Produktiver arbeiten und Zeit sparen Excel – diese 19 Befehle gehören in Ihre Schnellzugriffsleiste

Excel – diese Befehle gehören in Ihre Schnellzugriffsleiste

Die Schnellzugriffsleiste in Excel bietet standardmäßig nur vier Befehle – doch das lässt sich ändern. Ergänzen Sie die Leiste mit wenigen Klicks um eigene Befehle und machen Sie Ihre Arbeit mit Excel auf diese Weise produktiver und effizienter.

Management Summary
  • Standardmäßig enthält die Symbolleiste für den Schnellzugriff an der linken oberen Ecke eines Excel-Fensters nur vier Befehle.
  • Darüber hinaus bietet Excel noch einige weitere, vorkonfigurierte Befehle, die Sie mühelos in die Leiste einbauen können. Diese können Sie noch durch eigene Befehle ergänzen.
  • In diesem Beitrag finden Sie eine Empfehlung für 19 nützliche Befehle für die Schnellzugriffsleiste, mit denen Sie produktiver und schneller mit Excel arbeiten.
  • Die individualisierte Schnellzugriffsleiste lässt sich auch weitergeben oder auf einen anderen Rechner übertragen.
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Produktiver arbeiten und Zeit sparen Excel – diese 19 Befehle gehören in Ihre Schnellzugriffsleiste

Excel – diese Befehle gehören in Ihre Schnellzugriffsleiste

Die Schnellzugriffsleiste in Excel bietet standardmäßig nur vier Befehle – doch das lässt sich ändern. Ergänzen Sie die Leiste mit wenigen Klicks um eigene Befehle und machen Sie Ihre Arbeit mit Excel auf diese Weise produktiver und effizienter.

Management Summary
  • Standardmäßig enthält die Symbolleiste für den Schnellzugriff an der linken oberen Ecke eines Excel-Fensters nur vier Befehle.
  • Darüber hinaus bietet Excel noch einige weitere, vorkonfigurierte Befehle, die Sie mühelos in die Leiste einbauen können. Diese können Sie noch durch eigene Befehle ergänzen.
  • In diesem Beitrag finden Sie eine Empfehlung für 19 nützliche Befehle für die Schnellzugriffsleiste, mit denen Sie produktiver und schneller mit Excel arbeiten.
  • Die individualisierte Schnellzugriffsleiste lässt sich auch weitergeben oder auf einen anderen Rechner übertragen.
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Fragen Sie sich manchmal, wie Sie Ihre Arbeit in Excel schneller und einfacher erledigen könnten? Ein nützlicher erster Schritt wäre, die Symbolleiste für den Schnellzugriff passend zu konfigurieren, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. Denn auf diese Weise gelangen Sie am schnellsten und einfachsten zu den Befehlen, die Sie entweder häufig benötigen oder jedes Mal mühsam suchen.

Erfahren Sie in diesem Tipp,

  • welche Befehle besonders nützlich in dieser Leiste sind,
  • wie Sie diese Befehle in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren und
  • wie Sie die angepasste Leiste auch an andere Personen weitergeben und sie für andere PCs verfügbar machen.
Eine Schnellzugriffsleiste mit häufig verwendeten Befehlen bewirkt garantiert einen Optimierungsschub für Ihre Arbeit in Excel
Bild 1: Eine Schnellzugriffsleiste mit häufig verwendeten Befehlen bewirkt garantiert einen Optimierungsschub für Ihre Arbeit in Excel

Die fertige Anpassungsdatei mit den in Bild 1 gezeigten Befehlen können Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen und sofort in Ihre Excel-Oberfläche einbauen
(Anleitung siehe Abschnitt "Eine angepasste Schnellzugriffsleiste weitergeben").

Standardmäßig ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff an der linken oberen Ecke des Excel-Fensters angeordnet und enthält nur die vier Befehle Automatisch speichern an/aus, Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen (Bild 2). Sie hat den Zweck, häufig benötigte Befehle besonders gut erreichbar zu machen. In der Praxis dürften diese vier Befehle jedoch kaum ausreichen, um Mausklicks zu sparen und so die Arbeit zu beschleunigen. Besser ist, in die Leiste genau die Befehle zu integrieren, die Sie häufiger verwenden.

