Planwirtschaft reloaded Projekte flexibler planen mit verbindlichem Change-Request-Prozess

Projekte sind grundsätzlich gekennzeichnet von unerwarteten Ereignissen. Dies erfordert ein flexibles Reagieren – ein Gedanke, der bereits im Agilen Projektmanagement Einzug gehalten hat. Olaf Hinz beschreibt in diesem Beitrag einen Change-Request-Prozess, mit dem Manager und Mitarbeiter auch unter wechselnden Rahmenbedingungen handlungsfähig bleiben können.

 

Planwirtschaft reloaded Projekte flexibler planen mit verbindlichem Change-Request-Prozess

Projekte sind grundsätzlich gekennzeichnet von unerwarteten Ereignissen. Dies erfordert ein flexibles Reagieren – ein Gedanke, der bereits im Agilen Projektmanagement Einzug gehalten hat. Olaf Hinz beschreibt in diesem Beitrag einen Change-Request-Prozess, mit dem Manager und Mitarbeiter auch unter wechselnden Rahmenbedingungen handlungsfähig bleiben können.

 

Ein Blick in die Praxis zeigt: Anspruchsvolle, komplexe Projekte sind ohne methodisches Vorgehen, (IT-)Tool-Unterstützung und kohärente Vorgehensmodelle nicht erfolgreich zu bewältigen. Professionelles Projektmanagement ist ohne die entsprechende Projektmanagement-Methodik schlicht und ergreifend nicht vorstellbar. Der zweite Blick in die Praxis und die aktuelle Diskussion um Großprojekte zeigt dann aber leider auch, dass diese hilfreiche Methodik oft zum Selbstzweck wird, und sich die Profession Projektmanagement zunehmend lächerlich macht.

Projekte, die streng nach Modell geführt werden, sind wie in die Dose gepresstes Fleisch: in Form gebracht, in Struktur gequetscht und damit jeder eigenen Form beraubt! Es werden Aktivitäten und Arbeitsschritte in die Software eingegeben, es werden Meilensteine bestimmt und Termine zugeordnet. Heraus kommt am Ende ein Gesamt-Terminplan, mit dem sich mühelos die Wände des Büros tapezieren lassen. Wenn diese Pläne dann erst einmal hängen, dann gelten sie auch. Es herrscht pure Planwirtschaft.

Projektplanung mit der Glaskugel

Tatsächlich geht es in der Projektplanung immer noch zu wie auf einem Rummelplatz in den 50er Jahren; dort gab es noch die sog. Wahrsager, die einem die Zukunft wiesen. Was damals ein Gag war, weil die Vorhersagen natürlich von niemandem ernst genommen wurden, wird heutzutage von Projektmanagern immer noch verlangt: eine Planung, die auch genauso eintrifft; Planwirtschaft eben!

Dies drangsaliert jeden strategisch denkenden und wirtschaftlich handelnden Mitarbeiter. Im Versuch die Kontrollillusion der Managementhelden in den Führungsetagen durchzusetzen, wird die Kreativität und Energie der Mannschaft im Maschinenraum der Instrumenten-Ebene gefangen genommen, statt sie auf das Führen durch die ungewisse Projektsee auszurichten.

Was wir eigentlich brauchen…

Ändern muss sich folglich das Verständnis von Planung! Projektmanager können sich heute nicht mehr auf die Sicherheit von Ereignissen bzw. die Stabilität von Trends verlassen. Unerwartetes begegnet uns überall, seien es besondere Vorfälle oder auch nur die Veränderung eines Kundenwunsches im laufenden Tagesgeschäft.

Aus diesem Grund sollte die Projektplanung eher Leitplanken gleichen, an denen sich der Projektmanager orientieren und bei Bedarf flexibel reagieren kann. Ob Veränderungen, Probleme oder eine sich heraufbeschwörende Krise – der Projektmanager hat jederzeit die Möglichkeit zu entscheiden, wie die nächsten Schritte im Projekt auszusehen haben; und das ohne eine vorher aufwändig erstellte Planung – wieder einmal – über den Haufen zu werfen.

