Projektstatus in Exceltabellen abfragen

Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder aber Sie benötigen für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen Informationen darüber, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv bzw. schon beendet waren. Mit Hilfe von Microsoft Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Dieter Schiecke verrät Ihnen in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen.

Wenn Sie mehrere Projekte zu verwalten haben, stellt sich häufig die Frage, welche davon tagesaktuell noch laufen und welche bereits abgeschlossen sind. Oder für Quartals- und Halbjahres-Auswertungen soll aufgelistet werden, welche Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv waren.

Mit Hilfe von Excel können Sie solche Auswertungen mit nur wenigen Handgriffen erstellen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt solche Statusabfragen realisieren und welche Funktionen Sie dafür einsetzen.

Bild 1: Blick auf die fertige Lösung.

Bild 1 zeigt eine Projektliste mit Start- und Ende-Datum. In der Spalte "Status 1" wird tagesaktuell angezeigt, ob das Projekt noch aktiv oder bereits beendet ist. In der Spalte "Status 2" werden all jene Projekte mit einem Kreuz versehen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichdatum) aktiv waren. Hier lassen sich also Statusabfragen für bereits vergangene oder auch für künftige Termine stellen.

Verwendete Funktionen

Beim Erstellen beider Auswertungen kommen die folgenden drei Tabellenfunktionen von Excel zum Einsatz:

  • die zwei Logik-Funktionen WENN sowie UND,
  • die Zeitfunktion HEUTE.

Außerdem wird zur besseren Anzeige einzelner Ergebnisse die bedingte Formatierung verwendet, um Werte automatisch in Abhängigkeit von vordefinierten Kriterien hervorheben zu lassen.

Professionelle Vorbereitung: Bereichsnamen verwenden

Wenn Sie die nachfolgend beschriebene Lösung Schritt für

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