"Schauen Sie doch mal bei unseren Kunden vorbei und bringen Sie die Reklamation von voriger Woche aus der Welt." Ihr Chef hat Sie auf dem Flur angesprochen und Ihnen diesen mündlichen Auftrag gegeben. Sie sind Projektmanager des angesprochenen Projekts und machen sich mit Eifer an die Arbeit.

Der Kunde ist hartnäckig und verlangt von Ihnen kostenlose Zusatzleistungen. Sie möchten das gute Verhältnis aufrechterhalten und gestehen ihm diese zu. Als Ihr Chef davon erfährt, macht er Ihnen die Hölle heiß. "Wie konnten Sie das tun? Dazu haben Sie keine Berechtigung!"

So etwas passiert in der betrieblichen Praxis leider häufig. Sie erhalten einen Auftrag, sind sich aber nicht sicher, ob Sie gegenüber einem Kunden oder Lieferanten im Namen des Unternehmens sprechen und handeln können und wie weit Sie dabei gehen dürfen. Viele Unternehmen lassen ihre Projektmanager hier im Unklaren.

Wie sieht die rechtliche Seite in diesen Fällen aus?

Das BGB macht hier ganz klare Aussagen. §179 sagt: Wenn Sie nicht vertretungsberechtigt für Ihr Unternehmen sind, haften Sie (!) dem Kunden oder Lieferanten gegenüber auf Erfüllung oder Schadenersatz, wenn Ihr Chef sich quer stellt und Ihre Vereinbarungen nicht akzeptiert.

Nachweis der Vertretungsberechtigung

Im Zweifelsfall müssen Sie Ihre Vertretungsberechtigung nachweisen. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:

• Durch präzise Formulierungen in Ihrer (hoffentlich aktuellen) Aufgabenbeschreibung oder in Ihrem Arbeitsvertrag
• Durch entsprechende Festlegungen in einem Projekthandbuch
• Festlegungen im Vertrag (Sie werden hier mit Ihren Zuständigkeiten namentlich genannt)
• Durch ein authorisierendes Dokument (Projektcharter), das Ihnen definierte Zuständigkeiten im Projekt zugeordnet hat
• Durch Handlungsvollmacht oder Prokura in Ihrem Unternehmen
• Durch ähnliche schriftliche Belege, die Ihr Chef unterzeichnet hat.

Eine Mitteilung per E-Mail reicht rein juristisch nicht aus, da sie keine belastungsfähige Willenserklärung ist und vor Gericht nicht als Beweis zugelassen wird.

Es gibt andere, recht komplizierte rechtliche Möglichkeiten, sich in einem solchen Fall herauszuwinden. Dies geht aber über den Rahmen dieses Artikels hinaus.

Unser Tipp ...

Bestehen Sie Ihrem Chef gegenüber auf einer schriftlichen Vereinbarung über Ihre Rolle und Ihre Zuständigkeiten oder auf klare Festlegungen im Kunden- oder Lieferantenvertrag. Versuchen Sie Ihrem Chef klar zu machen, dass Sie das Risiko einer schwammigen Vertretungsberechtigung nicht tragen können.

... auch für Ihre Mitarbeiter

Eine solche Vereinbarung reicht natürlich für den Projektleiter alleine nicht aus. Auch für Ihr Team sollten Sie sich überlegen, welche rechtlichen Zuständigkeiten Sie den einzelnen Mitarbeitern zuordnen und auch schriftlich niederlegen. Es empfiehlt sich, diese Dokumente vom jeweiligen Fachvorgesetzten gegenzeichnen zu lassen.