarbeiter der internen Revision den ungeschönten Projektstatus erheben sollen – wichtig ist, dass es schnell und einfach geht. Norbert Hanke hat einige praxiserprobte Methoden zusammengetragen, mit denen Sie mit geringstmöglichem Aufwand zum Ziel kommen.

In einigen Situationen ist es notwendig, sich in kurzer Zeit mit geringstmöglichem Aufwand eine eigene Sicht auf ein oder mehrere Projekte zu verschaffen, in das Sie selbst nicht eingebunden sind. Solche Situationen können u.a. sein:

  • Sie übernehmen ein laufendes Projekt oder Teilprojekt oder begleiten als Berater den Wechsel in der Projektleitung.
  • Sie wollen analysieren, ob und welche Auswirkungen Veränderungen in der Unternehmensorganisation auf laufende Projekte haben.
  • Es gibt Änderungen in der Unternehmensstrategie und bereits laufende Projekte sind daraufhin zu untersuchen, ob sie fortgeführt werden können bzw. sollen, abzubrechen sind oder verändert werden müssen.
  • Als Mitarbeiter der internen Revision oder des IT-Controllings haben Sie die Aufgabe, den ungeschönten Status eines Projekts zu erheben.
  • Als Mitarbeiter des Project Management Office oder des CIO sollen Sie regelmäßig eine Zwischenbilanz für das Projektportfolio erstellen.

Allererster Ansprechpartner ist in solchen Fällen stets die Projektleitung. Zudem gibt es eine Reihe bewährter Checklisten und Strukturierungsmethoden, die Sie dafür heranziehen können. Trotzdem ist es als Projekt-Externer nicht einfach, verdeckte Untiefen, eine mitunter vorhandene "second agenda" bzw. das latente Wissen um die Projektsituation zu erkennen.

Nachfolgend sind einige Ideen zusammengetragen, wie Sie sich schnell und einfach die erforderliche Sicht auf das oder die Projekte verschaffen können. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, dass in den jeweiligen Projekten kein zusätzlicher Aufwand – Meetings, Workshops, Interviews, Abarbeiten von Formblättern, Erheben zusätzlicher Daten, Abstimmrunden – entsteht. Es werden nur Dokumente verwendet, die in einem geordneten Projekt ohnehin stets vorhanden und ohne weitere Einführung oder Unterstützung zu verstehen sein sollten. Die vorgestellten Methoden sind in der Praxis erprobt und wurden bei IT- oder IT-nahen Projekten angewandt, deren Aufwand mehrere tausend Personentage betrug und die in der Regel deutlich länger als ein Jahr liefen.

Komplexität

Methode

Beschreiben Sie den Inhalt des Projekts und dessen ungefähren Status so, dass ein Außenstehender, aber nicht völlig Sachfremder sich damit angemessen informiert fühlt.

Angestrebtes Ergebnis

Eine Seite Text.

Bewertung

Es gibt drei mögliche Ergebnisse:

  • Der Text ist deutlich länger als eine Seite. Dann kann man vorhandene Komplexitäten nicht angemessen abstrahieren. Der Mangel mag bei einem selbst liegen, wenn man das Projekt nicht richtig verstanden hat. Oder das Projekt ist vielleicht so komplex, dass es anders strukturiert werden könnte (Aufgliederung in Teilprojekte, Initiierung
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