Standardmäßig ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff über dem Menüband angeordnet und besteht nur aus den vier Befehlen Automatisch speichern, Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen
Bild 2: Standardmäßig ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff über dem Menüband angeordnet und besteht nur aus den vier Befehlen
Automatisch speichern, Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen

Schnellzugriffsleiste per Dialog anpassen

Klappt mühelos – die Leiste mit vorkonfigurierten Befehlen ergänzen

Außer den vier bereits genannten Befehlen bietet Excel noch einige weitere, vorkonfigurierte Befehle, die Sie mühelos in die Leiste einbauen können. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil am rechten Ende der Symbolleiste, um die Auswahlliste mit bereits vorkonfigurierten Befehlen zu öffnen (Bilder 3 und 4). Per Mausklick können Sie aus der Liste diejenigen Befehle auswählen, die zusätzlich in der Symbolleiste angezeigt werden sollen. Empfehlenswert sind die Befehle Neu, Öffnen sowie Seitenansicht und Drucken (vgl. Bild 4).

Über den Pfeil am rechten Rand einige oft gebrauchte Befehle in die Schnellzugriffsleiste einbauen
Bild 3: Über den Pfeil am rechten Rand einige oft gebrauchte Befehle in die Schnellzugriffsleiste einbauen
Per Klick auf Weitere Befehle in der Auswahlliste öffnen Sie das Dialogfeld, über das Sie Zugriff auf alle Befehle erhalten
Bild 4: Per Klick auf Weitere Befehle in der Auswahlliste öffnen Sie das Dialogfeld, über das Sie Zugriff auf alle Befehle erhalten

Um die Mauswege zu verkürzen, ist es günstiger, die Leiste nicht über, sondern unter dem Menüband zu platzieren. Wählen Sie dazu in der Auswahlliste (Bild 5) ganz unten den Befehl Unter dem Menüband anzeigen. Mit dem Befehl Über dem Menüband anzeigen bringen Sie die Leiste wieder in die ursprüngliche Position.

Für deutlich mehr Produktivität – die Leiste über die Excel-Optionen erweitern

Die Liste der vorkonfigurierten Befehle bietet nur eine kleine Auswahl. Möchten Sie weitere Befehle einfügen, ist das mit wenigen Mausklicks möglich. Wählen Sie dazu im aufgeklappten Menü im unteren Bereich den Eintrag Weitere Befehle (Bild 4). Sie gelangen so auf direktem Weg zum Dialog Excel-Optionen (Bild 5), den Sie alternativ auch über den Befehl Datei / Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff öffnen können.

Um weitere Befehle einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Ändern Sie links in der Liste unter "Befehle auswählen" den Filter auf Alle Befehle (Bild 5).
  • Markieren Sie in der linken Liste einen Befehl und übernehmen Sie ihn mit Klick auf Hinzufügen >> in Ihre Schnellzugriffsleiste.
  • Um die Abfolge der Befehle in der Schnellzugriffsleiste zu ändern, verwenden Sie die zwei Pfeile am rechten Rand.
Die Schnellzugriffsleiste lässt sich über das Dialogfeld Excel-Optionen individuell konfigurieren
Bild 5: Die Schnellzugriffsleiste lässt sich über das Dialogfeld Excel-Optionen individuell konfigurieren

Befehle gruppieren

Möchten Sie die Befehle in der Leiste gruppieren, bietet Excel die Möglichkeit, zusätzliche senkrechte Striche einzufügen (Bild 1):

  • Bringen Sie in den Excel-Optionen zunächst die Befehle in der rechten Liste mithilfe der beiden Pfeile (Bild 5) in eine passende Reihenfolge.
  • Markieren Sie dann in dieser Liste den Befehl, nach welchem Sie ein Trennzeichen einfügen möchten.
  • Klicken Sie in der linken Liste ganz oben auf den Eintrag "trennzeichen" (Bild 5) und fügen Sie das Trennzeichen mit Hinzufügen >> in der Liste ein. Er erscheint unterhalb des markierten Befehls als waagerechte Trennlinie.

In der Leiste für den Schnellzugriff wird diese Trennline anschließend als senkrechter Strich angezeigt.

