Mitarbeiter und Management sicher ins Boot holen Wie Sie Veränderungen zielführend managen

Teil 2:
Kommunikationsplan und Führungskräfte-Vorbereitung
Damit der Change in einem Unternehmen gelingen kann, ist es wichtig, dass Mitarbeiter, deren Vorgesetzte und das Management jeweils auf ihre Weise den Prozess unterstützen. Wie dies gelingt, hat Dr. Frank Lüschow im ersten Artikelteil beispielhaft gezeigt. Im zweiten und abschließenden Artikelteil stellt er einen Kommunikationsplan für dieses Projekt vor, der alle wichtigen Stakeholder berücksichtigt. Auch geht der Autor darauf ein, wie das Projektteam die Führungskräfte für ihre Schlüsselrolle im Change-Projekt fit machen kann.

 

Mitarbeiter und Management sicher ins Boot holen Wie Sie Veränderungen zielführend managen

Teil 2:
Kommunikationsplan und Führungskräfte-Vorbereitung
Damit der Change in einem Unternehmen gelingen kann, ist es wichtig, dass Mitarbeiter, deren Vorgesetzte und das Management jeweils auf ihre Weise den Prozess unterstützen. Wie dies gelingt, hat Dr. Frank Lüschow im ersten Artikelteil beispielhaft gezeigt. Im zweiten und abschließenden Artikelteil stellt er einen Kommunikationsplan für dieses Projekt vor, der alle wichtigen Stakeholder berücksichtigt. Auch geht der Autor darauf ein, wie das Projektteam die Führungskräfte für ihre Schlüsselrolle im Change-Projekt fit machen kann.

 

Wie Sie als Projektleiter mit Ihrem Team in einem Veränderungsprojekt Mitarbeiter, Führungskräfte und das Management im Veränderungsprozess mitnehmen, haben Sie im ersten Teil dieses Artikels anhand eines Beispiels erfahren. Auch, wie es gelang, ein bereits in die Krise geratenes Veränderungsprojekt trotz anfangs fehlender Management-Unterstützung und innerer Widerstände der Mitarbeiter "auf Kurs" zu bringen. Dabei hat ein tieferes Eingehen auf die psychische Verfasstheit aller Beteiligten in solchen Situationen für das Verständnis eine tragende Rolle gespielt.

Der zweite und abschließende Artikelteil

  • stellt Ihnen einen differenzierten Kommunikationsplan zur Verfügung, der die einzelnen Aktionsschritte, die Dauern, aber auch die jeweiligen Akteure klar benennt,
  • gibt dem Projektteam Anregungen für das Coaching von Führungskräften, das diese befähigen soll, die Veränderung entsprechen zu begleiten, und
  • erläutert, warum es so wichtig ist, als Führungskraft ehrlich zu kommunizieren – ganz ohne "Weichmacher".

Kommunikationsplan

Ein durchdachter Kommunikationsplan ist das A und O eines Projekts. Im Folgenden beispielhaften Kommunikationsplan sehen Sie, wie das Top-Management und die Führungskräfte zur Unterstützung des Change in die Verantwortung genommen und auch die Mitarbeiter "ins Boot" geholt werden (Tabelle 1).

Tabelle 1

Tabelle 1: Kommunikationsplan.
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Führungskräfte vorbereiten

Veränderungserfolg im Projekt hängt wesentlich davon ab, ob die betroffenen Führungskräfte die ihnen zugewiesenen Kommunikationsaufgaben einigermaßen professionell umsetzen können. Eine nicht zu unterschätzende Voraussetzung für überzeugende und motivierende Auftritte vor den Mitarbeitern ist, dass sich auch Führungskräfte selbst für die Veränderung entscheiden.

Sie haben nämlich im Veränderungsprozess eine schwierige Rolle. Kritik und Distanz, Wut und Frust der Mitarbeiter können stark am eigenen Selbstbewusstsein kratzen, das Standing erschüttern und dazu führen, dass man das eigene Vorgehen in Frage stellt. Die Führungskräfte sollten deshalb von ihren Vorgesetzten, Personalentwicklern und externen Beratern vorbereitet, unterstützt und begleitet werden.

Doch auch das Projektteam kann hierfür einiges tun. Es seien an dieser Stelle exemplarisch Themen genannt, in denen das Projektteam die Führungskräfte coachen und so auf ihre Rolle im Change-Prozess vorbereiten kann.

Coaching durch das Projektteam

Reflexion der eigenen Rolle im Veränderungsprozess

Wenn eine Führungskraft die eigene Rolle im Veränderungsprozess reflektiert, geht es hauptsächlich um die Analyse und Bewältigung von Problemen, die aus der "Sandwich-Position" der Führungskräfte zwischen den Mitarbeitern und dem Top-Management resultieren.

Die Widersprüchlichkeit und Zerrissenheit, die sich aus dieser Position ergibt, sollte unbedingt an Beispielen aus dem Alltag thematisiert und gemeinsam mit der jeweiligen Führungskraft nach konkreten Lösungen gesucht werden. Dabei spielt eine Klärung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten aber auch eine Festlegung der Grenzen sicherlich eine tragende Rolle.

Die grundsätzliche Belastung, die sich aus der Rolle ergibt, kann einer Führungskraft nicht abgenommen werden. Oft zeigt sich im Verlauf dieser Diskussionen innerhalb der Workshops und Trainings, dass eine Unterstützung in Form von Einzelcoachings notwendig ist.

Arbeit mit den eigenen Gefühlen

Führungskräfte sind es meist nicht gewohnt, mit den Gefühlen ihrer Mitarbeiter umzugehen. Im "Normalbetrieb" kommen sie in der Regel mit Sachlichkeit und rationalen Argumenten zurecht. Bei Veränderungsprozessen spielen Gefühle aber eine sehr wichtige Rolle und beeinflussen in hohem Maß die Entscheidung für oder gegen die Veränderung.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Einen Veränderungsprozess nachhaltig etablieren
Damit Veränderungsprojekte gelingen, müssen bestimmte Voraussetzungen im Unternehmen gegeben sein. Im ersten Artikelteil benennt Dr.