Projektleiter begehen oft den Fehler, dass sie die Projektkalkulation aus Sicht des Auftraggebers erstellen: Sie planen nur die unbedingt notwendigen Ausgaben ein und wollen den Auftraggeber beeindrucken, indem sie für die gestellte Aufgabe möglichst wenig Budget veranschlagen.
Das ist ein kardinaler Fehler. Denn im Laufe des Projekts muss der Plan fast immer geändert werden oder es treten Risiken ein, die das Projektbudget stärker belasten als vorgesehen. Der Projektleiter kommt dann in die unangenehme Situation, dass er eine nachträgliche Erhöhung des Projektbudgets beantragen, begründen und durchsetzen muss. Erfahrene Projektleiter verschaffen sich mit Hilfe von Dummy-Positionen in der Projektkalkulation Handlungsfreiheit und betreiben damit zugleich aktive Risikovorsorge.
In folgenden Situationen ist es nicht oder nur eingeschränkt sinnvoll, Dummy-Positionen zu verwenden:
- Ein Projekt soll im Wettbewerb mittels eines Kampfpreises akquiriert werden.
- Der Auftraggeber akzeptiert explizite finanzielle Reserven in der Projektkalkulation (z.B. ein Änderungsbudget). Dies ist allerdings nur in Projektorganisationen mit hohem Reifegrad der Fall.
Kalkulation des Minimalbudgets
Für die Arbeit mit Dummy-Positionen müssen Sie als Projektleiter zunächst das Minimalbudget realistisch kalkulieren, also das Budget, mit dem die gestellte Aufgabe unter normalen Bedingungen erledigt werden kann. Das Minimalbudget ist die Grundlage für die offizielle Projektkalkulation gegenüber dem Auftraggeber.
Dummys einfügen
Die Minimalkalkulation erweitern Sie Punkt für Punkt um Dummy-Positionen. Behalten Sie dabei das resultierende Projektbudget im Auge. Als grobe Faustregel gilt: Es sollte mindestens 10% über dem Minimalbudget liegen und maximal das Doppelte dieses Budgets betragen. Ein sinnvoller Wert liegt bei ca. 125% des minimalen Budgets. Wenn der Auftraggeber dieses Budget um rund 10% kürzt, haben Sie immer noch eine finanzielle Reserve von etwas über 10% des Minimalbudgets.
Wird allerdings klar, dass der Auftraggeber weniger als das Mindestbudget investieren wird, müssen Sie das Projekt ablehnen.
Arten von Dummy-Positionen
Projektumfang erweitern oder Produktqualität erhöhen
Die üblichste Maßnahme zur Projektsteuerung bei drohenden Kosten- oder Terminüberschreitungen ist, den Projektumfang oder die Produktqualität zu reduzieren. Damit diese
