Zahlen präsentieren Tabellen und Diagramme in PowerPoint anfertigen

Wer Zahlen präsentieren will, greift häufig auf Microsoft Excel-Tabellen und Diagramme zurück. Im Zusammenspiel mit Microsoft PowerPoint lässt sich das Zahlenmaterial so schnell aufbereiten. Bei professionellen Präsentationen wird diese Vorgehensweise jedoch nicht ausreichen: Das Zahlenmaterial muss so aufgebaut werden, dass die Zuschauer die Informationen einzeln aufnehmen können. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit Hilfe der Animationsmöglichkeiten von Microsoft PowerPoint 97/2000 Ihre Zahlen so präsentieren, dass sie leicht verständlich sind und bei den Zuschauern einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen. Eine Beispielpräsentation zum Herunterladen erläutert die Vorgehensweise.

 

Zahlen präsentieren Tabellen und Diagramme in PowerPoint anfertigen

Wer Zahlen präsentieren will, greift häufig auf Microsoft Excel-Tabellen und Diagramme zurück. Im Zusammenspiel mit Microsoft PowerPoint lässt sich das Zahlenmaterial so schnell aufbereiten. Bei professionellen Präsentationen wird diese Vorgehensweise jedoch nicht ausreichen: Das Zahlenmaterial muss so aufgebaut werden, dass die Zuschauer die Informationen einzeln aufnehmen können. Dieter Schiecke zeigt, wie Sie mit Hilfe der Animationsmöglichkeiten von Microsoft PowerPoint 97/2000 Ihre Zahlen so präsentieren, dass sie leicht verständlich sind und bei den Zuschauern einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen. Eine Beispielpräsentation zum Herunterladen erläutert die Vorgehensweise.

 

Um Zahlen zu präsentieren, werden häufig Tabellen und Diagrammen aus Excel in PowerPoint-Folien eingebunden. Diese Vorgehensweise hat einen Vorteil: Sie ist relativ schnell. Und das ist sicher der Grund, warum die meisten Anwender so verfahren. Die Frage, ob die schnellste Variante auch die beste für die Zuschauer ist, bleibt hierbei unbeantwortet.

Bei professionellen Präsentationen wird die Übernahme von Excel-Objekten nicht reichen. Das Zahlenmaterial muss so aufgebaut werden, dass die Zuschauer die Informationen einzeln aufnehmen und verarbeiten können - vor allem dann, wenn die Teilnehmer der Präsentation mit den Zahlen und Fakten noch nicht vertraut sind.

Daher bieten sich als Alternative die Animationsmöglichkeiten von PowerPoint an, die bei Bildschirmpräsentationen mit PC und Beamer zur Verfügung stehen. Der Aufwand für eine Präsentation ist dabei zwar größer, aber in vielen Fällen gerechtfertigt, weil Ihre Zuschauer die Informationen leichter aufnehmen können und diese nachhaltiger wirken.

Außerdem stehen Ihnen zusätzliche Möglichkeiten der Dramaturgie zur Verfügung, wenn Sie Zahlen nacheinander zeigen: Bestimmte Zahlen lassen sich z.B. bewusst herausstellen und andere kommentarlos zeigen. Auf diese Weise können Sie dem Publikum Ihre Bewertung der Zahlen gezielt vermitteln.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Techniken, mit denen Sie in PowerPoint 97/2000 Zahlenmaterial attraktiv und durchaus auch zeitsparend aufbereiten können. Die Beispiele aus diesem Beitrag finden Sie auch in der PowerPoint-Datei "22023Zahlen2.ppt", die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können.

Listen und Tabellen in PowerPoint erstellen

Listen mit Aufzählungs-Platzhalter

Eine Tabelle mit Zahlen in PowerPoint zu erstellen, ist im Grunde keine Herausforderung. Sie müssen dazu nur die Tabulator-Taste richtig verwenden und die passenden Tabstopps setzen.

Bild 1: Durch AutoFormen im Hintergrund erhält die Liste einen zusätzlichen "Tabellen-Look".