Diese 19 nützlichen Befehle sollten in den Schnellzugriff

Um die Symbolleiste für den Schnellzugriff zu optimieren, fügen Sie wie oben beschrieben alle Befehle ein, auf die Sie schnell zugreifen möchten. Eine Empfehlung, welche Befehle dort stehen sollten, geben Ihnen die Tabellen 1 bis 4.

Befehle für das Verwalten von Dateien sowie zum Steuern der letzten Befehle
Tabelle 1: Befehle für das Verwalten von Dateien sowie zum Steuern der letzten Befehle

 

Befehle für den Umgang mit Filtern, Tabellen und Pivot-Tabellen
Tabelle 2: Befehle für den Umgang mit Filtern, Tabellen und Pivot-Tabellen

 

Befehle für das Einfügen, Bearbeiten und Ausrichten von Objekten
Tabelle 3: Befehle für das Einfügen, Bearbeiten und Ausrichten von Objekten

 

Befehle für Ansicht und Blattanzeige
Tabelle 4: Befehle für Ansicht und Blattanzeige

Alternative: Befehle per Rechtsklick ergänzen

Excel bietet eine weitere Methode, mit der Sie die Schnellzugriffsleiste besonders einfach und ohne den Dialog Excel-Optionen erweitern oder reduzieren können. Finden Sie im Menüband Befehle, die Sie besonders oft verwenden oder die schwer zugänglich sind, fügen Sie diese ohne Umweg in die Schnellzugriffsleiste ein.

So ergänzen oder entfernen Sie Befehle in der Schnellzugriffsleiste per Rechtsklick:

  • Um einen Befehl zu ergänzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Befehls-Symbol und wählen Sie im Kontextmenü Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen (Bild 6 links).
  • Möchten Sie einen Befehl entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das nicht mehr benötigte Symbol dessen Kontextmenü und wählen dort Aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen (Bild 6 rechts).
Symbole per Rechtsklick zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen oder wieder aus ihr entfernen
Bild 6: Symbole per Rechtsklick zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen oder wieder aus ihr entfernen

Falls Sie die Anordnung der einzelnen Befehle in der Leiste ändern möchten, z.B. um diese zu logischen Einheiten zu gruppieren, gehen Sie vor wie im Abschnitt "Befehle gruppieren" weiter oben beschrieben.

Eine angepasste Schnellzugriffsleiste weitergeben

Sie wollen Ihre optimierten Einstellungen auf einen anderen Computer übertragen oder an Kollegen weitergeben? Das ist ebenfalls schnell erledigt:

  • Öffnen Sie die Excel-Optionen mit der Befehlsfolge Datei / Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  • Klicken Sie im Dialog unten rechts auf den Button Importieren/Exportieren (Bild 7) und dann auf Alle Anpassungen exportieren und speichern Sie die Anpassungsdatei z.B. auf einem USB-Stick (Dateiendung: ".exportedUI").
  • Rufen Sie auf dem PC, auf den Sie die Anpassungen übertragen möchten, wieder die Excel-Optionen auf.
  • Wählen Sie diesmal Importieren/Exportieren / Anpassungsdatei importieren und wählen Sie dann die Anpassungsdatei vom USB-Stick aus.
  • Klicken Sie auf Öffnen und auf Ja.
Über die Excel-Optionen lässt sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch exportieren und importieren
Bild 7: Über die Excel-Optionen lässt sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch exportieren und importieren

Fazit

Mit einer angepassten Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie Ihre Produktivität in Excel erheblich steigern. Zehn Prozent sind sicher kein übertriebener Wert. Aus vier Gründen ist eine solche Leiste effektiv:

  • Zeitersparnis: Häufig verwendete Befehle sind sofort zugänglich und müssen nicht erst im Menüband gesucht werden.
  • Weniger Klicks: Jede Mausbewegung und jeder überflüssige Klick im Menüband stören den Arbeitsfluss.
  • Kürzere Lernzeit für neue Befehle: Neben den am häufigsten genutzten Funktionen können Sie auch solche platzieren, die Sie neu für sich entdecken oder die Sie testen wollen.
  • Fokus auf die relevanten Aufgaben: Eine individuelle Symbolleiste fördert Ihre Konzentration auf das Wesentliche und steigert somit die Effizienz.

(ag)

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