Der Gedanke, während der Projektdurchführung flexibel zu sein und zeitnah auf Unerwartetes reagieren zu können, hat in den vergangenen Jahren vor allem im Agilen Projektmanagement Einzug gehalten. Besonders Projekte aus der IT sowie der Organisationsentwicklung profitieren mittlerweile von diesem Vorgehen. Doch meines Erachtens ist ein flexibler Prozess für die Projektabwicklung in allen PM-Methoden und -Schulen, quer durch alle Branchen und Projektarten, möglich und nötig. Modernes Projektmanagement, das sich mit Fehlplanungen, unseriösen Zeitplänen und "politischen" Plänen nicht weiter lächerlich machen will, muss das Dogma einer detaillierten und langfristigen Planung ablösen.

Das traditionelle Verständnis von Planung

Die typische Reaktion von Projektleitern, nachdem sie von einem unerwarteten Ereignis "kalt" erwischt wurden, ist ein erhöhter Planungsaktionismus (mehr Pläne, detailliertere Pläne, langfristige Pläne), um die bisher unsicheren Elemente besser zu kontrollieren. Dies führt zu den bekannten vier Schritten:

  1. Der Versuch, die Zukunft vorherzusagen (zu planen),
  2. diese Vorhersage durch Teilprojektaufträge und Arbeitspaketbeschreibungen Wirklichkeit werden zu lassen,
  3. das Erreichen dieser Aufträge zu kontrollieren, um dann
  4. die Erfüllung des Plans und der Auftragsabarbeitung zu belohnen oder zu sanktionieren.

Mit diesem Vorgehen machen es Projektmanager meist nur noch schlimmer! Das traditionelle Vorgehen der o.g. vier Schritte ist für Unerwartetes nicht gewappnet. Es zwängt Projektmanager in ein starres Korsett und lässt sie nur schwerfällig reagieren.

Projektleiter, die auch in ungewissen Umgebungen erfolgreich sein wollen, lösen sich von bisherigen Planungsmethoden. Denn das traditionelle Planungsverständnis beinhaltet erhebliche Probleme:

  • Pläne sind politisch, d.h. die von der Planung betroffenen Personen melden keine "realistischen", sondern von Taktik und Wunschdenken geprägte Daten. Sie führen darüber hinaus oft zu Manipulation in den Prognosen oder zu "Buchhaltungstricks" bei der Zielerreichung. Typisches Beispiel dafür, dass die Planung nur noch zur Farce wird, sind Projektaufträge, die bei ihrer Vereinbarung bereits erfüllt sind und damit die Projektprämie schon sicher ist.
  • Pläne machen blind für den Kontext und die Veränderung der Projektumwelt, wenn Mitarbeiter nur dem Projektauftrag und "stur" dem vorgezeichneten Weg folgen. So gibt es keine Chance, auf Veränderungen rasch und wirksam zu reagieren.
  • Planwirtschaftliches Denken befördert die Suche nach Schuldigen für Abweichungen und deren Rechtfertigung. Diese Suche ist unproduktiver Zeitvertreib.
  • Pläne und Budgets sind heilige Kühe. Einmal bewilligt, müssen sie verbraucht werden, damit man in den Verhandlungen für das nächste Projektbudget keine Nachteile hat. Die allseits bekannte Jahresendrallye, d.h. das Verheizen von ungenutzten Ressourcen, damit das Projektbudget im Folgejahr nicht gekürzt wird, ist ja weithin bekannt. Dies verschwendet Ressourcen und demotiviert ökonomisch denkende Mitarbeiter, Teams und Führungskräfte.

Ein neues…

Bewertungen und Kommentare

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Alle Kommentare (1)

Martin
Schön-Chanishvili

inhaltlich (Thesen) sehr gut, aber es fehlen konkrete Beispiele und Anwendungsvorschläge.