In Bild 1 sehen Sie links eine Liste, die Zahlen in Zeilen und Spalten - wie in einer Tabelle - darstellt. Nutzen Sie dafür das Folienlayout Aufzählung und gehen Sie wie folgt vor:

  • Deaktivieren Sie die Anzeige von Aufzählungszeichen für den Textplatzhalter. Verwenden Sie dazu das Symbol in der Symbolleiste Format oder den entsprechenden Befehl im Menü Format.
  • Geben Sie die Überschriften und Zahlen ein. Betätigen Sie dabei jeweils die Tabulator-Taste, um zu einer neuen Spalte, bzw. die Taste "Enter", um zu einer neuen Zeile zu gelangen.
  • Blenden Sie nun - falls erforderlich - über das Menü Ansicht das Lineal ein. Wenn Sie in Ihre Liste klicken, werden Sie links vom Lineal das kleine quadratische Feld erkennen, über das Sie den passenden Tabstopp-Typ auswählen können (Bild 2). Klicken Sie zweimal auf dieses Feld, um vom links- zum rechtsbündigen Tabstopp zu wechseln.
  • Im vorliegenden Beispiel setzen Sie bei 8, 12 und 16 Zentimetern einen rechtsbündigen Tabstopp für die Spalten 2 bis 4, indem Sie jeweils auf die entsprechenden Stellen im Lineal klicken. Während dieser Aktion muss der Cursor an einer beliebigen Stelle in der Liste stehen (und blinken), sonst können Sie weder Einzugsmarken noch Tabstopps sehen, geschweige denn setzen.

Bild 2: Den Tabstopp-Typ wählen Sie im Feld links neben dem Lineal mit den Einzugsmarken.

Zeilenweise Animation der formatierten Liste

Nutzen Sie im nächsten Schritt den Vorteil des gewählten Folienlayouts Aufzählung, um die Informationen zeilenweise erscheinen zu lassen.

  • Markieren Sie dazu den Text-Platzhalter mit der Zahlenaufstellung.
  • Rufen Sie dann im Menü Bildschirmpräsentation den Befehl Benutzerdefinierte Animation auf.
  • Wählen Sie den Rollen-Effekt und zwar von links. Ebenso geeignet wären beispielsweise auch die Effekte Verkürzt von unten, Dehnen von unten. Verwenden Sie keinesfalls den standardmäßig voreingestellten Effekt Text von links, der dazu führt, dass die Informationen recht chaotisch über die Folie fliegen. Beachten Sie aber bitte: Mit zu vielen oder unpassenden Effekten erzielen Sie nicht die gewünschte Wirkung, sondern verwirren den Zuschauer nur.

Tabellen-Look durch AutoFormen im Hintergrund

Verwenden Sie AutoFormen, wenn Sie den Tabelleneindruck für die animierte Zahlenaufstellung noch verstärken möchten. Stellen Sie beispielsweise hinter jede Spalte ein Rechteck (siehe rechts in Bild 1). Wenn ein zeilenweiser Aufbau die gewünschte Aussage der Zahlen besser vermittelt, zeichnen Sie dazu einfach entsprechend viele lang gestreckte Rechtecke. Wichtig ist, dass Sie nach dem Zeichnen der AutoFormen diese wie folgt hinter die Zahlen stellen: Markieren Sie die AutoFormen (gedrückte "Umschalt"-Taste für Mehrfachmarkierung) und rufen Sie dann in der Symbolleiste Zeichnen das Auswahlmenü Zeichnen auf. Wählen Sie dort den Befehl Reihenfolge / In den Hintergrund.

Mit den Rechtecken wird den Betrachtern eine unauffällige "Lesehilfe" gegeben. Die Hauptinformation - nämlich die Zahlen selbst - sind weiterhin bestens zu erkennen. Durch geschickte Farbwahl können Sie die Leseführung ausbauen und auf bestimmte Zeilen oder Spalten besonders hinweisen, indem Sie dort beispielsweise als Hintergrundfarbe Orange verwenden.

Tabellen

In PowerPoint 97 stehen keine eigenen Tabellen zur Verfügung - hier wird Word als Tabellen-Lieferant genutzt. In PowerPoint 2000 enthält eine eigene Tabellen-Funktion, die der von Word sehr ähnelt. In beiden Fällen ist das Vorgehen unabhängig von der Version nahezu identisch.

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