Projekte mit Excel 2007/2010 steuern

Teil 3:
Projektdauer per Gantt-Diagramm darstellen
Die ersten beiden Teile dieser vierteiligen Artikelserie zeigten, welche Funktionen Excel 2007 und 2010 bieten, um die Projektstruktur zu erfassen und Termine zu berechnen. In diesem dritten Teil beschreibt Dieter Schiecke, wie Sie Ihren Terminplan in Excel übersichtlich in einem Gantt-Diagramm darstellen und bei Bedarf zur Präsentation nach PowerPoint exportieren können. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

Projekte mit Excel 2007/2010 steuern

Teil 3:
Projektdauer per Gantt-Diagramm darstellen
Die ersten beiden Teile dieser vierteiligen Artikelserie zeigten, welche Funktionen Excel 2007 und 2010 bieten, um die Projektstruktur zu erfassen und Termine zu berechnen. In diesem dritten Teil beschreibt Dieter Schiecke, wie Sie Ihren Terminplan in Excel übersichtlich in einem Gantt-Diagramm darstellen und bei Bedarf zur Präsentation nach PowerPoint exportieren können. Die Beispieldatei können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen.

In den ersten beiden Teilen haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projekte in Excel strukturieren, Termine planen und mit verschiedenen Datumsfunktionen die Projektdauer, die Termine für den Start und das Ende einzelner Phasen sowie für Meilensteine flexibel berechnen.

Lesen Sie in diesem dritten Teil, wie Sie Ihre Projektplanung mit Hilfe eines Gantt-Diagramms übersichtlich darstellen, wie in Bild 1 gezeigt. Lernen Sie außerdem Techniken kennen, mit denen Sie das fertige Gantt-Diagramm nach PowerPoint exportieren und es dort schrittweise aufbauen.

Der vierte Teil zeigt dann, wie Sie die Projektplanung auch mit einer dynamischen Zeitleiste darstellen können.

Bild 1: Vorschau auf das fertige Gantt-Diagramm, das auf Basis eines gestapelten Balkendiagramms erstellt wurde.

Die Daten für das Gantt-Diagramm aufbauen

Auch wenn Excel den Typ Gantt-Diagramm nicht kennt, lässt sich die gewünschte Darstellung der Projektdauer ohne weiteres über ein gestapeltes Balkendiagramm erreichen. Zuvor müssen die Daten für das Diagramm entsprechend aufbereitet vorliegen. Als Datenbasis werden die Bezeichnungen der einzelnen Projekte, Projektphasen bzw. Arbeitspakete sowie deren Beginn und Dauer (in Kalendertagen) benötigt. Sie können dazu die Projekttabelle aus Teil 2 verwenden, in der die benötigten Daten stehen. Für das Beispiel in diesem Beitrag wird zur besseren Übersicht eine einfache Tabelle verwendet, die ausschließlich die für das Diagramm erforderlichen Daten enthält. In den ersten beiden Spalten sind darin die Bezeichnungen der einzelnen Projekte und Phasen eingetragen. In der dritten Spalte folgt das Datum für den Beginn und in der vierten dann die Information über die Dauer (Bild 2).

Bild 2: Planungstabelle mit den Angaben zu Projekt, Projektphase, Beginn und Dauer. Nur der blau eingerahmte Bereich ist für das Erstellen des Diagramms erforderlich.

Lassen Sie zunächst die Zellen für die Überschriften derjenigen Spalte(n) leer, welche die Beschriftung der Rubrikenachse generieren sollen. Excel ordnet so die Informationen fehlerlos der Rubrikenachse zu.

Im vorliegenden Beispiel wird von Excel somit erst die dritte Spalte als "Datenreihe" erkannt und folglich der Größenachse zugeordnet. Haben Sie nur eine Spalte für die Rubrikenachse, müssen Sie nur die Zelle in der linken oberen Ecke frei lassen. Ist das Diagramm angelegt, können Sie die zuvor leer gelassenen Zellen mit den gewünschten Angaben füllen.

Das gestapelte Balkendiagramm anlegen und anpassen

Um das Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Sie einen kleinen Umweg über ein gestapeltes Balkendiagramm gehen. Für dieses sind mindestens zwei Datenreihen erforderlich. Im vorliegenden Fall sind das diejenigen für Beginn und Dauer der einzelnen Projektphasen. Um das gestapelte Balkendiagramm in seiner Rohfassung anzufertigen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie die Spalten für die Projekt- und Phasenbezeichnungen sowie die für Beginn und Dauer einschließlich der Spaltenüberschriften. Im vorliegenden Beispiel ist dies also der Bereich A3:D14.
  • Erzeugen Sie durch Betätigen der Taste F11 ein neues Blatt mit einem Standard-Säulendiagramm.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Diagrammtools / Entwurf ganz links auf die Schaltfläche Diagrammtyp ändern.
  • Wählen Sie im folgenden Dialogfeld links den Typ Balken und rechts den Untertyp Gestapelte Balken.

