Worauf Sie beim Delegieren achten sollten

Für Projektleiter stellt die Delegation von Arbeitspaketen ein zentrales Arbeitsinstrument dar. Oft sind ihnen jedoch die hier verborgenen Fußangeln nicht bewusst. Dr. Tomas Bohinc gibt in diesem Beitrag Hinweise, worauf Sie beim Delegieren achten sollten, damit Sie auch wirklich das gewünschte Ergebnis erhalten.

Das Delegieren von Aufgaben und Arbeitspaketen an Projektmitarbeiter gehört für Projektleiter zum Tagesgeschäft. Trotzdem stimmen die Ergebnisse häufig nicht mit ihren Erwartungen überein. Beim Übertragen der Aufgabe scheint also etwas schief gegangen zu sein. Gründe hierfür sind sowohl auf der Sach- als auch auf der Beziehungsebene zu suchen, und betreffen beide beteiligten Parteien.

Die Sachebene: Hintergrundwissen

Ein großer, aber leicht abstellbarer Fehler ist es, dem Mitarbeiter zu wenig Hintergrundwissen zur Verfügung zu stellen. Nur wenn der Mitarbeiter genau verstanden hat, was er tun soll, wird er die Aufgabe so erledigen können, wie Sie als Projektleiter sich dies vorgestellt haben. Projektleiter kommunizieren, was der Liefergegenstand sein soll, lassen aber oft andere wichtige Punkte, wie z.B. die nach Zielgruppe und Ziel, außer Acht. Der Projektmitarbeiter gibt sich dann oft selbst die Antworten auf diese Fragen, was zu großem Interpretationsspielraum führt. Sie sollten also außer der Frage nach dem "Was" – deren Antwort sich leicht aus der Projektplanung erschließen lässt – unbedingt auch die folgenden Fragen klären:

Wozu?

Mit dieser Frage klären Sie das Ziel des Arbeitspakets: Es ist ein Unterschied, ob Sie eine Statuspräsentation zur Information, zur Entscheidung oder sogar für die Änderung des Projektscops benötigen. Die Antwort auf die Frage "Warum" legt den Kontext der Arbeit fest. Eine Formulierung wie "die Präsentation ist notwendig, weil …" gibt den Projektmitarbeitern den Hintergrund für ihre Arbeit. Viele Details der Ausführungen können sie dann mittels Hintergrundwissen selbst ableiten.

Für wen?

Die Antwort auf diese Frage definiert die Zielgruppe. Das sind die, die das Arbeitsergebnis bekommen. Ähnlich wie bei der Frage "Wozu?" liefert die Antwort auf die Frage "für wen?" Hintergründe für die Arbeit. Auch hier ist es ein Unterschied, ob die Präsentation für den Auftraggeber, den Kunden oder das Projektteam erstellt werden soll. Eine Formulierung wie "die Präsentation ist für …" ermöglicht es den Projektmitarbeitern ebenfalls, Details der Ausarbeitung selbst zu erkennen, oder diese mit Stakeholdern aus der Zielgruppe zu besprechen.

Woran messen wir das Ergebnis?

Mit der Antwort auf diese Frage beschreiben Sie Ihre Erwartungen an das Ergebnis. Mit Formulierungen wie "An den folgenden Kriterien, werde ich das Ergebnis messen: ..." legen Sie fest, was am Ende konkret erreicht sein muss. Daran können sowohl Sie als Projektleiter, als auch der Projektmitarbeiter genau feststellen, ob das Arbeitspaket fertig ist oder nicht.

Checkliste mit weiteren Hintergrund-

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