Projektstatus in Exceltabellen abfragen

Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder aber Sie benötigen für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen Informationen darüber, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv bzw. schon beendet waren. Mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Dieter Schiecke verrät Ihnen in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen.

Projektstatus in Exceltabellen abfragen

Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder aber Sie benötigen für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen Informationen darüber, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv bzw. schon beendet waren. Mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Dieter Schiecke verrät Ihnen in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen.

Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen soll aufgelistet werden, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv waren.

Mit Hilfe von Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen.

Bild 1: Blick auf die fertige Lösung.

Bild 1 zeigt eine Projektliste mit Start- und Ende-Datum. In der Spalte "Status 1" wird tagesaktuell angezeigt, ob das Projekt noch aktiv oder bereits beendet ist. In der Spalte "Status 2" werden all jene Projekte mit einem Kreuz versehen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichdatum) aktiv waren. Hier lassen sich also Statusabfragen für bereits vergangene oder auch für künftige Termine stellen.

Verwendete Funktionen

Beim Erstellen beider Auswertungen kommen die folgenden drei Tabellenfunktionen von Excel zum Einsatz:

  • die zwei Logik-Funktionen WENN sowie UND,
  • die Zeitfunktion HEUTE.

Außerdem wird zur besseren Anzeige einzelner Ergebnisse die bedingte Formatierung verwendet, um Werte automatisch in Abhängigkeit von vordefinierten Kriterien hervorheben zu lassen.

Professionelle Vorbereitung: Bereichsnamen verwenden

Wenn Sie die nachfolgend beschriebene Lösung Schritt für Schritt nachvollziehen wollen, öffnen Sie die Datei "Projektstatus_0.xls". Die fertige Lösung finden Sie in der Mappe "Projektstatus.xls".

Bereichsnamen festlegen

Vergeben Sie zur besseren Übersicht Namen für die Bereiche mit dem Start- und Ende-Datum sowie für das Feld mit dem jeweiligen Abfragedatum. Um die beiden Bereichsnamen "Beginn" (für C8:C17) und "Ende" (für D8:D17) zu generieren, markieren Sie zunächst den Zellbereich C7:D17 und wählen Sie den Menüpunkt Einfügen / Namen / Erstellen bzw. drücken Sie die Tasten "Strg+Umschalt+F3" gleichzeitig. Im nun folgenden Dialogfeld (Bild 2 links) wählen Sie das Kontrollkästchen "Oberster Zeile" (Bild 2 links) und bestätigen mit "OK".

Um einen Namen für das Feld mit dem Abfragedatum zu vergeben, verfahren Sie analog mit dem Zellbereich B5:C5. Diesmal muss allerdings im Dialogfeld das Kontrollkästchen aus Linker Spalte mit einem Häkchen versehen sein (Bild 2 rechts).

Bild 2: Die Dialogfelder zum Erstellen

Die Formel für die Spalte Status 1 aufstellen

Um zu ermitteln, welche Projekte schon beendet und welche noch aktiv sind, muss Excel das Ende-Datum in Spalte D mit dem Datum vom jeweils aktuellen Tag vergleichen. Das tagesaktuelle Datum ermitteln Sie mit der Funktion =HEUTE(), die in der Klammer keine Argumente benötigt. Die Prüfung, ob das Ende-Datum eines Projektes vor dem aktuellen Datum liegt, erledigen Sie über den Vergleich "Kleiner als". Die Formel, die Sie in E8 eingeben, lautet dann: =WENN(Ende.

Zur Eingabe können Sie auch den Funktionsassistenten verwenden, den Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche fx starten. Nachdem Sie die gewünschte Funktion ("WENN") aus der entsprechenden Kategorie ("Logik") ausgesucht und mit "OK" bestätigt haben, erscheint eine Eingabemaske, in der Sie die entsprechenden Werte eintragen können (Bild 3). Um Fehler bei der Eingabe des Bereichsnamens im Feld "Prüfung" zu vermeiden, können Sie sich mit F3 eine Liste aller Bereichsnamen der Mappe anzeigen lassen und daraus den gewünschten (hier: "Ende") auswählen.

Bild 3: Per Funktionsassistenten die Formel Schritt für Schritt komfortabel erstellen.

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