Über den Irrtum "One Size Fits All" oder:

Was ein PM-Handbuch praxistauglich macht

"Nicht praxisnah und viel zu bürokratisch" – so beurteilen viele Mitarbeiter das unternehmenseigene Projektmanagement-Handbuch. Die Folge: Das Handbuch verstaubt im Schrank und jeder Projektleiter führt sein Projekt so durch, wie er es für richtig hält. PM-Handbücher werden häufig deshalb nicht genutzt, weil sie den Erfordernissen unterschiedlicher Projektstrukturen nicht gerecht werden. Es gilt eben nicht: One size fits all. Simone Weilacher beschreibt in ihrem Artikel, welchen Nutzen ein PM-Handbuch bringen kann und wie Sie es gestalten und einführen müssen, damit die Mitarbeiter es auch tatsächlich einsetzen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Größenangabe "one size fits all"? Da die Menschen doch sehr unterschiedlich gebaut sind, fragt man sich, wie es eine Kleidergröße geben soll, die allen passt. In Wahrheit gibt es diese natürlich nicht. Die Hersteller fertigen eine Einheitsgröße (dies vereinfacht den Produktionsprozess und ist deshalb billiger) und wem die Kleidung nicht passt, der muss sie ja nicht kaufen. In der Textilindustrie mag dieses Prinzip seine Berechtigung haben und Firmen zum Erfolg führen. In den letzten Jahren beobachten wir jedoch verstärkt, dass etliche Unternehmen versuchen, das Prinzip "One size fits all" auf ihr Projektmanagement zu übertragen.

Sehr deutlich wird dies bei den Projektmanagement-Handbüchern. Diese werden häufig so konzipiert, dass sie auf alle Projekte anwendbar sein sollen. In der Praxis muss man aber feststellen, dass viele PM-Handbücher nicht genutzt werden. In diesem Artikel wollen wir der Frage nachgehen, warum das so ist und weshalb PM-Handbücher oft zum Scheitern einer Projektmanagement-Einführung beitragen. Ausgehend von praxisnahen Erkenntnissen sollen dem Leser Anregungen vermittelt werden, wie PM-Handbücher erfolgreich eingeführt werden können.

Das PM-Handbuch - Definition und Nutzen

Gemäß DIN 69905 ist das PM-Handbuch eine "Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten."

Der PMBOK Guide liefert eine ähnliche Definition, spricht aber nicht vom PM-Handbuch, sondern vom PM-System, dessen Bedeutung etwas weiter gefasst ist: "Ein Projektmanagementsystem ist eine Zusammenstellung von Prozessen und zugehörigen Steuerungsfunktionen, die zu einem funktionsfähigen, vereinheitlichten Ganzen konsolidiert und kombiniert werden." Soviel zur Theorie.

Ein besseres Verständnis erhält man, wenn man die Inhalte eines PM-Handbuchs betrachtet (Tabelle 1). In den meisten Unternehmen besteht Konsens darüber, über welche Bestandteile ein PM-Handbuch verfügen muss, die Ausgestaltung kann sich dagegen deutlich unterscheiden.

Tabelle 1: Typische Inhalte ein
Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link