Bild 3: Den Diagrammtyp auf "Gestapelte Balken" ändern.

Anpassung 1: Die senkrechte Achse umstellen

Das Diagramm liegt nun in seiner Rohfassung vor. Sorgen Sie als erstes dafür, dass rechts die Legende verschwindet, indem Sie diese anklicken und dann die Taste "Entf" betätigen. Passen Sie nun die Rubrikenachse an:

  • Klicken Sie dazu auf ein Wort in der senkrechten Rubrikenachse und rufen Sie dann mit Strg+1 das Dialogfeld "Achse formatieren" auf.
  • Klicken Sie – falls erforderlich – im Dialogfeld links die Kategorie "Achsenoptionen" an. Setzen Sie rechts ein Häkchen bei "Kategorien in umgekehrter Reihenfolge".
  • Markieren Sie weiter unten bei "Horizontale Achse schneidet "die Option "Bei größter Rubrik".

Bild 4: Mit zwei Mausklicks die Rubrikenachse umstellen und die Größenachse wieder unten anordnen.

Anpassung 2: Nur die erforderliche Datenreihe anzeigen lassen

Das Diagramm sieht in dem Stadium immer noch recht seltsam aus. Als erstes fallen die linken Balkensegmente auf. Diese werden nicht gebraucht. Löschen Sie diese allerdings nicht einfach durch Betätigen der Taste "Entf", denn dies würde nicht zum gewünschten Ergebnis führen.

  • Klicken Sie stattdessen eines dieser linken Balkensegmente an, um alle zu markieren. Wechseln Sie dann mit Strg+1 zum Dialogfeld "Datenreihen formatieren".
  • Markieren Sie links die Rubrik "Füllung" und klicken Sie rechts die Option "Keine Füllung" an (Bild 5 links).
  • Klicken Sie dann links auf die Rubrik "Rahmenfarbe" und rechts auf "Keine Linie" (Bild 5 rechts).

Bild 5: Die Füllfarbe und die Rahmenfarbe der "unerwünschten" Datenreihe jeweils auf die Option "Keine …" setzen.

  • Lassen Sie das Dialogfeld noch geöffnet und wechseln Sie links zur Rubrik "Reihenoptionen". Verringern Sie dort bei "Abstandsbreite" den Wert auf ca. "70%", damit die verbleibenden Balken höher werden (Bild 6).

Bild 6: Über das Reduzieren der Abstandsbreite die Balkenbreite beeinflussen.

Anpassung 3: Die Zeitachse passgenau einrichten

Jetzt kommt der Hauptteil der Änderungen. Passen Sie als nächstes die horizontale Zeitachse so an, dass im Diagramm nur die erforderlichen Monate (im vorliegenden Fall Februar bis Juli) abgebildet werden Diese Anpassung ist die wichtigste, da sie dafür sorgt, dass im Diagramm nur der tatsächlich relevante Zeitraum erscheint.

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 4
Kommentare 3

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Projekte strukturieren und Termine planen
Nicht alle Projekte erfordern ein professionelles Projektmanagement-Tool, um Kosten und Termine im Blick zu behalten. In vielen Fällen reicht Microsoft Excel als Werkzeug für die Planung und Steuerung völlig aus. Dieter Schiecke zeigt in dieser …
Teil 2:
Dauer, Termine und Meilensteine flexibel berechnen
Im zweiten Teil dieser vierteiligen Artikelreihe stellt Dieter Schiecke Techniken vor, um Start- und Endtermine sowie Folgetermine zu berechnen. Darüber hinaus zeigt er, welche Möglichkeiten die neuen Datumsfunktionen in Excel 2010 bieten, um die …
Teil 4:
Projektübersicht mit dynamisch angepasster Zeitleiste
Dieser vierte und abschließende Teil der Artikelserie von Dieter Schiecke zeigt, wie Sie in Excel die Projektplanung mit einer Zeitleiste und Balken darstellen können, die sich dynamisch an neu eingetragene Daten anpassen. Mit dieser Lösung …

Alle Kommentare

Lisa
Kober
sieht gut aus
André
Geister
Die PDF- und ZIP-Dateien zu diesem Artikel können nicht heruntergeladen werden!
Kader
Diagne
Darstellung, Erklärung und Stil sind exzellent! Ich werde mir nun die anderen Teile vornehmen :-)
Alle anzeigen