Projekte mit Excel 2007/2010 steuern

Teil 1: Projekte strukturieren und Termine planen
Nicht alle Projekte erfordern ein professionelles Projektmanagement-Tool, um Kosten und Termine im Blick zu behalten. In vielen Fällen reicht Microsoft Excel als Werkzeug für die Planung und Steuerung völlig aus. Dieter Schiecke zeigt in dieser mehrteiligen Artikelfolge, wie sich Projektdaten mit Excel berechnen sowie visualisieren lassen und stellt dabei die Möglichkeiten und Stärken von Excel 2007 und 2010 vor. Im ersten Teil erfahren Sie, wie Sie die Projektstruktur komfortabel erfassen und Termine bequem berechnen können.

Bei einer Vielzahl von Projekten ist Excel als Werkzeug völlig ausreichend, um die Termine und Kosten im Blick zu behalten. Die aktuellen Versionen 2007 und 2010 von Excel bieten zudem neue Funktionen, die Projektmanagern, -assistenten und -mitarbeitern die Arbeit und die Übersicht erleichtern. Gründe genug, um in einer mehrteiligen Artikelfolge neue Möglichkeiten und Stärken von Excel vorzustellen. Erfahren Sie anhand eines Beispiels aus der IT-Praxis, wie Sie Projekte mit Excel 2007 und 2010 steuern.

Dieser erste Teil der Artikelfolge beschreibt, mit welchen Techniken Sie Ihre Projekte in Excel strukturieren und zeitlich planen können. In den weiteren Teilen lesen Sie, wie Sie die tatsächlich verfügbaren Arbeitstage in einem Projekt flexibel berechnen und wie Sie Projekttermine mit Hilfe eines Gantt-Diagramms oder einer dynamischen Zeitleiste übersichtlich darstellen können.

Bei unserem Fallbeispiel geht es darum, einen Umstieg auf Office 2010 und Windows 7 zu planen und zu realisieren – eine Aufgabenstellung, die derzeit eine Reihe von Unternehmen und Einrichtungen beschäftigt.

Die Projektstruktur erfassen

Zur Strukturierung und Planung der Projekte ist zunächst eine Tabelle erforderlich, die folgende Daten enthält:

  • Die Bezeichnungen der Projekte, der einzelnen Projektphasen sowie der Arbeitspakete.
  • Anfang und Ende der einzelnen Aktivitäten – soweit bekannt.
  • Die Dauer der einzelnen Aktivitäten – und zwar sowohl in Kalendertagen (zur Visualisierung der Projektphasen als Gantt-Diagramm) als auch in Arbeitstagen (für das Überwachen der Termine und Kosten).

Die erste Aufgabe besteht somit darin, eine solche Tabelle anzulegen. Die Projektdaten, wie Projektname, Phase und Arbeitspaket sollen sich dabei möglichst komfortabel eingeben lassen.

Projektdaten nicht nur fehlerlos, sondern auch komfortabel eingeben

Wenn sich bereits beim Eintragen der Projektdaten Tippfehler einschleichen, sind Ärgernisse beim späteren Filtern und Auswerten der Daten vorprogrammiert. Vermeiden Sie solche Probleme von Anfang an, indem Sie die betreffenden Tabellenspalten so einrichten, dass nur bestimmte

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