Projektitis bekämpfen

Projektitis ist eine gefürchtete Krankheit. Sie führt dazu, dass Vorhaben, die mit einer einfachen To-Do-Liste bewältigt werden könnten, wie Großprojekte geplant, überwacht und gesteuert werden. In Unternehmen, die von Projektitis befallen sind, ist die Projektarbeit oft vollständig blockiert. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp die Ursache für Projektitis, Symptome und Behandlungsmöglichkeiten.

 

Projektitis bekämpfen

Projektitis ist eine gefürchtete Krankheit. Sie führt dazu, dass Vorhaben, die mit einer einfachen To-Do-Liste bewältigt werden könnten, wie Großprojekte geplant, überwacht und gesteuert werden. In Unternehmen, die von Projektitis befallen sind, ist die Projektarbeit oft vollständig blockiert. Dr. Georg Angermeier erklärt in seinem Tipp die Ursache für Projektitis, Symptome und Behandlungsmöglichkeiten.

 

Im Jargon der Projektmanager bezeichnet Projektitis die übertriebene Anwendung von Methoden des Projektmanagements. Wenn also Vorhaben, die mit einer einfachen To-Do-Liste bewältigt werden könnten, wie Großprojekte geplant, überwacht und gesteuert werden, liegt Projektitis vor.

Ursache: Überspringen einer Reifegradstufe

Für Projektitis gibt es eine einfache Ursache: Bei der Einführung von Projektmanagement wird versucht, mindestens eine Reifegradstufe zu überspringen. Grundlage der folgenden Überlegungen ist das traditionelle fünfstufige Project Management Maturity Model - für alle anderen Reifegradmodelle gelten die Aussagen gleichermaßen.

Beispiel

Ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter das Projektmanagement bisher "aus dem Bauch heraus" durchgeführt haben (Level 1 = intitial level), soll sofort auf die Stufe 3 gehoben werden (defined level). Um dieses Ziel zu erreichen, werden zahlreiche, z.T. überflüssige Prozessdefinitionen erstellt. Die Mitarbeiter erleben diese Prozesse als einen von außen aufgesetzten Verwaltungsaufwand. Da nicht an die bisher (erfolgreich) gelebten Prozesse angeknüpft wird, empfinden sie die neuen Prozesse außerdem als Kritik an ihrer bisherigen Vorgehensweise. In der Folge bauen sie Widerstand auf. So weigern sie sich z.B., eine neue Aufgabe zu erledigen mit der Begründung, dass hierfür noch kein Prozess definiert sei. Sie bestehen darauf, jede einzelne Aufgabe im Detail zu regeln.

Wäre im ersten Schritt "nur" die Stufe 2 (repeatable level) angestrebt worden, hätte man mit einer Bestandsaufnahme die bisher erfolgreichen Vorgehensweisen identifiziert und die Erfahrungswerte gesichert. Existierende Prozesse wären verbessert worden, neue Prozesse wären nur dort eingeführt worden, wo Lücken bestanden. Den Mitarbeitern wäre so vermittelt worden, dass ihre bisherige Arbeit wertgeschätzt wird.

Formen der Projektitis

Grundsätzlich gibt es zwei Formen von Projektitis:

Die Management-Projektitis besteht darin, dass von der Geschäftsführung oder einer Stabstelle unangemessen ausführliche und arbeitsaufwändige Projektdokumente (Projektantrag, Statusberichte, Projektpläne usw.) angefordert werden. Begründet wird diese Forderung damit, dass die Führungsebene transparente Daten benötigt, um die Projekte optimal zu steuern. Die Forderung nach Transparenz ist berechtigt. Es wurde aber versäumt, das Projektmanagementsystem an die bestehenden Erfahrungen und Geschäftsprozesse anzuknüpfen. Nun führen z.B. doppelte Aufwandserfassung oder langwierige Änderungsgenehmigungen zu massiven Behinderungen der operativen Projektdurchführung. Außerdem hat man übersehen, dass alle Mitarbeiter aktiv in den Einführungsprozess eingebunden werden müssen.

Die Mitarbeiter-Projektitis besteht darin, dass Mitarbeiter möglichst jede ihrer Aufgaben zu einem Projekt erklären. Sie wenden alle verfügbaren PM-Methoden an und sehen einen persönlichen Gewinn darin, selbst Projektleiter zu sein. Ihnen ist nicht bewusst, dass Projektmanagement die Effizienz des Unternehmens steigern soll. Sie setzen Projektmanagement nur im Hinblick auf ihr eigenes Wohl oder bestenfalls das Wohl ihrer eigenen Organisationseinheit ein. Das Positive an dieser Ausprägung der Projektitis ist, dass sich die Mitarbeiter mit der Methodik intensiv auseinandersetzen und mit ihr identifizieren. Versäumt wurde allerdings, den Teamgeist der Mitarbeiter der neuen Arbeitsweise entsprechend zu fördern und die Unternehmensperspektive zu vermitteln.

Treten diese beide Arten der Projektitis gemeinsam auf, ist die Projektarbeit nahezu vollständig blockiert.

Symptome und Diagnose: Verwaltungsaufwand über 15%

Hauptsymptom der Projektitis ist der zu hohe Aufwand für die Projektmanagementprozesse. Als Erfahrungswert gilt, dass der Aufwand für Projektmanagement selbst zwischen ca. 5 bis maximal 15% des Projektbudgets liegt. Übersteigt der Verwaltungsaufwand diesen Wert, liegt höchstwahrscheinlich Projektitis vor. Allerdings lässt sich dieser Aufwand bei "erkrankten" Projekten selten messen, da er meist kaschiert wird. Für die Diagnose ist es deshalb besser, andere Symptome zu überprüfen.

Management-Projektitis erkennt man sofort daran, dass die Projektleiter und -mitarbeiter zwar eine sehr große Datenfülle liefern müssen, die Ergebnisse deren Auswertung aber nicht erhalten. Die geforderte Transparenz geht hier nur von unten nach oben, aber nicht von oben nach unten. Wenn ein Projektmitarbeiter nicht die strategischen Ziele des Unternehmens spontan und ohne Nachdenken nennen kann, liegt mindestens diese Form der Projektitis vor.

Bewertungen und Kommentare

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
0 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 2
Kommentare 0